Перечень документов для списания дебиторской задолженности
Порядок списания дебиторской задолженности
Общий срок исковой давности устанавливается в три года (ст. 196 ГК РФ). По общему правилу течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ). Таким образом, по обязательствам с установленным в договоре сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения.
В результате возникновения дебиторской задолженности происходит отвлечение средств из хозяйственного оборота учреждения, поэтому необходимо принимать все возможные меры по ее своевременному взысканию. Учреждение вправе списать дебиторскую задолженность с баланса либо после ее погашения, либо после ее признания безнадежной.
Порядок списания дебиторской задолженности
Если денежные средства вам должен индивидуальный предприниматель, вы не можете провести процедуру списания дебиторской задолженности только по причине его исключения из ЕГРИП, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списание безнадежной дебиторской задолженностикоммерсанта можно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя. То есть перед тем как списать дебиторскую задолженность следует убедиться, что сложились для этого указанные выше условия.
Важно! Признать нереальным можно долг фирмы, исключенной из ЕГРЮЛ позже 1 сентября 2014 года (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ, письмо Минфина России от 23.01.2015 № 03-01-10/1982). Если данные о фактическом прекращении работы внесены в реестр до 1 сентября 2014 года, то долги такой фирмы списываются по общим правилам.
Как списать дебиторскую задолженность если нет первичных документов
Причины отсутствия первичных актов и мотивы списания дебиторской задолженности нужно указать в бухгалтерской справке. Такие действия необходимы для оформления соответствующего приказа директора предприятия. Списать задолженность можно на счет 91 субсчет «Прочие расходы».
Кроме того, первичные документы, обосновывающие возникновение договорных отношений с дебитором, со временем могут быть потеряны. Что делать в сложившейся ситуации, будет ли такой долг считаться безнадежным? Рассмотрим, как списать дебиторскую задолженность, если нет первичных документов.
Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности в бухгалтерском и налоговом учете
Проводки по списанию на предприятии задолженности во многом зависят от резервного фонда предприятия. Если в компании присутствует резервный фонд, то руководитель фирмы создает указ о списании долга, а сотрудники бухгалтерии подготавливают проводки.
Для обеспечения финансово-устойчивого положения фирмы дебиторский долг должен превышать кредиторский. Говоря простым языком дебиторская задолженность – это имущественные претензии одного предприятия к конкретному физ. или юр. лицу, являющемуся его должником. Такой долг является неотъемлемой частью всего оборотного капитала.
Документальное оформление и списание дебиторской задолженности
Предприятие обязано хранить подтверждающие документы после списания задолженности. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» за № 129 гласит, что предприятие должно сохранять первичные учетные документы (бухгалтерскую отчетность и регистры бухгалтерского учета) в течение 5 лет. А в статье 23 НК РФ указано, что налогоплательщик должен сохранять документы, предназначенные для исчисления и уплаты налогов в течение 4-х лет.
Нереальная для взыскания дебиторская задолженность списывается с баланса предприятия, в соответствии с нормативными документами, принятыми в Положении по ведению бухгалтерского учета. Дело в том, что находящиеся на балансе суммы дебиторской задолженности участвуют при расчете чистой прибыли предприятия. Если в расчеты включать безнадежный долг, то чистая прибыль будет необоснованно завышенной. Что напрямую затрагивает интересы акционеров, собственников, других заинтересованных лиц. Бухгалтерский баланс предприятия должен правильно отражать реальное финансовое положение организации.
Списание дебиторской и кредиторской задолженности
До 01.09.2014 – не включается, поскольку исключение должника из ЕГРЮЛ не является его ликвидацией и такое основание списания дебиторской задолженности не предусмотрено п. 2 ст. 266 НК РФ. (Письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-03-06/1/5556, Письмо Минфина России от 07.07.2008 № 03-03-06/1/309, Письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-03-06/1/649)
В отличие от налогового учета, резерв по сомнительным долгам для бухгалтерских целей является на правом, а обязанностью организации при наличии сомнительной дебиторской задолженности. Поэтому если резерв по сомнительным долгам создавался, то безнадежная дебиторская задолженность списывается за счет него, а не относится на прочие расходы. Однако нужно помнить, что в бухгалтерском учете за счет резерва можно списать только ту задолженность, которая участвовала в его формировании.
Как списать безнадежную дебиторскую задолженность
Сумма НУ Дт 91.02 и Сумма НУ Кт 62.01 — на сумму списанного долга, непокрытого резервом (50 000,00 руб.). Сумма ПР Дт 91.02 и Сумма ПР Кт 62.01 — на отрицательную постоянную разницу (-50 000,00 руб.). При выполнении регламентной операции Расчет налога на прибыль за март, входящей в обработку Закрытие месяца, данная постоянная разница приводит к признанию постоянного налогового актива на сумму 10 000,00 руб.
Каким образом налогоплательщик должен списывать долги такого рода? В Постановлении Президиума ВАС РФ от 17.06.2014 № 4580/14 изложена позиция, согласно которой безнадежный долг, возникший не в связи с реализацией товаров (работ, услуг), не может участвовать в формировании резерва по сомнительным долгам (п. 1 ст. 266 НК РФ), поэтому не может быть и списан за счет резерва. Такой долг может быть учтен в составе внереализационных расходов при расчете базы по налогу на прибыль в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ.
Что нужно знать о списании дебиторской задолженности
Списать нереальный к получению дебит в расходы могут фирмы, ведущие подсчет налога на прибыль с помощью начисления. Претендовать на списание долга не имеют право плательщики ЕНВД, индивидуальные предприниматели, а также те кто использует упрощенную систему налогообложения.
Дебиторская задолженность возникает при наличии соглашения с контрагентами, когда период замены владельца товара, предоставление услуг абсолютно не совпадает с временным периодом их оплаты. В связи с этим существует список документов, которые подтверждают факт появления долга – соглашение, акт произведенных работ, график выплаты задолженности.
Основания для списания дебиторской задолженности
Важнейшая особенность списания долга в том, что оно в общем случае рассматривается как временное явление. То есть с расчетом на то, что кредитор когда-либо все же рассчитается с фирмой. Законодатель считает, что разумный срок ожидания таких расчетов — 5 лет. Как следствие — списанный долг необходимо временно отразить за балансом (п. 77 Положения по бухгалтерскому учету, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
В общем случае срок исковой давности по дебиторке составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ). Отсчитывается он с момента обнаружения кредитором факта неисполнения дебитором обязательств по договору займа. То есть — просрочки относительно даты исполнения обязательств, установленной договором и документами, составленными в рамках его исполнения — актами, счетами.
Списание безнадежной дебиторской задолженности в 2019 году
Как поступить организации, если по каким либо причинам безнадежный долг не был списан в расходы своевременно? Минфин рекомендует внести изменения в налоговую декларацию по налогу на прибыль организаций того отчетного (налогового) периода, в котором возникла безнадежная задолженность. Это нужно сделать в момент, когда он получит все необходимые документы, подтверждающие, что такая задолженность может быть признана безнадежной в соответствии с положениями статьи 266 НК РФ (см. письмо Минфина РФ от 06.04.2016 N 03-03-06/2/19410).
Пример: срок исковой давности по долгу истек в 2019 году, но по ошибке организация своевременно не отразила в отчетности это обстоятельство и не уменьшила налоговую базу 2019 года на сумму долга. Ошибка выявилась в 2019 году. При этом за 2019 год налог на прибыль оказался завышен в результате занижения внереализационных расходов, т.к. не был учтен безнадежный долг.
Просроченная дебиторская задолженность — как списать
Одним из условий для правомерного списания с учета кредиторской или дебиторской задолженности является проведение инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ), п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Пунктом 1 ст. 265 НК РФ предусмотрено, что расходы в виде сумм налогов, относящихся к поставленным материально-производственным запасам, работам, услугам, если кредиторская задолженность (обязательства перед кредиторами) по такой поставке списана в отчетном периоде в соответствии с п. 18 ст. 250 НК РФ, относятся к внереализационным расходам.
Списание дебиторской задолженности
Бывает, что у организации отсутствуют первичные учетные документы и (или) договоры, подтверждающие сумму долга. Как правило, в этой ситуации налоговики категорически против признания расходов для целей исчисления налогооблагаемой прибыли. Ведь в данном случае не соблюдаются требования статьи 252 Налогового Кодекса РФ. Для того чтобы избежать спора с налоговыми органами, целесообразно заранее озаботиться формированием полного пакета документов по дебиторской задолженности.
Безнадежную дебиторскую задолженность можно списать и в текущем периоде, даже если срок исковой давности истек раньше. В соответствии абз. 3 п. 1 ст. 54 НК РФ налогоплательщик вправе провести перерасчет налоговой базы и суммы налога за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены ошибки (искажения), относящиеся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в тех случаях, когда допущенные ошибки (искажения) привели к излишней уплате налога. Аналогичный вывод содержится и в комментарии к Письму ФНС России от 20.01.2014 № ГД-4-3/526@.
