Заверение трудовых книжек с 1 июля 2019
Как заверять копии трудовой книжки с 1 июля 2019
Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы (). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2019, о которых мы поговорим далее.
Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копия трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.
Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля
Чтобы получить копию своей трудовой книжки с 1 июля 2019 года, работник должен принести заявление с такой просьбой на имя руководителя. Причину сотрудник вправе не указывать. Статья 62 Трудового кодекса отводит работодателю на то, чтобы подготовить документ, три рабочих дня.
- указание верности данных («Верно»).
- дата заверения,
- должность и ФИО заверителя копии,
- подпись с расшифровкой ответственного лица-заверителя,
- запись о трудоустройстве сотрудника на день заверения (если нет информации о ближайшем увольнении),
- запись о месте хранения оригинала.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2019 году
Но в конце 2016 года появился новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 со сроком введения с действие с июля 2019 года («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.). Правда, незадолго до плановой даты вступления в силу этого документа Росстандарт выпустил приказ от 25.05.2019 № 435-ст, которым введение нового ГОСТа отодвинули на год. Актуальная дата введения нового стандарта – 1 июля 2019 года.
Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2019 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.
Заверение трудовых книжек с 1 июля 2019
- слово «Верно»
- наименование должности лица, заверившего копию
- его собственноручную подпись
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
- дату заверения копии (выписки из документа)
- надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)
- Письмо ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление незаверенных копий документов)
- Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»
Что изменилось в оформлении копии трудовых книжек с
К сведению:
1. В соответствии со ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» применение национального стандарта (в т.ч. ГОСТ-2016) является добровольным.
2. Требования, аналогичные ГОСТ-2016, содержит приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Обоснование вывода:
Пунктами 3.1.23-3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) предусмотрено, что копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, а заверенной считается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Требования к порядку заверения копий документов утверждены п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ)*(1). В соответствии с этой нормой государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью; на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Пункт 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее — ГОСТ — 2016) и вступившего в силу с 1 июля 2019 года, определяет правила проставления заверительной надписи на копиях документов: отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). При этом нововведением является требование к реквизиту «отметка о заверении копии» при заверении копии документа, предоставляемого в другую организацию. Так, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N. за . год»), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и должна проставляться, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «М.П.» («Место печати») (п. 5.24 ГОСТа -2016).
Следует отметить, что Указ устанавливает порядок выдачи копий документов, исходящих от предприятий, учреждений и организаций, а ГОСТ-2016 содержит требования к оформлению организационно-распорядительных документов, но трудовая книжка к таковым документам не относится. Так согласно ч. 1 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Однако, учитывая отсутствие специального порядка заверения копий трудовых книжек, полагаем, что работодатель может заверять их в том же порядке, какой предусмотрен Указом и ГОСТ-2016 (требования которых практически идентичны).
Поскольку ни Указ, ни ГОСТ-2016 не указывают, каким образом должна заверяться копия документа, состоящего из нескольких листов, то целесообразно воспользоваться разъяснениями, данными в письме Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142.
Новые правила заверения копии трудовой книжки с года — новый ГОСТ
Помимо того, что работник может попросить копию своей трудовой книжки для предоставления в банк, органы соцзащиты, для другого работодателя и т.п, копия этого документа может быть нужна и самой компании-работодателю. Например, если организация подает заявление на возмещение выплаченных пособий.
Обратите внимание — работник не обязан сообщать, для чего ему нужна копия трудовой книжки и в какую именно стороннюю организацию он будет ее предоставлять! А вот работодатель обязан предоставить такую копию в трехдневный срок после подачи заявления работником.
Заверение документов с 1 июля 2019 года: что меняется в связи с новым ГОСТом
- Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
- Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
- Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
- Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
- Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.
Заявление слесаря-сантехника механического цеха Васильева А.К. попало для исполнения к сотруднице отдела кадров Гарафеевой Э.Б. Она была в курсе последних нововведений, связанных с появлением ГОСТа Р 7.0.97-2016. Поэтому по новым правилам оформила заверительную надпись на запрошенных копиях:
Как с 1 июля 2019 года заверять копии документов по новому ГОСТу
Заявление слесаря сантехника механического цеха Васильева А.К. попало для исполнения к сотруднице отдела кадров Гарафеевой Э.Б. Она была в курсе последних нововведений, связанных с появлением ГОСТа 7.0.97-2016. Поэтому по новым правилам оформила заверительную надпись на запрошенных копиях:
Не стоит немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть три дня на исполнение вашей просьбы. Отказать он вам не может, но и обязанности немедленного предоставления запрашиваемых дубликатов у него тоже нет по закону.
Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля
Новым ГОСТом нужно руководствоваться и для оформления любых других документов — договоры, приказы, письма и т.д. Если не соблюдать ГОСТ, компания рискует. Неверно подписанный оригинал документа будет не действителен. Также возможны споры с контрагентами. Как оформлять документы по новому стандарту смотрите на образце с подсказками.
- указание верности данных («Верно»).
- дата заверения,
- должность и ФИО заверителя копии,
- подпись с расшифровкой ответственного лица-заверителя,
- запись о трудоустройстве сотрудника на день заверения (если нет информации о ближайшем увольнении),
- запись о месте хранения оригинала.
Новые правила: с 1 июля 2019 года заверять копию трудовой книжки будут по-новому
Чтобы получить полноценную копию трудовой книжки, нужно заверить каждый лист копии. Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, в бухгалтерии могут поступить так. На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделать запись: «Копия».
В том случае, если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей должна быть внесены текущая дата и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.
Новые правила заверения копии трудовой книжки с года
- Ставятся все нужные реквизиты, как и в случае с копиями для внутреннего пользования: от слова «Верно» до даты заверения.
- Указывается место хранения оригинала трудовой. Пишется фраза «Подлинник документа находится в ООО «Труд» в деле №50 за 2019 год» (пишутся нужные сведения).
- Если у организации есть печать, ее тоже требуется ставить. Причем она не должна захватывать собственноручную подпись лица, заверявшего копию.
Кроме того, что сотрудник может запросить копию трудовой для банка, органы социальной защиты, для другого работодателя и пр., копия данного документа может оказаться нужной для самой организации-работодателя. Скажем, если она подает заявление на возмещение выплаченных пособий.
Новый ГОСТ Р -2016: как с 1 июля 2019 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
Следует иметь в виду, что некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены. Речь идет, в частности, о таких реквизитах, как код организации (реквизит 04), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) и других.
