Замечания юриста к договору
В каких случаях составляется лист согласования договора
Как к содержанию листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.
Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.
Организация договорной работы
Одной из особенностей договорной работы является то, что регулирование процесса договорной работы полностью зиждется на локальных нормативных актах организаций. В связи с этим встречаются случаи конфликта интересов контрагентов в процессе заключения и исполнения условий договора, когда в локальных нормативных актах одной организации – стороне договора установлен один порядок, а у другого контрагента – другой.
Стороны договора определяют его условия по своему усмотрению во всех случаях, когда законодательством такое условие не урегулировано императивно. Сразу же хочу успокоить, что Гражданский кодекс РФ содержит минимальное количество императивных норм, а большинство из них – диспозитивные, т.е. содержащие оговорку «если иное не предусмотрено договором (соглашением сторон)». Таким образом, стороны могут своим соглашением установить условие, отличное от предусмотренного диспозитивной нормой, а если не сделают или не захотят этого сделать, то в силу вступят нормы права «по умолчанию», т.е. диспозитивная норма.
Работа с договорами: делопроизводственные нюансы
Начальным и обязательным этапом работы над готовым проектом договора или офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая договор, должен быть уверен, что заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма договора и налог на нее рассчитаны правильно, а сам договор не содержит таких условий, которые в будущем обернутся неприятностями для его бизнеса. Поскольку лично проверить каждый документ руководитель не в состоянии, договор должен пройти процедуру согласования. Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, и он может меняться в зависимости от вида договора. Однако любой договор обязательно рассматривают главный бухгалтер, финансовый директор (финансовый аспект) и юрист (правовая экспертиза). Если в компании есть служба безопасности, в ее задачи входит проверка репутации контрагента.
Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Но даже если в компании практикуется децентрализованный подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста, в канцелярии и т.д.
6 пунктов положения о договорной работе, которые требуют особой тщательности
Рекомендую время согласования контракта для каждого отдела ограничить сутками с момента получения. Что это значит? Ответственный сотрудник читает договор, визирует его, ставит дату, а также записывает замечания, если они есть. Например, в нашей компании все подписи ставят на обратной стороне последней страницы договора. Удобно сделать специальный лист согласования, в котором указать отдел, Ф. И. О. визирующего, дата, подпись, наличие замечаний. Если таковые имеются, их лучше изложить в служебной записке и приложить к листу согласования.
Плюсы этой системы в том, что руководитель компании четко видит, кто, когда, в какой срок согласовал договор. Систему можно настроить с учетом нужд компании: например, установить очередность прохождения контракта – скажем, юрист не сможет его одобрить прежде, чем его не согласуют финансисты и коммерческая служба. Также можно задать разные уровни доступа к контракту.
Менеджмент договоров
Исполнение договора . За этот этап отвечают исполнитель и руководитель структурного отдела исполнителя. Они должны отслеживать своевременное проведение расчетов и представление соответствующих документов, выполнение работ, отгрузок, оказание услуг в сроки, предусмотренные договором, составление актов сдачи-приемки, счетов. Эти обязанности закреплены в должностных инструкциях и Положении о договорной работе.
Номер и дату договора присваивает юридический отдел во всех случаях, когда договор исходит от нашей компании, а также если полученный от контрагента проект не содержит этих данных. Нумерация проставляется в течение одного календарного года (например, № 01/12), а с нового года начинается заново. Поэтому проблем с нумерацией у нас не возникает.
Положение о порядке ведения договорной работы
5.4. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.
б) Ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации.
Лист согласования договора
Следует различать лист согласования и протокол разногласий к договору. Если в первом случае целью документа является фиксация перечня исправлений внутри компаний, то цель протокола разногласий заключается в анализе изначального проекта, представленного контрагентом, и финальной версии, согласованной с помощью листа согласования договора. Договор с протоколом разногласий и листом согласования к нему возвращается организацией, контрагенту, который предоставил свой первоначальный вариант договора. Если протокол разногласий подписан сторонами договора, то существенные условия договора действуют в редакции протокола разногласий, который становится в этом случае неотъемлемой частью договора, приложением к нему.
После того как лист согласования соберет замечания и визы всех согласующих, ответственный сотрудник определяет, согласован он или нет, а также, в случае необходимости, вносит (после согласования с контрагентом) необходимые исправления в текст договора, если этот вопрос является принципиальным.
Организация и ведение договорной работы: роль юриста
Особое внимание следует уделить визированию проектов договоров в организации и статусу визы юриста. В идеале должен быть принят локальный нормативный акт, устанавливающий порядок визирования проектов договоров. Как правило, проект договора подписывают ответственный исполнитель (сотрудник организации, курирующий прохождение проекта договора по внутренним инстанциям и подготовку договора к подписанию его сторонами), руководитель структурного подразделения, в котором работает ответственный исполнитель, главный бухгалтер, руководитель договорного структурного подразделения (при наличии оного), главный бухгалтер, профильный заместитель первого лица данной организации. Разумеется, возможны варианты, и список лиц, визирующих проект договора, может варьироваться, но визы юриста, главного бухгалтера, ответственного исполнителя, его непосредственного начальника и представителя руководства организации — это подписи sine qua non.
Для того чтобы описанные выше неприятные ситуации не возникали, в локальном нормативном акте, регулирующем порядок визирования договоров и иных документов в организации, и в должностной инструкции юриста должен быть определен перечень случаев, когда юрист имеет право отказаться от визирования проекта договора. Если в локальном нормативном акте такие ситуации не предусмотрены или этот вопрос отражен в них недостаточно подробно и нуждается в дополнительном урегулировании, необходимо инициировать внесение необходимых изменений в этот нормативный акт. Если же руководство не считает целесообразным принять локальный нормативный акт, определяющий порядок визирования договоров и иных документов в организации, необходимо, чтобы случаи, когда юрист не должен ставить свою подпись под проектом договора, были четко указаны в должностной инструкции юриста. Здесь, безусловно, возникает естественный вопрос — что же делать, если:
Конференция ЮрКлуба
9. Виза работника управления учета, расчетов и отчетности означает понимание порядка отражения в бухгалтерском учете вероятных частных случаев данной операции/сделки в соответствии с банковскими технологиями.
Виза работника отдела безопасности означает проведенную проверку самоличности гражданина, подписывающего договор с Банком, и действительность документов эту личность удостоверяющих; дееспособность лица; наличие действующего разрешения на право трудовой деятельности в Российской Федерации, если лицо является нерезидентом, замещающим должность в организации – контрагенте Банка.
Виза работника юридического отдела означает ответственность подписавшегося работника за соответствие проекта договора (соглашения) законодательству РФ; проведенную проверку наличия правоспособности лица, совершающего сделку; проведенную проверку наличия полномочий у его представителя; возможность правовой защиты интересов Банка исходя из приложенных к проекту договора документов контрагента Банка.
17. Ответственность за сохранность документов исполняемых договоров несет руководитель подразделения – инициатора сделки, независимо от места хранения документов. Ответственность за сохранность документов исполненных сделок (до истечения срока их хранения) несет руководитель подразделения, в котором находятся документы.
Правовой анализ договора
Обратившись к опытным и квалифицированным юристам для проведения исчерпывающей правовой экспертизы договора можно обеспечить защиту бизнеса от финансово-материальных потерь, разного рода конфликтов, а также неприятных и продолжительных судебных разбирательства.
Заключая какую-либо сделку необходимо обладать твёрдой уверенностью в том, что последняя целиком и полностью отвечает экономическим интересам компании или ИП. Вступление в договорные отношения не должно производиться, если имеются вполне обоснованные сомнения, как в правильности оформления самого договора, так и в соответствии содержащихся в нём положений законодательным уложениям.
United Traditions
К проекту договора прикладываются документы (копии документов), которые передаются после согласования проекта договора в юридический отдел предприятия. Перед согласованием любое должностное лицо, участник согласования проекта договора, вправе знакомиться и изучать приложения к договору.
а) Подразделение-исполнитель направляет проект договора одновременно во все структурные подразделения, участвующие в согласовании проекта договора, и получает от них соответствующее заключение в письменном виде (в данном случае подписи соответствующих лиц на листе согласования не требуется, а к проекту договора подшивается письменное мнение соответствующего лица, уполномоченного на согласование проекта договора).
Замечания юриста к договору
Кроме того, во втором случае имеем чрезмерно растянутые сроки согласовательных процедур. Приводит это обычно к весьма неприятным последствиям. Рассмотрим их подробно. Известно, что реализация любого проекта связана с выполнением десятков, а часто сотен договоров, обеспечивающих эту реализацию. Указанные договоры формируют сеть последовательно-параллельных причинно-следственных связей. Увеличение сроков согласования в цепочках последовательных договоров, приводит в итоге к увеличению срока реализации проекта в целом. При этом, прибыль, которую компания должна была получить в течение запланированного срока развития проекта, формируется в гораздо более продолжительном интервале времени. Кроме того, завышенный срок реализации проектов приводит к росту затрат проекта сверх запланированного бюджета практически по всем статьям. К тому же, затянутая реализация проекта позволяет «нахватать» дополнительные риски, которые при нормальном сроке реализации не могли возникнуть в принципе. Итог — эффективность проектов падает, ежегодная прибыль и капитализация компании падают.
Таким образом, и в первом и во втором случае, не смотря на очевидные внешние отличия, результатом процедуры оказывается низкое качество документов, полученных при согласовании, на фоне отсутствия ответственных за принятые решения. Мы, конечно же, не говорим здесь о руководителе проекта, который, несмотря на низкое качество внутрикорпоративных процедур и отсутствие реальных прав по управлению проектом, не должен уйти и не уйдет от ответственности и всегда окажется крайним.
