Срок хранения личных дел работников 50 лет
Личные дела уволенных сотрудников
Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава. Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.
Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т.д.
Срок хранения личных дел работников 50 лет
Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т.д.
- в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
- в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
- в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.
Срок хранения личных дел работников 50 лет
Если документы по личному составу (в частности, трудовые договоры, личные карточки работников, реестры сведений о доходах) созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составит 50 лет. Если же документ создан раньше, то его по-прежнему нужно будет хранить не менее 75 лет. Соответствующие изменения в закон об архивном деле, которые внесены Федеральным законом от 02.03.16 № 43-ФЗ, вступят в силу с 13 марта.
После увольнения сотрудника, пока текущий календарный год не закончится и далее, еще в течение одного-трех лет, личные дела могут храниться в сейфе кадровой службы, но затем необходимо осуществить их архивно-техническую обработку и передать на хранение в архив по сдаточной описи.
Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось
В 2000 г. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден новый Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), и срок хранения документов по личному составу изменился. Новый срок – 75 лет с момента закрытия дела (создания документа).
При обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» в первых чтениях для документов, созданных после 2003 г., предлагалось установить срок хранения 20 лет. Однако к третьему чтению законопроект увеличил этот срок до 50 лет. Полагаем, это можно рассматривать как победу здравого смысла над сиюминутным желанием сэкономить деньги на социальных расходах.
Сроки хранения личных дел уволенных работников
Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.
Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.
Каков срок хранения личного дела, если в его состав входит трудовой договор
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.
Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.
Сроки хранения документов по личному составу (Иритикова В
Если документы по личному составу созданы до 2003 г. (т.е. крайняя дата дела должна соответствовать 2002 г. или ранее), то они подлежат хранению:
— в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности после истечения указанного срока хранения (т.е. для части дел срок хранения в этот момент может быть увеличен вплоть до постоянного) в государственных органах и органах местного самоуправления, если они являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (п. 1 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; а в современной практике такой же срок сейчас устанавливается для хранения документов на предприятиях с долями государственной или муниципальной собственности в уставном капитале);
— не менее 75 лет со дня создания — в иных организациях (п. 3 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; это означает обязательность такого срока хранения для всех остальных коммерческих и некоммерческих организаций независимо от их организационно-правовой формы);
— с даты поступления в архивное учреждение и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения — в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций (п. 2 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле).
Если документы по личному составу созданы начиная с 2003 г., то в этих же категориях организаций (ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле) срок их хранения сокращается до 50 лет со дня создания.
Однако установлен срок хранения в течение 75 лет для документов по личному составу тех граждан, которые проходят государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой (прокуратура, таможенные органы, служба судебных приставов и т.п.; ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле).
Еще обращаем ваше внимание на неудачные формулировки Закона при установлении сроков: «в течение 75 лет», «не менее 50 лет», но «со дня создания». Неизвестно, как просмотрели архивисты эту формулировку в процессе согласования законопроекта. Со дня создания сроки хранения документов никогда не устанавливались ни в отечественной, ни в зарубежной архивной практике. Документы формируются в дела, поэтому необходимо учитывать понятие «крайние даты» документов дела, т.е. даты начала и окончания дела — это дата составления/регистрации/получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное профессиональное правило исчисления сроков хранения документов: с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа/завершения дела в делопроизводстве/окончания личного дела , которое определяется датой приказа об увольнении.
———————————
Пункт 4.28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
Как происходит хранение личных дел сотрудников
Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.
- глав предприятий;
- главы предприятия;
- членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
- членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
- сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.
Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения
Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле. Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:
МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться. Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров. Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.
Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации
- своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
- приобщение поступающих материалов и их изъятие;
- выдача материалов дела, заверение копий;
- ведение внутренней описи;
- периодическая проверка состояния дел;
- закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.
Изменился срок хранения документов по личному составу
75-летний срок хранения документов по личному составу стал относиться к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных с 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет ЭПК.
1) Приказы, распоряжения; записки, заменяющие приказы, постановления и документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении, об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий, о поощрении, премировании, награждении, об отпусках с тяжелыми условиями труда, об уходе за ребенком, об отпуске без сохранения заработной платы, о перемене фамилии, о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках с вредными и тяжелыми условиями труда.
