Бизнес процессы юридического отдела магазинов
2. Конечно, я бы еще посоветовала разработать положение или регламенты об участии в переговорах, о взаимодействии с государственными органами и органами местного самоуправления, но это по мере необходимости.
Еще одна форма учета договоров и корреспонденции – это реестры, они используются для экспресс-контроля наличия документа, его краткого содержания, статуса в работе, и используются всеми работниками компании для информативности.
Локальные акты
- договоры с поставщиками;
- договоры с покупателями;
- журнал входящей корреспонденции (сюда относились поступающие в юридический отдел письма/жалобы/претензии);
- журнал исходящей корреспонденции (сюда относилась идентичная корреспонденция от компании в различные адреса).
На уровень независимости также влияет правильная постановка бизнес-процессов в коммерческой организации, а именно порядок принятия решений и распределения ответственности при работе над проектами. У каждого проекта должен быть бизнес-спонсор, на которого и возлагается ответственность за проект в целом и его успешное прохождение внутри организации, а юристы, финансисты и т.д. должны отвечать исключительно за свои участки работы. Это требует от руководителей бизнеса не только более тщательного подбора управленцев, но и четкого определения и разграничения функций и ответственности различных отделов «бэк-офиса». В идеале, соответствующие установки следовало бы закрепить во внутренних положениях компании.
Впрочем, чтобы юридический отдел мог успешно осуществлять функцию надзора и контроля, необходимо решить вопрос о подчинении указанного подразделения (т.е. его главы), предоставив ему относительную независимость.
Каковы основные функции юридического отдела?
Очевидно, что эффективное сотрудничество с другими департаментами компании (например, с финансовым, операционным, отделом рисков, кадровой службой и т.д.) необходимо для успешного поддержания развития бизнеса. В идеале, все названные отделы должны работать как одна команда, умело управляемая или CEO, или Chief Financial Officer (главным финансовым директором, далее — CFO).
Конечно же, структура юридического департамента будет зависеть от целей, которые ставятся перед ним, структуры и вида деятельности самого холдинга, а также бюджета Общества и прочих факторов. Тем не менее, можно вывести примерную, базовую структуру, от которой можно отталкиваться при планировании структуры собственного департамента.
Какие цели ставятся перед юридически департаментом?
Если выбирается вариант с полным сопровождением своей деятельности бизнес-единицей самостоятельно, то необходимость coдержать большой штат в головной компании отпадает, но возрастает необходимость в укомплектованном штате каждой бизнес-единицы, и наоборот.
Юристы in-house и/или аутсорсинг?
Решать вопрос о необходимости перевода юриста под непосредственное подчинение руководителя юридического департамента необходимо исходя из эффективности контрольно-распорядительной функции головной компании. Если она слаба, то целесообразно принять юриста в головную компанию и заключить с бизнес-единицей договор оказания юридических услуг.
Из активно применяемых CRM систем хочется особо отметить CRM «Битрикс24». Это отличный инструмент для быстрой автоматизации самых распространенных бизнес процессов. Все, что нужно для начала пользования – регистрация и невысокая оплата соответствующая количеству вашего персонала использующего данный инструмент.
- Разделили менеджеров на две категории: офисные – два человека и полевые – 6 человек.
- Прописали бизнес процессы и стандарты работы с клиентами для каждой категории, а именно:
- Для офисных менеджеров– процедуры работы с клиентами по телефону, скрипты и алгоритмы продаж, а так же бизнес процессы по внутреннему документообороту.
- Для полевых менеджеров – закрепление за определенной территорией, план посещения клиентов, стандарты работы с клиентами
- Ввели должность Старшего менеджера – супервайзера, в обязанности которого входит контроль за работой полевых менеджеров и за соблюдение ими стандартов работы компании.
Пример внедрения бизнес процессов
На сегодняшний день на рынке представлено множество систем автоматизации, включающих в себя как обычные CRM-системы, так и многофункциональные ERP программы, успешно решающие задачи по автоматизации бизнес процессов.
Юрист проиграл иск по одному требованию, соответственно, подать по нему новый иск уже нельзя. Но можно найти другое обоснование для оспаривания. Так, существует п.52 совместного постановления пленумов Верховного и Высшего Арбитражного судов 10/22, где установлен еще один способ защиты нарушенных прав, которого нет в Гражданском Кодексе. Это иск о признании права отсутствующим. Он может спасти безнадежную ситуацию, поскольку, согласно постановлению Пленума Верховного суда №43 от 29.09.2015, на требование о признании права отсутствующим срок исковой давности не распространяется. И такого рода иски можно предъявлять через много лет с момента, когда право было нарушено.
3. Глобальное обеспечение законности в компании
Эффективным механизмом поддержания правовой культуры организации станет консультирование коллег, работников. Как о внутреннем распорядке, так и о действующем законодательстве. Это может быть инструктаж, подготовка памятки: в какой ситуации запросить доверенность, когда она не может быть ксерокопией (которые не являются доказательством в суде), где нужно включить текст о полномочиях в договор (в отношении тех, кто подписывает акт выполненных работ или приема-передачи, отгружает груз). Проведите ревизию должностей, на которых сотрудники совершают действия с правовыми последствиями, и напишите для них памятку. В ней укажите алгоритм действий, а затем соберите общее собрание и объясните все правовые риски. Памятку можно раздать под роспись.
Претензионно-исковая работа
Поддержание и развитие правовой культуры организации обязывает юриста объяснять неблагоприятные правовые последствия решений тем сотрудникам, которые участвуют в правовой, договорной деятельности компании. Их много и они могут не иметь юридического образования и лично не подчиняться юридической службе.
2. у процесса всегда есть вход и выход. то есть, мы на входе имеем документ/звонок/событие определенного вида, что запускает процесс, который производит действия на входными данными получая результат. в некоторых случаях у вас понятно что на входе, но не понятно что на выходе и наоборот.
• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую
#2 Max Bogomolov Max Bogomolov —>
• принять звонок/входящий мейл
• попросить направить на мейл скан претензии/иска (если клиент ответчик)/документов для иска (если клиент потенциальный истец)
• изучить бегло документы, при необходимости запросить дополнительные документы и сведения
• озвучить цену, выставить счет, получить оплату
• одновременно с озвучиванием цены (в том же письме) для доверия клиента можно сообщить концепцию защиты – в самом общем виде, без подробностей
• подготовить позицию и документ (отзыв, возражения)
• направить документы заказчику и проконсультировать его по дальнейшим действиям
• предложить обновить договор, сообщить об абонентском обслуживании
• принять участие в суде если необходимо
Согласно выводам аналитического обзора Института проблем правоприменения за 2016 г., годовая выручка 35% юридических фирм с ненулевой отчетностью (за вычетом всех обязательных платежей) составляет 0,15-1 млн руб., у 28% – 2-5 млн руб.
Актуальность бизнеса
Арендованный и подготовленный к работе офис необходимо обустроить мебелью, техникой и всеми канцелярскими принадлежностями, необходимыми для работы. Каждому сотруднику потребуется стол, стул, ноутбук. Для хранения документов нужны стеллажи, для ценных бумаг можно закупить небольшой сейф. Из техники в работе потребуется 1-2 МФУ (принтер-сканер-копир), канцелярские принадлежности.
Какое оборудование нужно для начала
Есть несколько перспективных направлений в работе юристов. Во-первых, недвижимость и строительство, поддержка этой сферы деятельности. Во-вторых, финансово-хозяйственная деятельность компаний, контроль и аудит. В-третьих, правовая поддержка мигрантов, помощь в процессах, связанных с переездом и устройством, получением документов и т.д. В-четвертых, нотариальная деятельность.
В процессе детализации и описания бизнес-процессов можно выявить узкие места, которые снижают продуктивность работы. И продумать, за счет каких новых процедур можно устранить или минимизировать проблемные места.
- проведение переговоров с потенциальным клиентом (по телефону, онлайн или при личной встрече),
- работа с возражениями,
- расчет стоимости заказа,
- обсуждение и подбор оптимальных условий сотрудничества,
- составление и согласование договоров,
- выставление счетов,
- контроль оплат и пр.
Работа с клиентами
Для формирования перечня основных и вспомогательных бизнес-процессов для отдела сбыта нужно определить стратегию продаж, формат реализации товаров или услуг, сотрудников, которые будут выполнять поставленные задачи.
Стоит отметить, что чистый проектный подход сначала сложно осуществить в тех юридических департаментах, где высока текущая функциональная загруженность, т.е. юрист по корпоративным вопросам не может в одночасье стать звездой рынка слияний и поглощений – для этого требуются другие подход, метод и мотивация. Но мне кажется, что обратное “превращение” специалиста по М&А в корпоративного эксперта достаточно очевидно, ведь знание тонкостей корпоративного права является ключевым для сделок М&А. На практике это значит, что хороший специалист в области М&А, вероятно, сможет справиться с разумным объемом “текучки”, которая может “сваливаться” в юридический департамент и, вопреки поговорке, сможет усидеть на двух своих стульях – проектном и функциональном. Поэтому при создании юридического департамента я рекомендовал бы начинать именно с проектной составляющей и постепенно разбавлять ее вынужденным объемом “текучки”.
2. Формирование сознания клиента
Если корпоративный юрист не находится в центре проекта и не знает его в деталях, он не сможет привнести свою “добавочную стоимость” и его профессиональная задача останется невыполненной. Поначалу сложно искоренять психологию наблюдателя (к сожалению, этот вирус глубоко проник в корпоративную среду), заставляя юристов думать проактивно и работать “на опережение”. Но без этого изменения сознания корпоративных юристов их профессиональная миссия останется невыполненной.
1. Отказ от “визирования” и переход на проектный метод
Юридический мир за последние несколько лет четко разделился на “западников” и “славянофилов” в зависимости от ответа на вопрос, может ли российский юрист претендовать на знание иностранного права. Сложно отказать в здравом смысле тем, кто говорит, что зарубежным правом должны заниматься иностранные специалисты и что российские юристы не должны консультировать своих клиентов по учебнику международного права. Но никак нельзя согласиться с мнением, что российским корпоративным юристам можно и дальше прожить без знания иностранных языков и без понимания, как минимум, основ зарубежного (чаще англосаксонского) права. Как это ни странно, но в целом ряде крупных российских компаний с большой долей иностранных проектов до сих пор существуют так называемые международные отделы, куда собирают юристов, говорящих на иностранных языках. Остальные юристы по определению являются “российскими” и “английский им знать не обязательно”. Этот архаизм удалось изжить лишь немногим компаниям. Но, к сожалению, обычно он трансформируется в другую аномалию, когда в компании создается отдельное проектное подразделение со своими отдельными “продвинутыми” юристами (дефекты этой системы рассмотрим ниже).
Основы построения юридических служб закреплены в общем положении o юридическом отделе (бюро), главном (старшем) юрисконсульте министерства, ведомства, местных органов власти, предприятия, организации, учреждения.
Разработка юридической структуры бизнеса
По ее мнению, начинающий предприниматель, решая создать собственное дело, в идеале, должен обдумать и принять решение по целому ряду вопросов, от которых будет зависеть будущее и жизнеспособность его детища. В том числе – финансирование проекта, распределение бюджета расходов на создание и постановку бизнес-процессов.
Эксперт: Взаимодействие юридического отдела с другими отделами
Несовершенная бизнес-логика процессов и несоответствие реальным требованиям. Довольно часто бывает, что бизнес-процесс выполняется по устаревшим правилам и схемам, которые давно не соответствуют требованиям современного бизнеса и клиентов. Иногда бывает, что для бизнес-процесса можно сделать альтернативную бизнес-логику, которая будет более эффективной.
Такая схема организации труда работает без перебоев (Мегаплан — идеальный проектный менеджер), не требует первоначальных вложений и стоит не дороже сотовой связи. Чтобы начать автоматизировать процессы юридической службы, нужно всего лишь зарегистрировать аккаунт компании, завести в нем всех необходимых сотрудников и соответствующие задачи.
Все то же самое, для чего проектной команде обычно требуется менеджер, а руководителю проекта ассистент и куча времени, Мегаплан делает автоматически: информирует, мотивирует, оповещает, напоминает, контролирует, все хранит и помнит, составляет отчеты.
Виртуальный мир
В российском варианте решение стратегических задач зачастую превращается в сверх нагрузку для начальника юридической службы или одного из юристов. Именно им поручается не только составление плана работ и постановка задач, но и оповещение команды, составление отчетов для руководства, согласование всех деталей с каждым исполнителем по проекту и координация работы консультантов, вплоть до напоминания каждому члену команды, что, как и когда они должны делать.
12 Фев 2021 marketur 133