Как вести учет гсм по топливным картам
Правила ведения бухгалтерского учета ГСМ по топливным картам
- В скорости обслуживания.
- В контроле за списанием расходов на топливо.
- При оформлении большего лимита на карту, сервис предоставляет дополнительные скидки.
- Все средства на карте можно использовать полностью.
- Автотранспортное средство заправляется на такое количество бензина или газа, сколько средств на него было снято с топливной карты, и не больше, и не меньше.
- Водителям, находящимся на службе у юридических лиц отпадает необходимость отчитываться по чекам в бухгалтерии.
- В бухгалтерии упрощаются учетные процедуры по причине нахождения всей информации в личном кабинете пользователя. Эта информация автоматически переходит в данные расчетной специализированной бухгалтерской программы.
- Лимитированные. На карту вносится определенное количество топлива, которое может быть выдано пользователю в ограниченном количестве на определенный период времени, на день, неделю или месяц.
- Нелимитированные. На карту также вносится определенное количество топлива. Однако, пользователь может приобретать и использовать безлимитное количество определенного вида топлива, согласно договорным соглашениям со специализированным сервисом или организацией.
Учет ГСМ по топливным картам в бухгалтерии
- Резервирование ГСМ топливной компанией. Вы оплачиваете топливо, а на карту начисляют литры. Операция передачи топлива проводится в день денежного расчета между топливной компанией и заказчиком. Обычно, при такой операции, пишут, что дебет «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика», а кредит 60 – сколько топлива зарезервировано.
- Покупка ГСМ с оплатой топливной картой. Деньги заносите на карту, а потом водитель обменивает их на топливо. В этом случае дебет «10 с/сч ГСМ в бензобаках автомобилей», кредит «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика».
Вернуть НДС 18% можно с момента, когда Вы получили счет-фактуру от поставщика ГСМ. Выбирайте компанию, которая обеспечит высокую скорость работы и присылает счета оперативно. Как показывает практика, официальные дилеры работают быстрее, чем офисы самих топливных компаний.
Как вести учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2019 году
В зависимости от того, с какой целью используется материал, его можно отнести к производственным, что позволит уменьшить налоговую базу, увеличить себестоимость продукции и правильно высчитать окончательную цену товара, поставляемого предприятием своим потребителям.
Дебит Кредит Операция Документ 60.2 51 Перечисление поставщику оплаты за ГСМ Выписка из банка 10.3 60.1 Принятие к учету ГСМ Договор о поставке,
товарная накладная,
отчет 19 60.1 Учтен НДС Счет фактура 68 19 Вычет НДС Счет фактура
Книга закупок 60.1 60.2 Учет предоплаты Бухгалтерская справка 20, 26, 44 10.3 Списание приобретения топлива, используемого по карте Бухгалтерская справа
Как вести бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам
- Нелимитированная – владелец карты не ограничен временными рамками и может расходовать весь объем топлива по своему усмирению. Покупатель имеет возможность ограничить слив ГСМ суточным либо месячным лимитом, подав соответствующую заявку. Когда оплаченный объем топлива заканчивается, работа карты временно прекращается.
- Лимитированная – покупатель вправе расходовать средства (количество литров), объем которых не превышает установленного предела за сутки либо за месяц. При желании внести изменения необходимо подать заявку в утвержденной форме поставщику горючего, и тогда карта будет переформатирована. К примеру, лимит – 20 л горючего марки АИ-95 в сутки. В данном случае покупатель может расходовать не более 20 л топлива с 00:00 до 24:00 за раз либо за несколько заправок. Выкупленный объем ГСМ уменьшается на сумму списанных литров. Каждые новые сутки дают держателю карты возможность заправиться бензином в рамках лимита.
Покупка топливной карты. В данном случае цену пластика (без учета налога) можно сразу списать на затраты (п. 5 ПБУ 10/99), посчитать НДС от суммы и отметить его отдельно на счете 19 «НДС по полученным ценностям», а стоимость чиповой карточки — на внебалансовом счете (015 «Топливные карты»).
Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам
Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) — центральный пункт сбора информации, в который поступают все сведения с карточных терминалов АЗС. Сведения обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.
Ежемесячно после обработки данных процессинговый центр представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт сверки взаимных расчетов, товарную накладную на объем и стоимость выбранного топлива, а также ежемесячный отчет (или реестр) операций по картам. В этих документах фиксируется количество приобретенных ГСМ.
Учет ГСМ по топливным картам
- Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
- Создать личный кабинет.
- Определиться с параметрами договора:
- установить лимит на количество топлива;
- закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто — так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
- выбрать марку бензина.
- Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).
Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ На день денежного расчета осуществляется проводка: Приняты к учету ГСМ, право владения которыми перешло компании (согласно накладной) 10 с/сч «ГСМ в резервуарах поставщика» 60 По мере фактического отпуска ГСМ: Оприходованы ГСМ, которыми заправлены авто (согласно чекам АЗС) 10 с/сч «ГСМ в бензобаках автомобилей» 10 с/сч «ГСМ в резервуарах поставщика»
ГСМ приобретены посредством топливных карт
Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. По сути, это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственником топлива.
В топливной карте с суточным (или месячным) лимитом указывается объем приобретенного топлива в литрах (а не стоимость), что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, оговоренного в заявке организации-покупателя.
Как вести учет гсм по топливным картам
Как получить карту? Обычно техническое обеспечение расчетов с помощью топливных карт производит процессинговый центр, который является центральным пунктом сбора информации по всем карточным терминалам АЗС. Для приобретения топливных карт необходимо подать заявку и заключить договор с процессинговым центом на поставку топлива.
Топливные карты бывают: — нелимитированные – на карту вносится определенное количество топлива, которое может быть получено покупателем без ограничений, в том объеме, которое оно есть на карте; — лимитированные – также на карту вносится определенное количество топлива, однако на день или месяц устанавливаются лимиты расхода. Для изменения лимитов карта переформатируется путем подачи заявки в офис поставщика топлива, в котором указываются новые величины лимитов.
Проводки по приобретению ГСМ по топливным картам в бухгалтерском учете
Перемещение делается тоже последним днем месяца, несмотря на то, что датой поставки считается дата выборки топлива. Момент перехода права собственности на горючее – это момент заправки в баки. Но бухгалтер не может организовать приход этой датой, так как приход будет раньше, чем дата выставленных документов. Кроме того, не может поставить на учет НДС по приобретенному топливу. Судьба НДС — следовать за приобретенными ценностями. Но документ с выделенной суммой НДС поступит в конце месяца. Поэтому приходится использовать такой прием.
- Затраты на приобретение топливных карт отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
- Затраты по топливу в пределах норм отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
- Затраты по топливу сверх норм отражаются во внереализационных расходах, не принимаемых в целях налогообложения прибыли.
Иван Климов
Приобретение топливных карт — это одна из форм оплаты ГСМ. По экономическому содержанию такая форма близка к порядку расчетов талонами на бензин.
Топливные карты могут быть выпущены в виде карт либо с магнитной полосой, либо со встроенной микросхемой. Карта может быть лимитированной или нелимитированной. По лимитированной карте ограничивается количество топлива, которое может быть заправлено в течение определенного периода (как правило, в течение суток). По нелимитированной карте топливо можно получать без временных ограничений.
Но ни формат топливной карты, ни ограничения лимита использования в учете значения не имеют. Учитывать следует только форму расчетов: топливные пластиковые карты подразделяются на денежные и на литровые. Последние фиксируют объемы топлива в литрах, а не их стоимость в рублях.
Для бюджетного учета расчетов топливными картами целесообразно использовать счет 020105000 «Денежные документы» (по аналогии с порядком учета оплаченных талонов на ГСМ). Карты, как и талоны, должны храниться в кассе учреждения. Они передаются материально ответственному лицу — водителю или иному работнику транспортного подразделения, отвечающему за обеспечение автомобиля топливом.
В аналитическом учете приходуется и списывается количество бензина, указанное в подтверждающих документах, выданных на заправке. Стоимость ГСМ определяется в зависимости от вида карты: для литровых карт — по цене приобретения, для рублевых — по цене, действующей на дату заправки.
Их качество зависит от наличия в составе присадок – дополнительных веществ, улучшающих эксплуатационные характеристики. Добавки могут улучшить как один, так и несколько показателей сразу. Различают, например, противоизносные или же моющие, оберегающие запчасти от наслоения отложений.
Учет топливных карт – как работать с ГСМ проще
Следует особо отметить удобство формы расчетов с использованием топливных карт. Во-первых, не приходится выдавать деньги в подотчет, обрабатывать авансовые отчеты и следить за правильностью оформления каждого документа при каждой заправке. А если они происходят ежедневно? Тогда количество таких документов просто зашкаливает.
Наша компания пользуется топливными картами, у нас почти 1000 шт. т.к. машин много, контролировать кто и где заправился очень сложно. Участились кражи карт и несанкционированные заправки чужого транспорта, мы это можем обнаружить только в конце месяца, когда загружаем отчет поставщика. Когда будет на заправке оператор проверять в программе разрешенное к заправке транспортное средство? Корпоративным клиентам надо будет только указать в системе(личный кабинет) какие тс(данные ПТС или хотя бы гос. номер) могут заправляться по картам договора(или по конкретной карте). Развивать надо систему для корпоративных клиентов! возьмите за пример операторов сотовой связи.
Бухгалтерский учет топливных карт
Работник, которому выдана карта, фактически денежных средств на руки не получает, поэтому в бухгалтерском учете не используется счет 71. Также не делается никаких бухгалтерских проводок. Но за движением карт все-таки следует организовать контроль. Учет топливных карт можно вести с помощью специально разработанного журнала, форма которого утверждается в учетной политике. Обычно он содержит:
Чтобы издержки можно было признать расходами, необходимы подтверждающие документы. При заправке транспорта у покупателя остается всего лишь чек, который подтверждает факт покупки ГСМ, но не факт их расхода. Не являются основанием и такие документы, как акт приема-передачи, счет фактура.
