Журналы как элемент делопроизводства
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).
Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).
Журнал Делопроизводство
Организация документационно -информационного обеспечения в государственном учреждении «Центр занятости населения Переволоцкого района» Оренбургской области информационного обеспечения в государственном учреждении «Центр занятости населения Переволоцкого района» Оренбургской области
Журнал «Делопроизводство» представляет интерес для людей всех профессий, чья деятельность связана с документами. Кроме общих вопросов, освещает журнал кадровое делопроизводство, бухгалтерское и другие узкоспециализированные направления. В журнале «Делопроизводство» можно читать информацию по следующим вопросам:
Понятие делопроизводства, его элементы
4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:
Журналы как элемент делопроизводства
Оперативный анализ выходящей документации является задачей руководителя компании и ее структурных подразделений. Итогом рассмотрения входящих документов делопроизводства становится вынесение резолюции, поясняющей, кто должен стать исполнителем распоряжения руководства, какие поручения даются этому сотруднику и каков срок их исполнения. Документы с резолюцией руководителя передаются на исполнение в тот же день под роспись в журнале регистрации входящих документов.
Положение о делопроизводстве — документ, который определяет правовое положение данного подразделения компании. В нем фиксируют задачи, функции, права, ответственность и характер взаимодействий с другими отделами. В должностных инструкциях прописывается то, как распределяется объем работы между работниками. При распределении необходимо учитывать квалификацию сотрудников, технологии ведения делопроизводства и объем работ.
Шпаргалка делопроизводителя
Организация сама выбирает способ регистрации документов и закрепляет его в Инструкции по делопроизводству . На практике бывает и такое, что регистрация входящих и исходящих вообще не ведется. Документы просто складывают в шкаф. Как ищут? Надеются, на память офис-менеджера .
Журнал регистрации документа. Этот способ выбирают организации, которые уверены, что на бумаге надежнее. Ими также пользуются для дублирования регистрации в системе электронного документооборота. Для уверенности, что документ точно найдется. Образцы журналов регистрации документов смотрите ниже.
SNAU СНАУ
1. Делопроизводство — Это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий. Основными элементами делопроизводства являются письменные документы и документирования, а именно создание документов.
Делопроизводство в учреждениях организуется в зависимости от их вида, особенностей работы, объема документооборота. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих, внутренних документов в год. В зависимости от объема документооборота учреждения делятся на четыре категории: с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год, от 25 000 до 100 000 документов, 10 000-25 000 документов в год; до 10 000 документов в год.
Основы делопроизводства и документооборота для новичков
Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.
Делопроизводство и документооборот на предприятии
Вы можете оформить подписку на журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии на 2019 год онлайн или заказать по телефону (499) 704-13-05. Стоимость подписки на журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии и другие издания из рубрики «Делопроизводство» актуальны на 13.12.2019.
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» адресован руководителям и специалистам специальных служб ДОУ (отделов документационного обеспечения управления, канцелярий, архивов, секретариатов, управлений делами), словом, всем тем, кто профессионально работает с документами.
Как организовать ведение делопроизводства с нуля
Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.
Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.
Документы в истории российского делопроизводства
Изданный в 1720 г. Генеральный регламент на законодательном уровне закрепил использование документов как уже существовавших, так и новых. Например, В 1719 г. были изданы документы (наказы, инструкции), которые впервые подробно регламентировали порядок деятельности местных учреждений и делопроизводства в них.
Формирование служилой бюрократии начинается уже в Древнерусском государстве. Тогда же возникают документы, характерные для этого и следующего – приказного – периода делопроизводства. Количество наименований их, известных из Судебника 1550 г., не очень велико: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные, – однако некоторые имеют разновидности.
Понятие делопроизводства, его элементы
5. Тексты документов, представляемых на регистрацию, должны быть написаны разборчиво, наименования юридических лиц — без сокращения, с указанием их мест нахождения. Фамилии, имена и отчества физических лиц, адреса их мест жительства должны быть написаны полностью.
В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.
Понятие делопроизводства и его основные элементы
За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами органа внутренних дел, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель (начальник) подразделения-исполнителя документа.
Дела выдаются сотрудникам, которым разрешено ознакомление с ними, под подпись в карточке учета выдачи дел и подлежат возврату до конца текущего рабочего дня. По указанным карточкам подразделение делопроизводства и режима или лицо, ответственное за ведение дела, осуществляет контроль за своевременным возвращением дел.
