Если в день увольнения не забрали трудовую книжку
Выдача трудовой книжки при увольнении работника
Трудовая книжка помещается в личное дело сотрудника. И далее отправляется в архив. Этот факт фиксируется специальным актом. После придется хранить сей документ некоторое время. Личные дела и трудовые книжки подчиненных, которые отказались забирать, должны храниться в архивах на протяжении 75 лет. Только после этого их можно утилизировать.
Дело все в том, что Трудовой кодекс указывает на то, что работодатель обязан оплатить задержку выдачи трудовой книжки. Сколько платить? Столько, сколько недополучил кадр с увольнения до реальной выдачи документа. Иными словами, чем дольше задержка, тем выше выплаты. А точные суммы может назвать только сам работодатель.
Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения? Образец акта неполучения
Если никто не пришел и не забрал документ, можно отправить дополнительное уведомление по собственной инициативе, в котором предлагается переслать разрешение о передаче трудовой по почте или доверенному лицу по нотариально удостоверенной доверенности.
Однако до передачи документа владельцу, могут произойти обстоятельства форс-мажора. Например, сотрудник оказался в больнице или на амбулаторном лечении. Эти обстоятельства отменят нормы увольнения, так как находящееся на больничном лицо, не может быть уволено.
Как обезопасить себя в случае если работник не забрал трудовую книжку при увольнении
Руководство организации будет отвечать за невыдачу трудовой книжки только в случае, если она была не выдана по ошибке, злому умыслу или из-за специальной задержки. Если же все было сделано по закону, и работодатель принял все меры, а сотрудник не пришел, то никакая ответственность не предусматривается.
Если в течение последующих двух дней сотрудник не получил извещение, переходят к следующему этапу – отправке заказного письма с уведомлением о получении, куда обязательно вкладывается опись. Пример и образец документа можно найти в интернете или составить его на свое усмотрение.
Что делать, если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку? Пошаговая инструкция
Вообще четкого бланка акта об отказе получения трудовой книжки не существует. Многие работодатели допускают его заполнение от руки. Но также многие крупные организации уже имеют свои собственные бланки и образцы написания. Так, работники должен написать в данном акте свои имя и фамилию, должность с которой увольняется.
Также работник вполне может взыскать с работодателя неустойку за то, что тот намеренно удерживает его трудовую. Для того чтобы так не попасться на удочку недобросовестного работника стоит задуматься о составлении акта об отказе получения трудовой книжки.
Если работник не забрал трудовую книжку при увольнении
-
Трудящийся отказывается забирать книжку либо в день увольнения отсутствует на месте, например при прогуле. В этом случае работодатель направляет сотруднику уведомление, согласно которому последний должен явиться и забрать книжку либо выразить желание на то, чтобы начальство направило ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Например, служащий может отказаться от получения книжки. В этом случае задержка вызвана не зависящими от начальства причинами, соответственно, ответственности у последнего не возникает. Кроме того, если работодатель направил сотруднику в день расторжения договора уведомление о том, что тот должен явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее почтовую пересылку, ответственность также будет снята.
Как не поддаться на шантаж работника
Расскажу о случае, который произошел в моей работе лет 7 назад. Работнику при приеме оформили новую трудовую книжку, и, проработав месяца два, наш грузчик просто пропал. Разыскав его, выяснили, что работать он не хочет и не будет. Оформили увольнение, причем не настаивали на «плохом» варианте за прогул, а уволили «по собственному желанию». Ни за книжкой, ни за расчетными (там копейки были) работник не пришел. Мы еще подумали тогда, что он на каждом месте работы заводит новую трудовую, а потом бросает ее.
- В день увольнения, если работник не явился за книжкой, нужно пойти на почту и отправить работнику письмо с уведомлением о вручении и описью вложения. Если вы прождали работника весь рабочий день, то на почту придется идти после работы, почтовые отделения работают до 7-8 вечера, а есть и круглосуточные.
- Что вложить в конверт: уведомление о необходимости получить книжку или дать согласие на отправление ее по почте. Уведомление может выглядеть так: Уведомление о получении трудовой книжки. Уведомление подписывает либо руководитель (сам ИП), либо руководитель отдела кадров (если есть). Обязательно ставим печать.
- По какому адресу отправляем? По тому, который указан в личной карточке работника. Если адрес регистрации не совпадает с адресом фактического проживания работника, то желательно направить уведомление по двум адресам. Это я уже из собственного опыта говорю, поскольку суды очень придирчиво относятся к действиям работодателя. Лучше уж показать, что вы сделали все от вас зависящее, чтобы оповестить работника.
- Копию уведомления и квиток об отправке письма храним в Книге учета движения трудовых книжек. Вы можете встретить рекомендации хранить эти документы в личном деле работника, но мы с вами уже говорили, что личные дела вести необязательно, да и логичнее такой документ все-таки хранить в Книге учета книжек.
- С момента отправки такого письма работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки или за ее невыдачу.
Действия в ситуации, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения
Как предписывает законодательство, трудовая книжка должна быть выдана увольняемым лицам при расторжении трудового договора. При этом в неё необходимо добавить все недостающие записи, в том числе и об увольнении. Сотрудник отдела кадров проверяет правильность внесенной информации, ставит свою подпись и печать. На предприятии, не имеющем кадровой службы, подписать документ должен руководитель. Работник тоже обязан проверить все данные и, при согласии с ними, поставить свою подпись ниже. После этого он расписывается в «Журнале регистрации трудовых книжек» и получает трудовой документ на руки. Бывает, что день увольнения не является рабочим, а попадает на выходной. Руководитель должен заранее предвидеть подобную ситуацию и стараться избегать таких совпадений. Когда это невозможно, следует организовать выход на работу причастных специалистов. Перенос увольнения на другую дату в связи с выходным не допускается.
Кроме штрафных санкций, деньги, которые пойдут государству, работодатель несет и материальную ответственность перед своим бывшим сотрудником. Если работник не забрал трудовую книжку в день своего увольнения по вине работодателя, или была внесена недостоверная информация, он не сможет официально устроиться на работу на новом месте. Поэтому уволившийся сотрудник имеет право защищать свои интересы через суд и требовать возмещения нанесенного ущерба. При этом сумма компенсации будет считаться по среднему заработку за каждый день, на который задержали документ.
Электронный журнал — Кадровое дело
В уведомлении укажите причину и цель, по которой его направляете. Впишите адрес, по которому работник может забрать трудовую книжку. Укажите телефон отдела кадров, чтобы согласовать время и решить другие вопросы (образец ниже). Заверьте уведомление подписью директора. Когда директора нет на месте, уведомление вправе подписать лицо с полномочиями принимать и увольнять персонал или подписывать кадровые документы. Подтвердят полномочия приказ или доверенность. Рядом с подписью поставьте печать, если компания использует ее в работе.
Когда заболели, сразу предупредите непосредственного руководителя об этом и всех действиях, которые связаны с увольнением работника. Объясните, где лежат книга учета движения трудовых книжек, ключ от сейфа с книжками, а также файл в компьютере, где храните шаблон уведомления о необходимости получить трудовую книжку, если увольняющийся сотрудник за ней не пришел. Руководитель решит, что выполнит сам, а что поручит вашему коллеге.
Порядок действий работодателя, если работник не забирает трудовую книжку после увольнения – уведомление, отправка по почте
- Личное вручение из рук в руки. Работник является за документом в день увольнения либо в другой удобный для него день.
- Отправка почтой при наличии письменного разрешения от самого сотрудника. Обязательно отправлять трудовую книжку ценным письмом с описью и отчетом о доставке.
- Передача документа лицу, на которого сотрудник оформил нотариальную доверенность.
- Родственникам, при предъявлении свидетельства о смерти сотрудника.
- название компании;
- кому предназначено уведомление;
- наименование бланка и о чем он;
- просьба явиться за трудовой книжкой в организацию в кратчайшие сроки или дать письменное разрешение на отправку по почте;
- контактные данные;
- дата и время составления;
- подпись и расшифровка руководителя.
Сотрудник не забирает трудовую книжку после увольнения
Время от времени такие работники все-таки появляются, но не рекомендую его увольнять за прогул, все-таки всегда рекомендую переделать документы на другую статью, например, по соглашению сторон или все-таки по собственному желанию. Т.к. я объяснила, увольнение за прогул вот таким методом — письмо в адрес это не правильно.
Но, что же делать, так ведь с ума можно сайти таскать эту мертвую душу из года в год. Делаем мы кадровики один не совсем правильный процесс. Мы, такому сотруднику, как я вам указала направляем в его адрес письмо заказное с уведомлением о вручении и описью вложения, потом в адрес работодателю возвращается уведомлением от работника, что он данное письмо получил, по ст.193 ТК РФ мы даем срок на то, чтобы работник пришел и написал объяснительную, при этом собираем весь пакет документов, о том, что он на работу не выходит — акты, табели учета рабочего времени, докладные записки его непосредственного начальника.
Мы б отдали, да никто не забирает, или Как вернуть трудовую книжку работнику
При возврате Извещения трудовая книжка бывшего работника должна остаться у нанимателя. Хранится она отдельно от трудовых книжек работников, продолжающих работать. Например, в отдельной ячейке, на отдельной полке несгораемого шкафа, сейфа . Наниматель обязан ее хранить в течение двух лет (например, в отделе кадров) . После истечения этого срока трудовая книжка сдается на хранение в архив нанимателя на 50 лет. Затем ее можно уничтожить .
В связи с этим, по нашему мнению, нанимателю следует сохранять квитанцию о пересылке трудовой книжки, уведомление с отметкой о вручении (об отказе в получении), письменное заявление работника о согласии на пересылку трудовой книжки по почте и др. С помощью их он сможет подтвердить факт отправки трудовой книжки работнику.
Если работник отказывается получать трудовую книжку
Если работодатель в последний день работы не выдал сотруднику трудовую книжку, он своими действиями фактически лишил работника возможности трудиться. В связи с этим работодатель обязан возместить заработок, не полученный работником за все время вынужденного прогула (ст. 234 ТК РФ). Замечу, что если работодатель откажется от возмещения, то работник вправе обратиться в суд. Там, скорее всего, поддержат работника (данная позиция подтверждается определением Московского городского суда от 18.10.2011 № 33-34187). Также суд может обязать компанию возместить работнику моральный вред и судебные расходы на оплату услуг представителей.
После того, как трудовая книжка отправлена по почте, активные действия фактически закончены. Остается лишь дождаться уведомления о получении сотрудником трудовой книжки с подписью. В итоге компания будет располагать документами, подтверждающими исполнение ее обязанности по выдаче трудовой книжки. Подтверждающие документы, безусловно, пригодятся, если работник обратится за восстановлением в суд. Поэтому их нужно хранить в личном деле работника.
