Делопроизводство как нумеровать журнал
Нумерация журналов
Коллеги подскажите специалисту фигову
Нашел вот что.
«Берете журнал. Делаете два отверстия внизу журнала (сантиметров примерно 2-3, широкое расстояние смотрится не очень красиво). Втягиваете ниточку (желательно толстенькую) с последней страницы к первой, нанизываете картоночку шириной 1,5 на 3,5 см примерно, чтобы ниточка-петелька не резала странички. Продеваете ниточку обратно на последнюю страничку. На обороте ниточку завязываете. концы оставляете свободными. Наклеиваете небольшую бумажку (примерно 5*5см и лучше очень тоненькую , а не картонку). Пишите, начиная с чистого места возле нее и захватывая место на бумажке : «В настоящей книге («журнале -что именно у вас») пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ХХ(цифра)(Прописью)листов». Ставите должность, подпись расшифровку подписи и дату. Скрепляете печатью организации. P.S. бумажечку наклеиваете, захватывая, на узелочек ниточек на последней страничке и захватывая слегка концы (их длина примерно 5-6 см) свободных ниточек»
Нумерация документов, группируемых в дело, производится с целью обеспечения их сохранности и закрепления порядка их расположения. Нумерация листов документов в составе дел выполняется карандашом, арабскими цифрами, в прямом (возрастающем) порядке, в правом верхнем углу листа (см. также рис. 3.27).
Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации
Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет. Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал (книга) должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица.
Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается. Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы.
Кадровое делопроизводство: журналы учета
Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.
Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:
Как пронумеровать страницы в журнале а не листы
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.
- Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
- Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.
Форум инженеров по охране труда Беларуси
184. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).
184. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).
Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы
Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.
- листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
- лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
- если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
- если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
- склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.
Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).
Как прошить журналы для кадрового учета
Отверстия проделываются максимально близко к переплету, с тем, чтобы они не занимали много пространства внутри журнала. Для прошивки журнала кадрового учета в 2019 году вполне достаточно двух дырок. Если они проделываются вручную, то между ними следует оставить расстояние 6-10 см. Располагаются отверстия примерно посередине книги. В некоторых случаях прошивают журнал в 3,4 или 5 дырок.
Нужен для фиксации количества листов во избежание их вырывания. Это небольшой кусок бумаги (например, 10 на 10 см), на котором напечатано или написано от руки «Пронумеровано и прошнуровано «количество» страниц». Лист наклеивается на узел и часть нитей с помощью клея ПВА или клея-карандаша, после чего на нем проставляется подпись начальника, дата фиксации и печать предприятия (захватывая и сам лист, и часть обложки).
Каковы основные правила ведения документации по делопроизводству: правила прошивки, нумерации, какие журналы и учетные книги необходимы
2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. В журналах нумерация листов выполняет такую же функцию : исключат возможность дополнительной вклейки или удаления листов. Необходимо пронумеровать все листы в журнале. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале. Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
и печатью ___ (_______________________) лист___ Генеральный директор
ЗАО «ЗАО» ___________________________________ И.И. Иванов Образец сшивания документов указан ниже по тексту.
Нумерация приказов по кадрам
#14 19 февраля 2009, 8:23 На приказы по основной деятельности нужно завести журнал учета. По нему присваивать номер по порядку. Я для себя оставляю один-два раза в месяц резервный номер, т.е.
если нужно будет сделать приказ задним числом. И все. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
При этом для каждой категории приказов можно предусмотреть отдельный буквенный индекс. В небольших организациях с незначительным количеством сотрудников, вводить специальные буквенные индексы для обозначения каждого вида кадрового приказа нерационально.
Журнал регистрации входящих документов
О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.
В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.
Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.
- Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
- Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.
