Инвентаризация 2019 подотчетные лица в бюджетном учреждении
Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном синтетическом счете 020800000, к которому открыто большое количество аналитических счетов. Такая детальная аналитика необходима для контроля над исполнением бюджетов. В частности, интерес может вызвать счет 020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате», ведь для расчетов с сотрудниками по зарплате предусмотрен другой счет. Так, счет 020811000 нужен при выдаче денег лицу, которое отвечает за выдачу зарплаты сотрудникам подразделения БУ, удаленного настолько, что платежная ведомость, по которой делаются выплаты, не может быть возвращена в кассу БУ в срок до 3 дней.
Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях, как и у любого иного юрлица, подлежат строгому контролю. Какими нормативными актами нужно пользоваться и как применять их на практике при осуществлении расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях (далее — БУ), расскажем в этой статье.
Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами
Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд. Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным. В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833).
Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами и отражение ее результатов в бухгалтерском учете и отчетности учреждения
Следует учитывать, что задолженность неплатежеспособных дебиторов с момента признания ее в порядке, установленном законодательством, нереальной к взысканию и списания с балансового учета подлежит забалансовому учету на счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения в течение 5 лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.
- 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.
- 1.1. Выдача денежных средств без заявления и лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственные расходы.
- 1.2. Отсутствие в учреждении системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг.
- 1.3. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.
- 1.4. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.
- 1.5. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
- 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.
- 2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
- 2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
- 2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
- 2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) о размере оплаты суточных.
- 3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.
- 3.1. Нарушение порядка удержания НДФЛ с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
- 3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.
- 4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами.
- 4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.
- 4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
- 5. Нарушения порядка учета представительских расходов.
- 5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете.
- 5.2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
- 6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
- 6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.
- 6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.
- 6.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и в регистрах.
Как проводить расчеты с подотчетными лицами
В ходе инвентаризации необходимо проверить суммы выданных авансов, правильность составления авансовых отчетов, соответствие их целевому использованию полученных денег по отчет. По результатам проверки следует составить акт инвентаризации. Форма акта не утверждена, следовательно компании необходимо разработать её самостоятельно, отразив в ней:
Деньги в подотчет выдаются на основании распорядительного документа руководителя, либо на основании заявления сотрудника, в которых указываются цель, сумма и срок выдачи. После истечения срока, на который выдан подотчет, сотруднику отводится три дня на предоставление отчета о расходах. Если же деньги, полученные под отчет, не были израсходованы, их необходимо вернуть.
Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды в обязательном порядке должны прилагаться оформленные соответствующим образом документы, подтверждающие фактическое приобретение тех или иных товаров или оплату услуг. К таким документам относятся:
Довольно часто командированные работники представляют к отчету только счета по форме №3-Г, без кассового чека. Минфин Российской Федерации в Письме от 15 июня 2006 года №03-05-01-04/164 дает следующие разъяснения по этому вопросу. Организации и частные предприниматели, оказывающие гостиничные услуги населению, имеют право проводить денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники, но при условии выдачи бланков строгой отчетности.
Инвентаризация в бюджетных учреждениях
В короткие сроки осуществлен перенос бухгалтерских программ (бухгалтерия и зарплата) из программы Парус в программу 1С 8.2. Компанией успешно сдана регламентированная отчетность музея в соответствии с НК РФ, с инструкцией 33 Приказ Минфина России и статистическ.
Каждому инвентарному объекту недвижимого имущества, а также инвентарному объекту движимого имущества, кроме объектов стоимостью до 3000 руб. включительно, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер независимо от того, находится ли он в эксплуатации, запасе или на консервации (п.46 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01,12,2010 № 157н.).
Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации
Работнику 03.10.2016 выдано 80 000 руб. под отчет на пять дней на приобретение запчастей. 05.10.2016 его отправили в командировку на два дня. Вправе ли учреждение выдать ему новый аванс на командировку, если запчасти он еще не купил? Можно ли аванс на покупку запчастей зачесть как новый аванс на командировку?
Например, АС ЦО в Постановлении от 19.07.2016 №Ф10-2385/2016 рассмотрел ситуацию, когда на основании РКО генеральному директору общества под отчет выдавались денежные средства в размере 317 882 029 руб. По мнению налоговой инспекции, выданные работнику подотчетные суммы, не израсходованные в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные обществу по ПКО, являются доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ. Суд пришел к выводу, что они не признаются его доходом ввиду следующего:
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Кроме того, в самом начале процедуры инвентаризации ответственными членами проверяются документы по авансированному отчету и приказам собственника, которые должны быть на предприятии и являться подтверждением законности процесса. Осуществляется опись локальных актов организации, которые необходимо оформлять в бухгалтерии и в обязательном порядке утверждать подписью собственника предприятия.
Задачей проведения инвентаризации расчетов в первую очередь является определение ошибок и нарушений бухгалтерской дисциплины. Т.к. в данном подразделении/отделе должны находиться все авансовые отчеты за время работы предприятия и отчеты по выданным под отчет денежным средствам.
Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении? 4 этапа проведения в 2019
Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.
Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Задачей проведения инвентаризации расчетов в первую очередь является определение ошибок и нарушений бухгалтерской дисциплины. Т.к. в данном подразделении/отделе должны находиться все авансовые отчеты за время работы предприятия и отчеты по выданным под отчет денежным средствам.
Одной из предпосылок проведения инвентаризации авансовых отчетов является основание для выдачи денежных средств под отчет сотруднику, который представил письменное заявление, где указаны цель и необходимость в конкретной сумме. Подробнее в ст. п. 6.3 Указаний Банка РФ № 3210. Неизрасходованные денежные средства подотчетное лицо обязано вернуть в кассу, заполнив соответствующий бланк сдачи подотчетной суммы.
Инвентаризация в бюджетных учреждениях
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе комиссий (в обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Порядок проведения инвентаризации устанавливается локальным нормативным актом (приказом, распоряжением) учреждения в рамках формирования учетной политики (п. 6 Инструкции (утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению», далее — Инструкция)). При этом в документе оговариваются случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных ситуациях. Отметим, что прежний закон «О бухгалтерском учете» устанавливал перечень случаев, когда инвентаризация должна проводиться в обязательном порядке (ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ). Новый закон «О бухгалтерском учете» (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ) подобного перечня не содержит.
Положение по инвентаризации
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями членов инвентаризационной комиссии. 2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии, материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии и отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий.
В целях совершенствования методологии бюджетного бухгалтерского учета и отчетности, для установки единого порядка проведения инвентаризации имущества и обязательств в администрации города Заволжья и муниципальных учреждениях, финансируемых за счет администрации города Заволжья:
