Как писать гарантийное письмо об оплате задолженности
Гарантийное письмо об оплате задолженности: основные требрвания
- Наименование организации, ФИО лица – отправителя.
- Реквизиты отправителя (ИНН, КПП).
- Юридически и фактический адрес отправителя.
- Наименование организации, ФИО лица, которому оно адресовано — получателя письма.
- Указание вида обстоятельств или изложение всей сути предоставляемых адресату гарантий, сроки исполнения, сумма задолженности (указывается прописью и цифрами), график погашения задолженности, номер и дату договора, по которому возник долг.
- Гербовая печать компании-отправителя. В том случае, если у составителя письма нет печати (у физического лица или индивидуального предпринимателя), достаточно только его подписи.
- Наличие подписи руководства и главного бухгалтера.
- Дата составления документа.
По своей сути гарантийное письмо представляет собой документ, подтверждающим выполнение в будущем взятых на себя обязательств, таких как: оплата долга, выполнение работ, оказание услуг, поставка товаров и т. д. Должник может написать гарантийное письмо, в котором уверить в скорой оплате имеющейся задолженности в определенные сроки.
Особенности составления гарантийного письма об оплате задолженности и его образец с графиком погашения
- обстоятельства дела с указанием номера и даты договора или акта (при наличии), размера задолженности, обстоятельств ее возникновения, сроков погашения и прочей общей информации;
- статьи законов и других нормативных документов, на которые отправитель ссылается;
- суть гарантий, которые предоставляются кредитору данным письмом.
Гарантийное письмо – это документ в коммерческом обороте, в котором отправитель гарантирует выполнить определенные условия или совершить какие-либо действия в интересах адресата. Чаще всего составление этого документа требуется в тех случаях, когда одна из сторон неуверена, что договоренности будут выполнены в нужный срок или в полном объеме.
Гарантийное письмо об оплате задолженности
Но значит ли это, что гарантийное письмо не имеет юридической силы? Исходя из сложившейся в РФ юридической практики, можно сделать вывод, что юридическая сила такого документа напрямую зависит от его содержания и правильности оформления. Чтобы придать письму силу договора, стоит обратиться к 435-443 статьям ГК РФ. Если, к примеру, поставщик намерен осуществить поставку товара или предоставить услугу, он может направить заказчику гарантийное письмо с предложением предстоящей поставки (офертой), и если заказчик в письменной форме даст положительный ответ на данное предложение (акцепт), такие документы могут быть рассмотрены в качестве доказательства договорных обязательств, имеющих юридическую силу в случае судебного разбирательства. Главное, чтобы оферта содержала существенные условия предоставления услуг, выполнения работ или поставки товара. К примеру, четкий перечень товаров, сроки поставки, виды услуг и срок их оказания. Без наличия таких условий, оферта может быть признана несущественной.
Чтобы правильно написать гарантийное письмо, необходимо придерживаться официально-делового стиля. Данный документ оформляется на листе формата А4, либо, при наличии, на специально разработанном бланке организации, с ее наименованием, логотипом и всеми необходимыми реквизитами. При написании письма, следует руководствоваться общими правилами деловой переписки и нормами делопроизводства. Гарантийное письмо должны отличать однозначность формулировок, прозрачность и ясность намерений «гаранта».
Гарантийное письмо
Один из наиболее частых примеров применения гарантийных писем — возврат дебиторской задолженности. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? В первую очередь, нужно дать понять кредитору, что вы намереваетесь платить без задержек и просрочек, дабы не подорвать к себе доверия. Желательно предоставить график погашения задолженности, если оплата планируется частями с определенной периодичностью. Если же этого не планируется, можно просто указать сумму, и срок, до которого она должна быть возвращена.
Выражение «гарантийное письмо» подразумевает под собой достаточно широкий спектр документов, объединяющий в себе одно — кто-то что-то кому-то гарантирует. В данном материале мы раскроем вам, как правильно написать гарантийное письмо, приведем образцы разных гарантийных писем, а также поясним для чего они вообще нужны.
Гарантийное письмо на оплату задолженности образец
Форма гарантийного письма не предполагает специальных законодательно разработанных норм. Поэтому форма документа должна отвечать общим правилам деловой переписки и содержать основные элементы делового письма – регистрационный номер, реквизиты отправителя, данные адресата, подписи и т.д.). Если организация часто использует в своей практике гарантийные письма, в этом случае целесообразно разработать специальные фирменные бланки. Если таких бланков нет, или письмо составляется физическим лицом, форма гарантийного письма может быть произвольной.
Разумеется, наиболее предпочтительным вариантом являются первый или второй. Третий вариант допустим, если возможно достоверно установить владельца ящика электронной почты (например, если в договоре между контрагентами однозначно прописаны адреса электронной почты).
Гарантийное письмо об оплате — образец писем, пример текст и бланк для скачивания
- В верхнем правом углу – данные адресата (компании или конкретному специалисту по финансовым вопросам).
- Слева указывается исходящий номер и дата документа, под ними – пустой реквизит для входящего номера и даты получения. Ниже по центру – «Гарантийное письмо об оплате».
- Излагается суть обращения.
- Завершают все подписи директора и главного бухгалтера фирменная печать.
- Полные паспортные данные автора-отправителя и получателя (для юрлиц или ИП: наименования, реквизиты, адреса фактические и по регистрации).
- Основания для обязанности (соглашение или договор).
- Гарантии выполнения или решения проблемы.
- Суммы выплат или описания конкретных действий по обязательствам.
- Ответственность при нарушении обещания.
- Подписи сторон (фирменные печати).
Гарантийное письмо об оплате задолженности
Конечно, письмо не может быть 100% гарантией возврата долга, многие поставщики сильно рискуют, поставляя товар своим клиентам, которые уже являются должниками. Они заручаются гарантийными письмами о возврате денег и продолжают оказывать услуги, чтобы не потерять клиента.
- составляется исключительно на фирменном бланке организации, берущей на себя обязательства;
- документ направляется на имя руководителя, Ф.И.О. и должность которого прописываются в правом верхнем углу листа, но не выше, чем информация фирменного бланка;
- необязательно, но могут быть указаны дата и город;
- далее по центру прописывается название самого документа, а именно «гарантийное письмо»;
- следующая строка – обращение, кому адресован документ (дублируется имя и отчество руководителя с правого верхнего угла);
- основной текст, в который включены сведения об основании партнерства (номер договора и дата его заключения), сумма задолженности, порядок ее выплаты, сроки перечисления, реквизиты счетов;
- бумага подписывается руководящим лицом со стороны должника и заверяется гербовой печатью организации.
Образец гарантийного письма на оплату задолженности
Суть гарантийного письма – в предоставлении организацией или предпринимателем заверений, что финансовые обязательства будут исполнены в определенный срок и конкретном размере. Поэтому гарантийное письмо должно быть кратким, но исчерпывающим по содержанию.
- Общество с ограниченной ответственностью «Закат» в лице директора Панина Игоря Семеновича, действующего на основании Устава, далее именуемый «Должник», признает наличие своей задолженности перед Обществом с ограниченной ответственностью «Торговый дом», далее именуемым «Кредитор», по оплате товаров, переданных Должнику Кредитором на основании договора №34/19 от 01 июня 2015 года, товарной накладной №123 от 03.06.2015г., счет-фактура 54 от 03.06.2015г.
- Общая сумма долга Должника перед Кредитором на основании пункта 1 настоящего гарантийного письма, составляет 1 345 678 (один миллион триста сорок пять тысяч шестьсот семьдесят восемь) рублей, включая НДС.
- Должник обязуется оплатить задолженность, указанную в п.2 настоящего письма в следующем порядке:
- В срок до 10 сентября 2015г. – 50% от суммы долга, на сумму 672 839 (шестьсот семьдесят две тысячи восемьсот тридцать девять)рублей.
- В срок до 30 сентября 2015г. — 50% от суммы долга, на сумму 672 839 (шестьсот семьдесят две тысячи восемьсот тридцать девять)рублей.
- Оплата будет производиться путем перечисления безналичных денежных средств на счет Кредитора, указанный в договоре №34/19 от 01 июня 2015г.
Как писать гарантийное письмо об оплате задолженности в 2019 году
Выступает в качестве признания задолженности Данный момент связан с доказательством и течением периодов исковой давности Является документальным подтверждением конкретного размера задолженности Одного партнера перед другим, а также прочие обязательства и их выполнение Подтверждает факт оформления и подписания сделки между партнерами Используется в качестве доказательства намерений
Номер по журналу регистрации исходящей документации Дата документа Получатель бумаги Название предприятия, данные ее генерального директора или иного ответственного должностного лица (к примеру, представитель директора по нотариально заверенной доверенности) В качестве названия гарантийного письма Допускается указание темы письма или оставление данного реквизита пустым В теле документа нужно изложить детально суть взятых обязательств А также прописать гарантии и период их выполнения Если документ о предоставлении юридического адреса Тогда потребуется указать непосредственно адрес, параметры предоставляемого помещения или офиса, а также документальные основания и подтверждения того, что данное помещение находится в собственности продавца или исполнителя Если документ касается выплаты задолженности за товары или услуги Тогда необходимо приложить график погашения задолженности с указанием крайнего срока Автор документа должен указать свою должность Подписать и в обязательном порядке расшифровать подпись, указав ФИО, а также проставить официальную печать предприятия. Если лицо пишет письмо на основании доверенности, тогда потребуется указать ее реквизиты и прикрепить документ к письму, а также указать ее в приложении к гарантийному документу. При этом проставлять печать предприятия не обязательно
Как написать гарантийное письмо об: оплате услуг, товара и задолженности
В основной части текста отправителем указываются действительные банковские реквизиты, ссылки на ранее заключенные соглашения, размеры штрафных санкций при нарушении регламентированных обязательств и так далее. Письмо составляется на одном листе. Стиль – официальный.
-
в левом верхнем углу документа прописывается номер исходящей корреспонденции и дата ее формирования – номер присваивается тем подразделением организации, сотрудники которого несут прямую ответственность за ведение деловой переписки (канцелярия, секретариат, отдел кадров);
Гарантийное письмо об оплате задолженности: образец составления и юридическая сила документа
- Полное имя, фамилия, почтовый реквизит стороны, которая берет средства в долг.
- Список всех поставленных товаров, с указанием срока поставки и срока оплаты, а также материальную форму, в которой заем был предоставлен.
- Число составления гарантийного документа.
- Для юридических лиц: оригинальная печать и подпись. Для физических лиц, достаточно наличие только личной подписи.
- Полное указание данных и реквизитов получателя.
- Текст должен содержать максимально подробно изложенную информацию об обстоятельствах, приведших к возникшим правоотношениям между сторонами.
- К документу нелишне приложить сопроводительные документы, которые будут полезны для ознакомления второй стороне.
- При наличии в документе более 1 страницы, они должны быть скреплены и иметь нумерацию.
- При составлении письма в качестве ответа на претензию от второй стороны, необходимо упомянуть об этом тоже.
- Подпись, печать, дата и место составления.
Гарантийное письмо об оплате задолженности
Гарантийное письмо об оплате задолженности составляется в том случае, когда покупатель не успевает оплатить заказанный или уже полученный товар и с помощью документа деловой переписки официально обещает поставщику в определённый срок задолженность погасить.
- Составляется на фирменном бланке, либо на листе формата А4 с указанием реквизитов предприятия;
- Если гарантийное письмо составляется в ответ на претензию, требование или другое входящее письмо, необходимо указать его исходящий номер и дату;
- Получатель документа, в частности его полное ФИО или наименование юридического лица, адрес, телефон и иные сведения;
- Описание возникновения правоотношения сторон (реквизитов документов, подтверждающих возникновение обязательств номера и даты договоров, счетов, заказов, отгрузочных накладных, актов оказания услуг), гарантий, обязательств, условий, действий и сроков их исполнения;
- Если документ составлен на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись;
- В конце обязательно должны быть дата, подпись уполномоченного лица (в случае действий по доверенности, должны быть указаны номер и дата доверенности) и, при наличии, печать;
- Дополнительно могут быть приложены документы или их копии, с которыми составитель письма считает нужным ознакомить адресата. Приложенные документы могут быть сопровождены описью с указанием наименования документа, его номера и даты.
