Акт приема передачи трудовых книжек скачать образец
Акт приема-передачи трудовых книжек
Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.
Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.
Акт приема-передачи трудовых книжек
Передача трудовых книжек работников этому ответственному лицу может производиться по акту приема-передачи, составляемому в произвольной форме. Также акт потребуется в том случае, когда в связи со сменой лица, ответственного за трудовые книжки, они передаются от одного работника к другому.
При поступлении на работу работник должен передать трудовую книжку своему работодателю (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И уже работодатель в дальнейшем будет отвечать за ее сохранность. Конечно, если трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку заводит сам работодатель. Также трудовая книжка не предъявляется, если работник устраивается по совместительству.
Акт приема-передачи трудовых книжек
- реквизиты организации-работодателя, такие как наименование, адрес местонахождения и иные;
- дату и место составления акта;
- должности и фамилии лиц, подписывающих документ;
- информацию о трудовых книжках, которые подлежат передаче (как правило, ее удобнее отобразить в виде таблицы).
Поскольку трудовые книжки являются ценными документами, лицо, которое уполномочено с ними работать, назначается соответствующим приказом или распоряжением уполномоченного органа. В качестве такого лица, как правило, выступает кадровый работник. В случаях, когда ответственное лицо меняется, например увольняется, оно обязано передать вверенные ему трудовые книжки вновь назначенному сотруднику. При этом сделать это нужно строго по акту приема-передачи.
Акты по трудовой книжке
В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа. В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.
Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.
Акт приема передачи трудовых книжек скачать образец
Затем составляется еще одна таблица, в которой отражаются данные уже по чистым бланкам трудовых книжек, приобретаемым предприятиям для работников, не имеющих оговоренного документа — к примеру, в случае утери хронологии трудового стажа или первого трудоустройства.
В частности, при передаче кадровой документации в компании издается распорядительный документ (распоряжение или приказ) о создании комиссии, которая проверяет достоверность данных отраженных в книгах учета книжек, а также сверяет количество самих книжек и вкладышей к ним, в порядке, определенном положением о работе комиссии.
Прием и передача трудовых книжек: образец акта
- полное название организации (при этом для составления документа можно использовать официальный бланк компании);
- дата составления;
- гриф утверждения и печать (если она есть);
- указывают полный состав комиссии и непосредственную причину, по которой передают книжки;
- сведения о книжках вносят в таблицу, а также их количество;
- подписи.
Назначение данного документа в том, чтобы зафиксировать движение большого количества книжек. При необходимости работодатель сможет использовать его в дальнейшем, чтобы подтвердить этот факт. Поэтому составление акта приема-передачи трудовых книжек по образцу, предлагаемому нами, будет не лишним: необходимо сделать всё правильно и без ошибок.
Акт приема-передачи трудовых книжек
Бланк акта приема — передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:
- Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
- Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
- Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.
Акт приема-передачи трудовых книжек
- Проверьте, совпадает ли количество книжек, указанных в акте, с поименным списком сотрудников компании.
- Пересчитайте сдаваемые бланки, убедитесь, что их количество соответствует тому, что указано в акте.
- Ознакомьтесь с заполненными документами. Узнайте, внесены ли в них актуальные на текущую дату сведения.
Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия. Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования. Они установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
Бесплатная юридическая помощь
- Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
- Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.
Печать может быть организации или отдела кадров. При приеме на работу также оформляется акт специально назначенной комиссией. Она может состоять из сотрудников организации, руководящего лица. Если это кадровик оформляется на работу, то он обязан присутствовать во время проведения комиссией проверки. Также он должен принять от предыдущего сотрудника кадровой службы все дела.
Бывает, что при поступлении на работу новый кадровик обнаруживает, что состояние дел предыдущего сотрудника неважное. Ошибки в содержании документов, их оформлении или хранении возлагает дополнительную ответственность на нового сотрудника. Поэтому следует провести проверку и откорректировать систему делопроизводства. Это позволит устранить вопросы об ответственности за допущенные предыдущим кадровиком ошибки.
Таким образом, любые передвижения трудовых книжек должны сопровождаться актом приемки-передачи.
Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них
- фамилия, имя и отчество владельца;
- серия и номер вкладыша;
- сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления;
- общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками.
Документ составляется в свободной форме, но с указанием некоторых обязательных реквизитов. В акте приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них указываются ФИО и должности составителя акта и как минимум двух свидетелей. Кроме того, в документе содержится такая информация, как должности и ФИО лиц, предающих и принимающих трудовые книжки.
Акт приема-передачи кадровых документов
Единой формы акта передачи кадровой документации законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие вправе самостоятельно разработать этот документ, руководствуясь собственной системой документооборота и удобством в использовании указанного акта. Между тем практикой кадрового делопроизводства выработан акт приема-передачи документации, оптимальный по форме и содержанию.
- Данные компании, где происходит передача кадровых бумаг.
- Дата, время и место совершения инвентаризации кадровых документов.
- Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
- Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
- Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
- Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
- Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
- номер подпункта;
- наименования документов и дел;
- периоды или годы ведения документов/дел;
- количество документов;
- общее количество страниц;
- примечание.
Акт приема-передачи трудовых книжек
Законодательством не установлены специальные требования и правила по составлению такого документа, как акт передачи трудовых. Однако, данные правила работодатель вправе разработать самостоятельно, после чего утвердить их во внутренних документах компании. Это можно зафиксировать в Положении о делопроизводстве, либо в Положении о кадровой службе. Если компания работодателя очень крупная с большим количеством сотрудников, то может потребоваться создание специальной комиссии. Тогда в Положении следует предусмотреть следующее:
- Порядок, по котором происходит создание комиссии, принимающей участие в проверке и передаче документов. Также определяется состав такой комиссии.
- Порядок работы созданной комиссии. При этом определяется порядок сверки документов, а также форма акта приема-передачи, бланк этого документа и образец заполнения данного документа.
