Зачем шнуруются и нумеруются журналы
Как прошивать журнал учета
Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.
Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.
Пронумерован, прошнурован и скреплен печатью
Не указано п.58 «Правил по охране труда при эксплуатации и ремонте водопроводных и канализационных сетей» Журнал предсменного (перед началом работы, смены) медицинского осмотра работающих Уполномоченное должностное лицо п.12 «Инструкции о порядке проведения предсменного (перед началом работы, смены) медицинского осмотра работающих» Журнал регистрации несчастных случаев Уполномоченное должностное лицо организации, страхователя (страхователя — физического лица) п.54 «Инструкции о порядке заполнения, ведения и хранения документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» Журнал регистрации профессиональных заболеваний Уполномоченное должностное лицо страхователя, страхователя — физического лица (территориального центра гигиены и эпидемиологии) п.121 «Инструкции о порядке заполнения, ведения и хранения документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям Не указано Приложение Д ТКП 427-2012 (02230) «Правила техники безопасности при эксплуатации электроустановок» Журнал учета дихлорэтана Не указано Приложение к Межотраслевым правилам по охране труда при работе с дихлорэтаном Эксплуатационный журнал холодильной установки Не указано п.12 «Межотраслевых правил по охране труда при эксплуатации фреоновых холодильных установок» Журнал предрейсовых и иных медицинских обследований водителей механических транспортных средств (за исключением колесных тракторов) Не указано п.9 «Инструкции о порядке проведения предрейсовых и иных медицинских обследований водителей механических транспортных средств (за исключением колесных тракторов)» Журнал предрейсовых и иных медицинских обследований водителей колесных тракторов и самоходных машин Не указано п.9 «Инструкции о порядке проведения предрейсовых и иных медицинских обследований водителей колесных тракторов и самоходных машин»
Все журналы, купленные в магазине, имеют заверительную запись и, глядя на нее, складывается ощущение, что все журналы необходимо шнуровать и скреплять печатью. Но это не так. Беглый поиск по законодательству Республики Беларусь в области охраны труда представил небольшой перечень журналов подлежащих вышеописанной процедуре.
Прошнуровать, прошить документы
Подпись исполнителя можно ставить так, чтобы она была на краю, частично заходила на основной документ. Но такого обязательного требования нет. Можно ставить подпись целиком на приклеенном листочке. В любом случае, если понадобится, экспертиза определит, что листок отклеивали.
В продаже имеются голографические наклейки для прошивания, которые приклеиваются к бумаге и оставляют следы при попытке их отклеить. Это не обязательно, но я люблю клеить такие наклейки так, чтобы ее часть заходила на полоску с надписью ‘прошнуровано, пронумеровано’, а часть оказалась на основном листе.
ФОРУМ специалистов по охране труда
а еще есть как минимум: журнал оперативного контроля, журнал регистрации выдачи предписаний инженером по ОТ, журнал регистрации выдачи СИЗ, журнал регистрации протоколов проверки знаний, журнал учета средств защиты, журнал регистрации выдачи нарядов-допусков. и тд и тп.
6.10. После проведения первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей допуск к работе, лицо, которое проводило инструктаж, вносит запись в журнал регистрации инструктажей по вопросам охраны труда на рабочем месте (приложение 6). Страницы журнала регистрации инструктажей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
Как правильно прошивать документы
- Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
- Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
- Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
- Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
- Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
- Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
- Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:
Порядок работы с сестринской документацией
Дополнительно сообщаем, что в соответствии с ч.1. ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — ФЗ № 125-ФЗ) организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Уничтожать документы рекомендуется не ранее чем через три года с момента проверки юридического лица во исполнение требований ч. 2 ст. 9 Федерального закона РФ от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
Нумерация журналов по технике безопасности
Еще в 1990 году Госстандарт СССР в Приложении № 4 к Государственному стандарту СССР ГОСТ 12.0.004-90 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения» утвердил бланк такого журнала. Несмотря на то, что в настоящее время эти нормативные положения утратили силу, многие организации пользуются это формой ввиду ее удобства и полнотой вносимых сведений.
Конечно, данный перечень позиций, подлежащих заполнению, не является исчерпывающим и окончательным. Каждое предприятие может добавлять свои собственные графы. Например, если это необходимо, можно отдельной графой вносить номер изучаемой на занятии инструкции по охране труда. Если сотрудник, проходивший обучение, находится на стажировке, можно дать информацию об этом.
Обязательно ли нужно нумеровать и прошнуровывать журналы инструктажей по охране труда и пожарной безопасности, каким документом
наклейте бумажную наклейку – лист-заверитель размером 4×8 см сверху на узелок и нить – так, чтобы были видны концы нитки и просматривался узелок на ней. На бумажной наклейке сделайте запись: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ (_____) листов. Подпись ______ (должность, фамилия и инициалы)»;
пронумеруйте листы документа. Для нумерации используйте черный карандаш, ставить номера чернилами не разрешается. Цифры проставьте в правом верхнем углу, при этом номера не должны закрывать текст. Пронумеруйте только листы, а не страницы. При этом документы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
Разрушаем Миф о Ведении Журналов По Охране Труда
Вы как то налетели на меня с гневными высказываниями, видимо не уловив смысл моих слов. Я написал, что есть РИСКИ для Компании при «не скреплении» и «не нумерации» журналов. И эти риски Антон и его команда не показывают. Но продолжают просвещать своих подписчиков «со своей колокольни».
Вы не раз акцентировали на том, что есть «его подписчики», «своих подписчиков» и т.д., — что, вроде как вы к ним не относитесь. Вы считаете подписчиков этого сайта по уровню развития ниже себя? (вопрос риторический). Вас не видно и не слышно, но как какой-то косяк, вы тут как тут — ага, вот вы тут то, вы это и т.д. и вообще, вы те ещё «профессионалы».
Пронумерован, прошнурован и скреплен печатью
Продолжая тему изготовления журналов нельзя обойти вопрос контроля целостности записей. Живя в век цифровых технологий, позволяющих хранить и защитить записи, белорусское законодательство не всегда дает право вести записи в электронном виде. О записях в области безопасности и здоровья сотрудников можно вообще «не зарекаться», им цифровые технологии не грозят.
Не указано п.58 «Правил по охране труда при эксплуатации и ремонте водопроводных и канализационных сетей» Журнал предсменного (перед началом работы, смены) медицинского осмотра работающих Уполномоченное должностное лицо п.12 «Инструкции о порядке проведения предсменного (перед началом работы, смены) медицинского осмотра работающих» Журнал регистрации несчастных случаев Уполномоченное должностное лицо организации, страхователя (страхователя — физического лица) п.54 «Инструкции о порядке заполнения, ведения и хранения документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» Журнал регистрации профессиональных заболеваний Уполномоченное должностное лицо страхователя, страхователя — физического лица (территориального центра гигиены и эпидемиологии) п.121 «Инструкции о порядке заполнения, ведения и хранения документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям Не указано Приложение Д ТКП 427-2012 (02230) «Правила техники безопасности при эксплуатации электроустановок» Журнал учета дихлорэтана Не указано Приложение к Межотраслевым правилам по охране труда при работе с дихлорэтаном Эксплуатационный журнал холодильной установки Не указано п.12 «Межотраслевых правил по охране труда при эксплуатации фреоновых холодильных установок» Журнал предрейсовых и иных медицинских обследований водителей механических транспортных средств (за исключением колесных тракторов) Не указано п.9 «Инструкции о порядке проведения предрейсовых и иных медицинских обследований водителей механических транспортных средств (за исключением колесных тракторов)» Журнал предрейсовых и иных медицинских обследований водителей колесных тракторов и самоходных машин Не указано п.9 «Инструкции о порядке проведения предрейсовых и иных медицинских обследований водителей колесных тракторов и самоходных машин»
Как правильно сшивать документы
Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.
Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.
ФОРУМ специалистов по охране труда
6.10. После проведения первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей допуск к работе, лицо, которое проводило инструктаж, вносит запись в журнал регистрации инструктажей по вопросам охраны труда на рабочем месте (приложение 6). Страницы журнала регистрации инструктажей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
а еще есть как минимум: журнал оперативного контроля, журнал регистрации выдачи предписаний инженером по ОТ, журнал регистрации выдачи СИЗ, журнал регистрации протоколов проверки знаний, журнал учета средств защиты, журнал регистрации выдачи нарядов-допусков. и тд и тп.
