Бизнес процесс юридического отдела в троительной компании
Наличие юридического отдела стабилизирует отношения с внутренними клиентами, что, в свою очередь, делает юридические услуги более доступными, исключает конфликт интересов, повышает контроль над конечным продуктом со стороны бизнеса, способствует поддержанию конфиденциальности и сохранности юридического «ноу-хау»и опять-таки часто позволяет сэкономить время и деньги на бизнес-процессе.
Зачем нужен юридический отдел?
На уровень независимости также влияет правильная постановка бизнес-процессов в коммерческой организации, а именно порядок принятия решений и распределения ответственности при работе над проектами. У каждого проекта должен быть бизнес-спонсор, на которого и возлагается ответственность за проект в целом и его успешное прохождение внутри организации, а юристы, финансисты и т.д. должны отвечать исключительно за свои участки работы. Это требует от руководителей бизнеса не только более тщательного подбора управленцев, но и четкого определения и разграничения функций и ответственности различных отделов «бэк-офиса». В идеале, соответствующие установки следовало бы закрепить во внутренних положениях компании.
Как строить отношения с другими отделами «бэк-офиса»?
Независимость юридического отдела позволяет ему выполнять не только функцию обслуживания бизнеса (например, в форме ведения договорной или проектной работы), но и контрольно-надзорную функцию, направленную на идентификацию рисков и их уменьшение. Именно в этом и заключается основное преимущество наличия у компании собственной юридической службы, поскольку реализация второй функции «не по силам» внешним юристам.
Мои клиенты готовили заявление от сотрудников, которые участвовали в государственных конкурсах на 200-300 млн руб. Вопрос заключался в том, что они изначально не знали, какие именно конкурсы будут объявлены в 2019 году. Юристы компании заявили, что закон о персональных данных требует понимания, кому передается информация о сотрудниках, поэтому участие в конкурсах невозможно. Но я посчитал, что работник предоставляет компании информацию о себе с целью участия в конкурсе и последующей ее передаче в госорганы, которые его объявят. Даже если компании выпишут административный штраф за разглашение персональных данных и потребуют устранить утечку, можно подписать соответствующие соглашения с самими сотрудниками, лишь бы не пропустить такое выгодное участие.
3 задачи юридической службы
Воздействовать на недобросовестного поставщика, защищая имущество работодателя, тоже бывает нелегко. Он нарушает сроки, меняет ассортимент, не соблюдает качество товара, нарушает требования к таре и упаковке. Какие существуют правовые механизмы обеспечения, например, сроков поставки? В договоре, конечно, прописана неустойка, но ведь ее еще нужно взыскать! Значит, юристу придется открывать дело, идти в суд, платить госпошлину. Не проще ли перепасовать мяч судебного разбирательства на контрагента?
Что должна контролировать юридическая служба
Корпоративное управление подразумевает обеспечение законности работы органов управления компании и контроль акционерной организации, участие в подготовке проектов решений совета директоров, в подготовке выпуска и обращения ценных бумаг, информировании акционеров о деятельности компании и их консультированию. Например, в случае непредставления информации, члену АО кодексом об административных правонарушениях предусмотрен штраф от 500-700 тыс. руб. А иногда за нарушение порядка проведения общего собрания можно получить до 1 млн руб. штрафа административной ответственности.
В современных условиях одной из главных задач руководителя юридического департамента холдинговой структуры является построение процесса юридического сопровождения как бизнес-единиц (отдельных обществ), так и холдинга в целом. Большую роль в данном построении играет и сама структура (оргструктура) юридического департамента холдинга.
Какие цели ставятся перед юридически департаментом?
Решать вопрос о необходимости перевода юриста под непосредственное подчинение руководителя юридического департамента необходимо исходя из эффективности контрольно-распорядительной функции головной компании. Если она слаба, то целесообразно принять юриста в головную компанию и заключить с бизнес-единицей договор оказания юридических услуг.
Как разграничивается компетенция юристов в холдинге?
В зависимости от объемов работы и специфики деятельности компании отдельные юристы могут курировать несколько видов деятельности или, наоборот, могут привлекаться более узкие специалисты в той или иной области.
- Проекты распоряжений, приказов, договоров для визирования и экспертизы.
- Претензии, направляемые контрагентами.
- Материалы для предъявления несогласий и исков к потребителям и поставщикам при нарушении ими своих обязательств.
- Заявки на поиск требуемых нормативных документов.
- Ответы на иски и претензии контрагентов при нарушении подразделениями своих обязательств.
Юридический отдел ведет учет возражений, поступающих от контрагентов, и документации, связанной с ними, по единой журнальной форме. В обязанности подразделения входит подготовка претензий и подтверждений к ним в количестве, необходимом для передачи партнерам, в арбитраж и оставления в деле. Юридический отдел направляет уведомления контрагентам по фактам невыполнения либо ненадлежащего исполнения ими своих обязательств. Подразделение контролирует соблюдение требований, которые указаны в претензиях (в случае положительных ответов на них). Проверка осуществляется на основании информации, предоставляемой другими отделами. Служащие правового подразделения подготавливают и предоставляют руководителю предприятия предложения, касающиеся досудебного урегулирования конфликтов, а также предъявления исковых требований в суд. При поступлении претензий от контрагентов юридический отдел осуществляет их рассмотрение. В ходе него проверяются:
Претензионная работа
- Запрашивать и получать информацию, справочные сведения, материалы, необходимые для реализации своих обязанностей, у других подразделений предприятия.
- Вести переписку с муниципальными и госорганами по правовым вопросам.
- Выступать в качестве представителя предприятия в структурах госвласти, иных организациях и учреждениях по вопросам, отнесенным к его компетенции.
- Давать остальным подразделениям фирмы и отдельным служащим указания в пределах своих полномочий. Отданные распоряжения считаются обязательными для исполнения.
- Предпринимать необходимые меры при выявлении нарушений предписаний законодательства на предприятии, докладывать об обнаруженных фактах руководителю для привлечения к ответственности виновных.
- Привлекать специалистов и экспертов по согласованию с директором для консультаций и подготовки рекомендаций, предложений, заключений.
В процессе построения работы юридического отдела я выделяю направления деятельности, четкость разграничения которых, позволит распределять приоритетность проектов и достигать результаты в сжатые сроки. Приведу пример введенных разграничений направлений деятельности юридического отдела, которые показали свою эффективность в международных компаниях производственного цикла.
В частности, в IT-компаниях и крупных фармацевтических компаниях, в связи с интернациональностью технологий и бизнеса, чаще применяется участие в международных конференциях. У меня во время проведения лекций и семинаров в РАНХиГС и СПбГЭУ по международному частному праву и защите интеллектуальной собственности появляются неожиданные решения юридических задач для бизнеса.
Совет № 2. Постоянное развитие коллектива
Обучение является приоритетом особенно в международных компаниях, придерживающихся единых правил на территориях всех стран присутствия. При этом применяются совершенно различные способы развития, как с точки зрения масштабов, так и затрат — обучение внутри компании, в специализированных внешних организациях, организация внешних специализированных столов и конференций, преподавание в университетах.
Во-первых, полезно наладить контакты с инстанциями, где можно встретить потенциальных клиентов: с работниками судов и других инстанций, инспекторами налоговой службы и др. Через договоренность с ними можно продвигать услуги своей компании.
В-третьих, маркетинг. В условиях высокой конкуренции нужно заявлять о себе, использовать все возможные инструменты продвижения дела как оффлайн, так и онлайн. Полезно предоставлять дополнительные услуги для заказчиков, например, возможность заказывать работу онлайн, а также оказание консультаций по телефону и т.д.
Риски и минусы бизнеса
- отсутствие или малое количество обращений клиентов;
- низкая квалификация персонала и потеря репутации;
- постоянные изменения в законодательстве, необходимость следить за ними;
- фактор сезонности. Летом количество клиентов может снизиться на треть;
- кризисные явления в экономике государства.
- Действия. Первый подготовительный. Подумайте, что вам нужно для выполнения той или иной задачи. Перечислите, какие действия необходимо включить в бизнес процесс.
- Последовательность. Постройте алгоритм выполнения того или иного процесса пошагово. Опишите последовательность действий, которые должны идти один за другим.
- Результат. Четко сформулируйте результат, который вы ожидаете от данного процесса. Что хотите получить на выходе.
Разработка бизнес процессов
- Компания набирает обороты. Период активного роста не только повод ликовать, но и повод засучить рукава и работать еще энергичнее. Этот период сопровождается активной текучкой кадров, привлечение внештатных сотрудников, увеличение нагрузки на производство, расширение линейки продуктов или услуг. Имея описанные БП, вам не придется каждому сотруднику объяснять, что к чему, а руководители отделов смогут более эффективно вести управление.
- Сложное производство. Если вы производите продукт, в производстве которого задействовано множества процессов и операций. Сложное производство обязательно должно сопровождаться четкими регламентами на каждом этапе его разработки. Это предоставляет описание и внедрение бизнес процессов.
- Продажа франшизы. При желании продавать франшизу своего бизнеса описанные бизнес процессы просто необходимы не только для развития сети, но и для организации работы своих франчайзи. Мало кто захочет купить ваш бизнес без детально расписанных бизнес-процессов.
- Необходимо снизить затраты. Если вы хотите снизить затраты на содержание производства, найти финансовые дыры через которые утекает бюджет, наладить работу с каждым отделом.
- Ориентация на развитие. Это необходимо, если вы стремитесь развиваться в будущем. Важно не упустить детали, которые могут стоить нескольких сотен и тысяч потерянной прибыли, расширяя свой бизнес, внедряя новые технологии, продукты или услуги, открывая дополнительные филиалы.
Управление бизнес процессами
Часто начиная небольшой бизнес, предприниматели пренебрегают такой «мелочью», как описание бизнес процессов. И только тогда, когда компания начинает расти, либо производство становится более масштабным, начинают возникать проблемы с координацией взаимодействия между подразделениями и процессами.
• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую
• принять звонок/входящий мейл
• попросить направить на мейл скан претензии/иска (если клиент ответчик)/документов для иска (если клиент потенциальный истец)
• изучить бегло документы, при необходимости запросить дополнительные документы и сведения
• озвучить цену, выставить счет, получить оплату
• одновременно с озвучиванием цены (в том же письме) для доверия клиента можно сообщить концепцию защиты – в самом общем виде, без подробностей
• подготовить позицию и документ (отзыв, возражения)
• направить документы заказчику и проконсультировать его по дальнейшим действиям
• предложить обновить договор, сообщить об абонентском обслуживании
• принять участие в суде если необходимо
#2 Max Bogomolov Max Bogomolov —>
2. у процесса всегда есть вход и выход. то есть, мы на входе имеем документ/звонок/событие определенного вида, что запускает процесс, который производит действия на входными данными получая результат. в некоторых случаях у вас понятно что на входе, но не понятно что на выходе и наоборот.
По прогнозам, эта тенденция сохранится в дальнейшем: для разрешения споров люди будут все чаще консультироваться у юристов. Это особенно актуально в контексте мирового и российского экономического кризиса.
Разновидности юридических фирм
Конкуренция в сфере высокая. Это вызвано несколькими факторами: обилием юристов с высшим образованием на рынке труда, ростом уровня спроса на юридические услуги и реальной возможностью – для специалистов – зарабатывать неплохие деньги. Кроме того, открыть фирму не составляет проблемы и не требует больших вложений.
Актуальность бизнеса
В-третьих, маркетинг. В условиях высокой конкуренции нужно заявлять о себе, использовать все возможные инструменты продвижения дела как оффлайн, так и онлайн. Полезно предоставлять дополнительные услуги для заказчиков, например, возможность заказывать работу онлайн, а также оказание консультаций по телефону и т.д.
12 Фев 2021 marketur 203