Бизнес процессы с юристом
Автоматизация трансформирует бизнес и способствует экономическому росту, повышая эффективность работы. К примеру, мультинациональный инвестиционный банк JP Morgan создал ПО, которое за считанные секунды выполняет работу, на которую у юристов уходило 360 000 часов. Также, по данным IBM, использование ИИ сократило на 50 % общее время , которое их сотрудники тратили на изучение результатов поиска авторских прав.
Какие решения важны для оптимизации юридических процессов больше всего?
Вопрос финансовых взаимоотношений между юридическими фирмами и их клиентами будет актуальным всегда. Сегодня юристы могут облегчить сам процесс учета услуг и времени, используя электронные системы, и обсуждать индивидуальные скидки с клиентами. В опросе, проведенном в 2017 году Gartner и Wolters Kluwer’s ELM Solutions, 31% опрошенных не были полностью удовлетворены тем, как ведется учет времени и оформляются сметы. Благодаря электронным системам, бизнес может получать оплату по счетам быстрее, без необходимости возиться с бумажными документами и чеками и разбираться с ошибками. Это также повышает эффективность работы и снижает расходы.
3. Электронные системы учета времени и работ
- Подготовка документов на основе ответов в диалоге между юристом и ботом.
- Проверка договоров по предопределенным параметрам.
- Автоматизированный поиск по оцифрованным правовым данным в интернете.
- Консультация сотрудников по простым правовым вопросам, чтобы не отвлекать юристов по мелочам.
- Сбор и передача данных в различные корпоративные сервисы по существующим каналам интеграции.
- В бизнес и деловых центрах, недалеко от банков – там, где есть потенциальные клиенты – раздавать листовки, буклеты и другие рекламные материалы.
- В тематических журналах можно размещать печатную рекламу, в газетах – краткие информационно-рекламные объявления.
- Участвовать в выставках и конференциях, раздавать контакты.
- Создать, продвигать собственный сайт. Целесообразно создание своей странички в социальных сетях, ее продвижение посредством контекстной рекламы, через сотрудничество с другими группами.
Открытие юридической компании не потребует больших инвестиций. Среди первоначальных расходов всех больше уйдет на аренду, подготовку, оборудование офиса; наибольшая статья ежемесячных затрат – оплата труда персонала. Предпринимателю нужно уметь мотивировать опытных юристов работать именно у себя, лучший способ сделать это – назначить высокую зарплату.
Что нужно для открытия компании
Во-первых, необходимо поддерживать компетентность персонала на высоком уровне. Трудоустраивать допустимо только работников с подтвержденным опытом и навыками. Юристы должны быть осведомлены обо всех последних изменениях в законодательстве.
• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую
#1 Василий Телкин Василий Телкин —>
4. не нужно смешивать несколько процессов в один процесс. конечно в организации в целом все процессы образуют один бизнес процесс, но тогда Вам описывать все, нужно будет описать и выставление счетов, и получение оплаты, бухучет, заправку картриджей, обработку корреспонденции и т.п., что не является необходимым для небольших организаций. тут лучше описать только наиболее повторяющиеся и важные для компании.
#2 Max Bogomolov Max Bogomolov —>
2. у процесса всегда есть вход и выход. то есть, мы на входе имеем документ/звонок/событие определенного вида, что запускает процесс, который производит действия на входными данными получая результат. в некоторых случаях у вас понятно что на входе, но не понятно что на выходе и наоборот.
«Во многих организациях бизнес-задачи автоматизированы: в компьютерной программе исполнителю «падает» поручение, и он его выполняет. В этом случае очень логично формировать структуру юридического департамента именно через бизнес-процессы. У нас реализован такой подход: базовая структура состоит из отделов, непосредственно отвечающих за отдельные направления, в них работают люди, которым передаются соответствующие задачи», – рассказывает директор по правовой и корпоративной работе и имущественному комплексу в государственной корпорации «Росатом» Андрей Попов.
Роль юриста
Специалисты отмечают, что компании могут ввести и нематериальное поощрение сотрудников. К этой категории относятся тимбилдинги, дополнительное образование или интересные проекты, в которых сотрудник может получить опыт по смежным специальностям и проявить лидерские качества.
Управление ожиданиями
Сегодня юрист — это не только сотрудник, который поддерживает бизнес с правовой точки зрения, он также косвенно участвует в прибыли компании через снижение расходов. По мнению директора по юридической поддержке КГ «СИБУР» Алексея Никифорова, за последние 15 лет роль этой специальности в бизнес-среде выросла.
Здесь может помочь принцип Эстоппель, который подразумевает запрет на непоследовательное поведение. То есть нельзя поступать в противоречии со своими предыдущими поступками и высказываниями. В ГК его нет, но он активно применяется судами в экстренных ситуациях (потеря накладной, ее подписание лицом без полномочий). Например, кладовщик принял по доверенности партию товара, покупатель ее оплатил. Но во второй раз у него доверенности не было, между тем, партию он принял. А покупатель оказывается платить за доставленный товар, мотивируя это отсутствием разрешительных документов у кладовщика. Но на вторую партию доставки правовые нормы начинают действовать по принципу «из обстановки». То есть, если в первый раз оплаченный товар был доставлен, принят этим человеком и все было в порядке, то противоположное поведение компании может быть оспорено. Алексей Голощапов, кандидат юридических наук, преподаватель Русской Школы Управления
Внешние контрагенты. Это могут быть поставщики, покупатели, арендодатели, госорганы. Например, такие, как правоохранительные органы, суд – в случае необходимости участия в судебном заседании, приходится распределять обязанности между юристами, решать, кто пойдет на заседание и кто будет вести судебное дело. Более того, даже подготовка письма в ответ на поступивший запрос – это тоже взаимодействие с внешними контрагентами. Вам придется разработать разъяснения, указания, оспорить действия налогового органа, в конце концов. Таких ситуаций достаточно много.
Как организовать работу юридической службы
Начиная выстраивать работу юридической службы в компании, нужно, во-первых, четко определить, что она собой представляет, сферы ее деятельности и влияния. Во-вторых, установить ее место и роль в организации: с кем и как она взаимодействует, какова ее роль и зачем она нужна.
В тоже время юридическое сопровождение бизнеса штатным юристом имеет и свои недостатки. В основном юрист занимается текущей работой и решает огромное количество срочных задач, достаточно мелких и иногда невидимых глазу руководителя, а крупный проект или сложное юридическое разбирательство могут запросто нарушить процесс согласования договоров, подготовки претензий, приказов, лишив его возможности оперативного выполнения иных задач, которые стоят перед юристом. Штатный юрисконсульт тратит часть времени на очереди, почту, копирование документов и распечатку стенограммы судебного заседания, а значит, зачастую не может полностью сосредоточиться на одной юридической задаче. Он несет только дисциплинарную и в некоторых случаях моральную ответственность за проигранные дела в суде и иные отрицательные результаты своей работы.
Юридическое сопровождение: как это бывает
К достоинствам привлекаемых специалистов можно отнести более высокую профессиональную подготовку в решении таких задач, которые в работе штатного юриста могут и не возникнуть. Юристы консалтинговых фирм имеют более узкую специализацию, а соответственно, более обширный опыт и глубокие знания в вопросе. Юристы консалтинговых фирм, как правило, имеют отработанные методики и технологии совершения юридических действий — будь то регистрация фирм, разрешение спора в суде или подготовка юридического заключения. В штате консалтинговых фирм состоят специалисты различных направлений, что способствует комплексному подходу к решению вопроса. Консалтинговые фирмы несут материальную ответственность за результат порученного дела и заинтересованы в конечном результате, поскольку именно он, как правило, приносит «гонорар успеха». Ненадлежащее исполнение своих обязанностей может повлечь требование о возврате аванса и возмещении убытков. В случае победы в судебном споре расходы на юридическую фирму можно возложить на другую сторону по спору.
Внешний консультант: как это работает
Штатный юрисконсульт хорош в корпоративных делах. Он лучше всех разбирается в тонкостях и деталях крупных проектов своей корпорации, поскольку, проработав в фирме определенное количество времени, представляет стиль взаимоотношений с контрагентами, полную структуру бизнеса, лиц, ответственных за хранение документов и способных оперативно представить нужную информацию. Именно штатный юрист может настаивать на принятии определенных решений или получении соответствующих сведений. И конечно, информированность штатного юриста о конкретном эпизоде жизни предприятия всегда в разы выше, чем у привлеченного со стороны специалиста.
Структура юридического департамента должна быть выстроена таким образом, чтобы каждый нижестоящий юрист стремился к росту (построению карьерную лестницу). Для этого достаточно в рамках структуры юридического департамента создать управления, отделы, у которых будут свои руководители и заместители.
Текущая деятельность холдинга складывается из отношений, в которых состоит компания. Чем больше (как количественно, так и качественно) данных отношений, тем чаще возникает вопрос о привлечении профильных юристов под каждый конкретный вид деятельности.
Какие цели ставятся перед юридически департаментом?
Решать вопрос о необходимости перевода юриста под непосредственное подчинение руководителя юридического департамента необходимо исходя из эффективности контрольно-распорядительной функции головной компании. Если она слаба, то целесообразно принять юриста в головную компанию и заключить с бизнес-единицей договор оказания юридических услуг.
В отделе продаж одной компании было восемь менеджеров по продажам, которые занимались реализацией ее продукции. Часть времени они проводили в офисе, принимая входящие звонки, а часть времени работали в полях, работая по собственному графику.
Руководители оказываются перед выбором, либо начинать уделять время описанию и управлению бизнес процессами, либо работать по старинке, терять в эффективности и уступить место более прогрессивным компаниям.
Описание бизнес процессов
Компания обратилась к нам с запросом о повышении эффективности работы отдела продаж. Руководство компании столкнулось с проблемой, что менеджеры говорили о полной своей загрузке, а их продажи были на среднем уровне и ниже по рынку. А так же, при увольнении, менеджер «уводил» с собой клиентов к конкуренту.
Мы никогда не отказываем клиентам с порога: любое дело имеет право на анализ. Некоторые наши конкуренты используют мошенническую схему и берутся даже за заранее проигрышные дела, ведь никто не знает, чем занимаются юристы, так же как и врачи. Мы стараемся работать честно. Если мы видим перспективу, то беремся за это дело, если не видим — прямо говорим об этом клиентам.
Сейчас у меня несколько офисов, также нужно оплачивать транспортные расходы — иногда приходится ездить на такси, чтобы не опоздать в суд. Пока я сам справляюсь как бухгалтер: на микроуровне, тем более на упрощенке, все отчеты и декларации можно сделать самостоятельно. Когда штат сотрудников превысит хотя бы пять человек, появится дополнительная статья расходов — бухгалтерские услуги на аутсорсе.
Команда
Мы поняли, что есть некоторые отрасли права, в которых тяжело работать только юридически. Особенно это касается трудового права: если незаконно удерживается трудовая книжка, либо руководитель заставляет сотрудника написать заявление об увольнении по собственному желанию, либо трудовые отношения де-факто были, а договор не заключался, приходится действовать другими методами.
Первым шагом в бизнес-плане для открытия юридической фирмы с расчетами станет регистрация бизнеса. Определитесь с организационно-правовой формой компании. Это может быть ИП или ООО. Регистрация ООО станет оптимальным вариантом, в том случае, если вы планируете сотрудничать с юридическими лицами. Кроме того, эта форма собственности предоставляет возможность предлагать клиентам более широкий спектр услуг. Помните о том, что ООО требует наличие собственного юридического адреса, поэтому позаботьтесь о поиске помещения заранее.
Список оказываемых услуг
Одно из существенных преимуществ выше уже называлась: открытие собственной юридической фирмы не требуют оформления лицензии. Исключением является только адвокатская деятельность в уголовном праве, нотариальная деятельность или частная детективная работа.
Поиск помещения и покупка оборудования
Выше перечислены основные популярные направления работы юридических организаций. Сразу стоит отметить, что одним из наиболее интересных направлений является обслуживание юридических лиц. Начинающий предприниматель может занять эту нишу быстро и успешно благодаря малому уровню конкуренции. Наиболее востребованными и доходными услугами юридической компании выступают: решение судебных вопросов, проблем с налоговой службы, вопросов наследования. Представленные практики занимают более 50% всей юридической структуры.
12 Фев 2021 marketur 172