Номер графика отпусков что должно стоять приказа
Что нужно знать перед составлением графика отпусков? Образец и правила оформления приказа о его утверждении
- Само по себе отсутствие графика. Это прямо запрещено ст. 123 ТК РФ. Способ защититься от такой ошибки прост – документ составлять надо.
- Нарушение сроков, установленных законом. Избежать ошибки можно с помощью надлежащего контроля.
- Несоблюдение требований о разбиении отпуска.
- Отдел кадров или иное уполномоченное подразделение, на которое локальными актами организации возложены такие обязанности, готовит его в виде отдельного документа, оставив место под резолюцию руководителя юридического лица. Затем уже руководитель, ознакомившись с результатами работы, ставит отметку «Утверждаю», свою подпись и печать организации, а также дату, когда произошло утверждение. С этого момента документ приобретает законную силу.
- Порядок предоставления отпускного времени так же готовится кадровой службой или иным уполномоченным сотрудником или подразделением, однако затем руководитель издаёт отдельный приказ либо распоряжение, которым уже и утверждается разработанный документ.
Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2019)
- необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
- обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
- непременность ознакомления с ним каждого работника;
- обязательность его как для работника, так и для работодателя;
- создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.
Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.
Приказ об утверждении графика отпусков
Срок ратификации графика жёстко регулируется нормами трудового права — за 2 недели до конца календарного года документ должен быть готов и согласован. Причём при подписании документа должно быть учтено мнение профсоюза (если есть в компании). Также необходимо учитывать право льготных категорий служащих организации на внеочередной уход в отпуск, к таким льготникам относятся работники, которым не исполнилось 18 лет (статья 267 ТК), беременные и родившие дамы (статья 260 ТК РФ), даётся это право совместителям и тем, кто усыновил малыша и пр. Порядок согласования этого документа установлен статьёй 372 ТК РФ, которая регулирует ратификацию внутренних нормативных актов.
Нужно понимать, что оптимальный период издания приказа о начале процесса утверждения главного отпускного реестра по предприятию — около полутора месяцев до конца года, чтобы к 17 декабря график уже был полностью готов, и всё было сделано без ненужной спешки и авралов.
График отпусков
Что отразить в графике Комментарий Список сотрудников В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор Количество дней отпуска Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все-все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ). Предполагаемая дата начала отпуска Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ). Возможность разделения отпуска на части График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)
Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 9 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:
Составление приказа об утверждении графика отпусков
Для того, чтобы руководители отделов начали собирать информацию о планируемых отпусках, необходимо издать приказ о составлении графика отпусков. Данный документ рекомендуется издавать за месяц до конечного срока утверждения графика (т.е. 17 ноября).
После согласования дат отпусков и составления графика, он утверждается руководителем предприятия. В связи с этим дополнительно издавать приказ об утверждении графика отпусков совсем не обязательно. В то же время приказ может быть издан, если это принято системой документооборота организации.
Правила и порядок издания приказа об утверждении графика отпусков и о внесении изменений в него
- Получить одобрение профсоюзной организации (при её наличии). Мотивированное мнение профсоюза может быть оформлено отдельным документом
- Как правило, отметка об этом ставится прямо на графике отпусков. Если компания пользуется своей формой (как в примере), нужно предусмотреть в форме место для отметки о согласовании с профсоюзом
- В отпускном реестре право первого согласования установлено за льготниками, которые по законодательству имеют право брать отпуск в любое удобное для них время. Сюда относятся несколько категорий служащих. Так, на выбор времени ухода в отпуск имеют право:
- Несовершеннолетние сотрудники (норма, устанавливающая эту привилегию — статья 267 ТК РФ).
- Беременные и молодые мамочки (см. статью 260 ТК РФ).
- Служащие, которые работают по внутреннему или по внешнему совместительству.
- Лица, усыновившие ребёнка и другие льготные категории.
- «Шапка» документа — лицо компании, которая издаёт документ, в ней указываются основные реквизиты предприятия:
- Название организации или ИП, согласно установленным в учредительных документах данным, рекомендуется указать и полное и сокращённое имя фирмы (если есть).
- Согласно требованиям общего делопроизводства, в реквизитах компании можно указать квалификационное коды — ИНН, КПП (если это юр. лицо), а также ОКПО организации (заметим, что это желательные, но необязательные реквизиты).
- В наименовании документа должно присутствовать конкретизация, что это «приказ (распоряжение)», лучше использовать оба названия, как это делается в стандартных формах. Также приказу присваивается порядковый номер, который фиксируется в журнале распоряжений. Коды, которые ему могут быть присвоены, отдаются на откуп составителю (к примеру, это может быть аббревиатура графика отпусков или общей документации).
- Далее, следует основная тема распоряжения, где указывается, что документ составлен для утверждения графика отпусков на определённый год.
- Финальные данные в шапке — слева проставляется город, где расположено предприятие, справа — дата его ратификации. Грамотное оформление «шапки» приказа выглядит так
- Основная часть распоряжения должна состоять из:
- Преамбулы, в которой указываются правовые нормы, устанавливающие необходимость документа (в нашем случае — графика отпусков). Как уже упоминалось, ссылка должна стоять на статью 123 ТК РФ, регулирующую основные положения и вопросы применения отпускного реестра.
- Содержательной части документа, где в первую очередь фиксируется главенствующая цель приказа — ратифицировать график отпусков к определённому сроку. А далее прописываются основные этапы процесса подготовки, а также назначаются ответственные лица по каждому его пункту. Здесь же можно сфокусировать внимание должностных лиц на правовые нормы, которым нужно следовать:
- К примеру, что при согласовании графика со своими подчинёнными, нужно в первую очередь учесть пожелания льготных категорий сотрудников, имеющих право уйти в отпуск в любое удобное для них время (не забывая и про совместителей).
- А также тот факт, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 125 ТК РФ, можно дробить, но один из отпускных периодов должен составлять не менее четырнадцати дней. Чем полнее и конкретнее будет содержательная часть приказа, тем проще по нему работать всем заинтресованным лицам
- Можно также уточнить, что в графике должны быть учтены не только основной, но и все виды дополнительных или удлинённых отпусков подчинённых (и самого руководителя).
- Если этот установлено в локальных актах предприятия, нужно конкретизировать для того, кто будет составлять учётную политику на следующий год, чтобы ответственный сотрудник предусмотрел создание резерва на выплату отпускных компенсаций с целью равномерного распределения этих расходов в затраты предприятия. В приказе нужно учесть самые важные моменты
- При наличии профсоюза в приказе может быть указано, кто назначается ответственным за коммуникации с выборным органом и в какие сроки нужно получить одобрение.
- Также отдельным пунктом можно установить порядок внесения корректировок в график (а они на 99% будут в рабочем документе).
- В следующей части закрепляется перечень лиц для ознакомления с распоряжением, а также определяется ответственный работник, на которого возлагается total-контроль за процессом. Генеральный директор (или частный предприниматель) имеет право взять этот контроль в свои руки, а также поручить это задание любому другому должностному лицу, кто ведёт кадровый документооборот (начальник отдела кадров, бухгалтер, секретарь, один из начальников отдела и пр.). Ответственное лицо — координатор и фактически директор определённого проекта
- Далее, должна быть зафиксирована ссылка, что графики отпусков по отделам или службам принимаются как приложения к приказу.
- Визируется документ руководителем предприятия.
- Приложением к приказу идут графы с подписями ответственных заинтересованных лиц, где они ставят визу и дату, когда они ознакомлены с документом. Каждое заинтересованное лицо, упомяное в приказе, должно быть ознакомлено с ним под роспись
Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец
3. В форме графика вводится дополнительная колонка — «ознакомлен и согласен» — и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по «кускам». Таким образом, экономится рабочее время.
Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений. Задача их — уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность. Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.
График отпусков, форма Т-7
Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работника под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления работников с графиком отпусков нормативными актами не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком. Поэтому есть несколько вариантов ознакомления работников с этим документом, выбор остается за работодателем.
После издания такого приказа унифицированная форма графика отпусков, используемая кадровой службой для составления графика, дополняется специальной графой, предназначенной для проставления отметки об ознакомлении с графиком работников организации. После утверждения графика руководителем организации кадровая служба знакомит всех работников организации с графиком под роспись, при этом визы ознакомления оформляются на самом графике (пример 2).
Составление графика отпусков: образец заполнения формы Т-7, пошаговое проведение процедуры
- Инспектору по кадрам ознакомить работников с настоящим графиком отпусков и составить всю необходимую документацию для предоставления очередных отпусков.
- Главному бухгалтеру обеспечить своевременный расчет работников в связи с уходом в очередные отпуска.
Ответим на вопросы: кто утверждает и когда должен быть утвержден. Утверждается график приказом руководителя, который должен быть составлен не позднее двух недель до начала очередного календарного года. Документ не имеет унифицированной формы и может составляться в произвольном виде.
Издаем приказ о составлении графика отпусков на 2019 год: образец
Организации, созданные в текущем (2019) году, должны составлять график отпусков только на следующий год – 2019. Нужно успеть это сделать не позднее чем за две недели до начала следующего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). По факту получается, что график должен быть составлен не позднее 17 декабря. Составлять график на год, в котором организация создана, не нужно.
График отпусков, утвержденный руководителем организации, учитывает интересы работников и составляется с учетом особенностей хозяйственной деятельности компании. Ведь из-за отпусков персонала не должны пострадать и бизнес-процессы предприятия. График отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ).
Составление приказа об утверждении графика отпусков
После согласования дат отпусков и составления графика, он утверждается руководителем предприятия. В связи с этим дополнительно издавать приказ об утверждении графика отпусков совсем не обязательно. В то же время приказ может быть издан, если это принято системой документооборота организации.
- наименование и реквизиты организации;
- номер и наименование приказа;
- дата;
- суть приказа;
- указание ответственных за исполнение приказа (обычно это руководитель предприятия);
- подпись и расшифровка подписи руководителя организации;
- подпись лиц, перечисленных в приказе.
Приказ об утверждении графика отпусков
Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы – его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:
Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.
