Ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности
Гарантийное письмо об оплате задолженности: основные требрвания
Гарантию часто используют в претензионном (досудебном) порядке разрешения споров. Когда долг образовался и есть основания подачи иска в суд, но с помощью гарантийных обязательств, происходит так называемая отсрочка платежа до определенного срока. Этот инструмент закреплен в статьях 619, 715, 723, 480 Гражданского кодекса РФ, которые дают должнику дополнительный срок для устранения нарушений условий договора (например, условий об оплате).
В большинстве же случаев, гарантии все-таки составляются при нарушении сроков исполнения денежных обязательств, когда неплательщик, пытаясь избежать судебного разбирательства, направляет своему кредитору данный документ. Также в нередких случаях указанная гарантия пишется в ответ на претензию о погашении долга.
Ответ на гарантийное письмо
Возможны два варианта написания: отправитель начинает письмо со слов «Настоящим письмом гарантирую…» . затем прописывается, что именно гарантируется, сроки, иные условия и т.д. отправитель описывает гарантию и остальные детали . добавляя в конце «Выполнение условий гарантирую». Гарантийное письмо не является договором поручительства. Контрагенту можно направить гарантийное письмо почтой с описью вложения и уведомлением о вручении, а можно передать через канцелярию.
Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем. Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …».
Гарантийное письмо на оплату задолженности образец
- Стандартные реквизиты делового письма, дату составления документа и исходящий номер.
- Размер суммы, подлежащей оплате;
- Реквизиты основного документа — основания возникновения задолженности (договора, накладных, актов приемки-передачи);
- Сроки (дату) оплаты;
- Банковские реквизиты должника;
- Размер пени и штрафных санкций, которые накладываются на плательщика в случае ненадлежащего исполнения обязательств;
- Любую иную имеющую значение для сторон сделки информацию.
Часто гарантийными письмами гарантируются выполнение любых обязательств, не противоречащих действующему законодательству: например, заключение договора в определенный срок, подтверждение какой-либо информации, к примеру, о расчетном счете организации, выполнение взятых обязательств, работ, предоставление услуг или поставку продукции.
Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности
- получение отсрочки по обязательствам, предусмотренным действующим договором (например, по аренде помещения);
- увеличение поставок;
- изменение сроков существующих соглашений;
- объяснение повышения цен или изменения стоимости;
- сообщение о возникновении форс-мажорных обстоятельств, препятствующих исполнению условий договора.
- абсолютное признание неплательщиком суммы дебиторских обязательств, в связи с чем кредитор может не доказывать в суде обоснованность требований о взыскании долга;
- предотвращение судебного разбирательства и, как следствие, минимизация рисков и сопутствующих расходов;
- вступление документа в силу только после направления кредитором письменного ответа на него (если решение партнера положительное, стороны вправе подписать соглашение, протокол к действующему договору).
Образец гарантийного письма об оплате задолженности — требования к оформлению
Является часто встречающейся формой делового документоведения. В документе одна сторона-участник указывает намерение выполнить взятые обязательства в сроки и объеме согласно договору. Также это ответ, посылаемый на письмо-претензию, или же напоминание со стороны поставщика о размере и необходимости оплаты задолженности, что накопилась. Имеет рукописную и печатную формы исполнения.
Используется в отношениях по линии «поставщик – заказчик», при условии, что у лица, приобретающего товар в кредит, уже есть текущая, непогашенная задолженность. Применяется чаще как способ удержания клиентов из-за чрезмерной рискованности способа получения оплаты.
Образец гарантийного письма об оплате задолженности: как все правильно заполнить
- информирует поставщика или кредитора о невозможности соблюсти ранее обозначенные сроки в договоре в силу сложившихся обстоятельств;
- обозначает новые сроки, в которые должник сможет погасить задолженность;
- дает определенные гарантии поставщику, что обязательства будут выполнены;
- является одним из способов урегулирования спора в досудебном порядке.
Многие юристы считают гарантийное письмо документом, юридическая сила которого достаточно спорна. В целом, эта бумага представляет собой уведомление одной стороны сделки о своих намерениях по исполнению обязательств. В ГК РФ не упоминается ни образец гарантийного письма по оплате задолженности, ни правила его составления. Но это совсем не означает, что его написание не имеет никакого смысла.
Гарантийное письмо об оплате задолженности
- в верхнем правом углу письма указывается полное наименование предприятия, должность адресата, его фамилия, имя, отчество;
- в верхнем левом углу указывается исходящий номер документа, согласно журналу регистрации исходящей документации, дата регистрации;
- посередине ставиться называние документа;
- в тексте прописываем сумму задолженности, основание возникновения, делаем ссылки на пункты заключенного договора (договоров);
- указывает точный срок перечисления или прикладываем график платежей;
- если письмо написано на нескольких листах, каждый из них сверху посередине следует пронумеровать.
- Первое – документ должен нести как можно больше информации о составителе – реквизиты банковского счета, полное название организации, местонахождение банковского учреждения, в котором открыт счет;
- Второе – необходимо в письмо вставить небольшое «но», о том, что если не будет вовремя выплачиваться необходимая сумма за предпоставку или наперед выполненную услугу, то вы вправе насчитывать повышенный процент за каждый просроченный день. Это обеспечивает получение более высокой суммы, нежели по ст. 395 ГК РФ за использование в собственных целях чужих денег;
- Третье – очень важно, чтобы такая бумага была подписана главным бухгалтером, если он юридическое лицо.
Письмо-требование об оплате задолженности
- Выплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
- Гарантийное письмо. В нем должник называет точную дату, в которую погасит либо уменьшит свою задолженность. Это тоже предпочтительное развитие событий для обеих сторон существующего соглашения.
- Письмо с сообщением о невозможности возврата задолженности в указанные сроки. В этом случае существует лишь одна рекомендация – обращение в суд со всеми имеющимися на руках документами.
- Ссылка на номер договора, который был заключен и согласно которому произвелась поставка товара либо были оказаны услуги. Можно ссылаться на конкретный пункт договора, если есть возможность. Не возбраняется цитирование, если это проясняет создавшуюся ситуацию.
- Какие организации участвовали.
- Конкретная сумма долга, а также за какие товары либо услуги она причитается к выплате.
- Какие действия требуются компании-должнику. Обычно это перечисление средств на какой-либо счет. Если данные счета прописаны в договоре, то достаточно будет сослаться на подписанный обеими сторонами договор.
- Что произойдет в случае неуплаты долга. Меры могут быть как мягкие (неустойка, пени), так и жесткие (обращение в Арбитражный суд). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.
Особенности составления гарантийного письма об оплате задолженности и его образец с графиком погашения
- Содержание письма должно получиться четким, понятным и не допускающим двоякого толкования используемых в нем слов и словосочетаний.
- Язык документа – строго деловой без каких-либо сленговых выражений, просторечий или жаргонизмов.
- Излагать мысли необходимо максимально кратко, без «воды».
- Текст письма должен быть информативным, то есть сообщать адресату определенные имеющие значение для дела сведения.
В случае, если целью направления документа является предоставление отсрочки или рассрочки платежа, необходимо изложить причины такой просьбы, и приложить для большей убедительности документы, подтверждающие доводы отправителя. Возможно указание на неблагоприятное финансовое состояние должника в текущий момент.
Гарантийное письмо об оплате задолженности
Единственный «плюс» гарантийного письма — это тот факт, что оно прерывает срок исковой давности. К примеру, после того, как кредитор получил гарантийное письмо с признанием факта наличия долга, срок исковой давности, предусмотренный по общему правилу в 3 года, исчисляется заново.
Данный документ может считаться одним из вариантов обеспечения обязательств и применяется не только в деловых отношениях юридических лиц, но и в ходе взаимодействия граждан и индивидуальных предпринимателей (физических лиц). Являясь одним из видов документов деловой переписки, гарантийное письмо содержит письменное подтверждение одной из сторон сделки выполнения определенных условий или действий в будущем.
Получение гарантийного письма об оплате задолженности
Важной особенностью является тот факт, что в Гражданском кодексе отсутствует понятие гарантийного письма, что дает основания считать подобный документ скорее мерой психического воздействия на одну из сторон соглашения, нежели официальным подтверждением. Тем не менее, подобный документ может с успехом использоваться в ходе судебного разбирательства, как доказательство.
- Название компании, а также ФИО отправителя письма.
- ИНН и КПП отправителя.
- Адреса отправителя, причем как фактический, так и юридический.
- Полное наименование фирмы, а также ФИО адресата.
- Изложение гарантий, предоставляемых получателю письма, а также указание обстоятельств и сроков, в которые указанная сумма задолженности будет погашена. Нелишним будет указать график погашения, а также дату договора, по которому обязательства не исполнены.
- Подпись или гербовая печать (в случае её наличия) отправителя.
- Подписи бухгалтера и дата составления письма.
Как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности
Составлять письма с гарантиями могут и физические, и юридические лица, коммерческие и некоммерческие организации. Они же могут выступать и адресатами гарантийного документа. То есть одно и то же лицо может быть субъектом и объектом различных договорных отношений в сфере предоставления гарантий по погашению задолженности.
Гарантийное письма всегда следует в ответ на предыдущее письмо-претензию. Если один из контрагентов получил гарантийное письмо об уплате задолженности не обязательно отвечать на него, особенно в случае получения денег в срок или при сотрудничестве с постоянными, проверенными клиентами.
