Скачать журнал учета приказов по личному составу образец
Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии
При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.
Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.
Оформляем журнал регистрации приказов по личному составу
Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:
Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно о приеме на работу, отдельно о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.
Журнал регистрации приказов по личному составу
Прежде всего, следует отметить, что приказы по личному составу — это документы распорядительного характера, касающиеся сотрудников организации — приказы о приеме на работу, увольнении, о предоставлении отпуска, о переводах, дисциплинарных взысканиях, поощрениях и т.д.
- номер по порядку;
- регистрационный номер приказа по личному составу;
- дата формирования документа;
- содержание документа — о чем приказ;
- лицо, которое подписало приказ;
- сведения об исполнителе;
- сведения о сотрудниках, которые должны быть под роспись ознакомлены с приказом;
- отметка о направлении в дело.
Журнал регистрации приказов по личному составу
У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.
Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.
Вы здесь
- “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- “КМ” – приказы по командировкам работников.
- “К” – кадровые.
- “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
- Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
- Номер приказа и его дата издания.
- Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
- ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
- Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
- Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.
Журнал регистрации приказов (скачать)
Как правило, в организации предусмотрена регистрация и систематизация не только приказов, но и других документов. К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов.
Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале. Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения. Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании. Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации. К примеру, для приказов, которые составлены при отправлении сотрудников в отпуск, вначале может стоять буква «О», буква «В» может означать приказы, содержащие дисциплинарное взыскание, а сочетание букв «КМ» указывать на приказы по отправке работников в командировку.
Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме
- Номер записи. Каждой записи присваивается свой собственный номер.
- Дата приказа.
- Номер приказа по кадрам.
- Вид приказа (приём сотрудника, его перемещение, увольнение и др.). Краткое содержание приказа (пункт назначения, срок направления в командировку и др.).
- ФИО сотрудника или сотрудников, на которых был издан приказ.
- Основание (номер письма или трудового договора, или дополнительного соглашения и др.).
При помощи электронной формы документа будет достаточно просто собрать эту информацию. Бумажный вариант нужно будет долго и внимательно просматривать, а если нужно будет изучить деятельность сотрудника, например, за четыре года, то в таком случае процесс займёт очень много времени.
Журнал регистрации приказов по личному составу
Каждый утверждаемый приказ должен быть зарегистрирован в данной журнале. В момент внесения регистрационной записи в журнал приказ получает индивидуальный номер, который прописывается на самом приказе. Нумерация у каждой организации может быть своя, для упрощения могут быть использованы, помимо цифр, также и буквенные обозначения.
- номер по порядку;
- регистрационный номер приказа по личному составу;
- дата формирования документа;
- содержание документа — о чем приказ;
- лицо, которое подписало приказ;
- сведения об исполнителе;
- сведения о сотрудниках, которые должны быть под роспись ознакомлены с приказом;
- отметка о направлении в дело.
Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)
- об организационно-правовой форме и наименовании организации;
- видах регистрируемых документов (в данном случае это приказы по личному составу);
- дате начала и окончания ведения журнала;
- лице, ответственном за ведение журнала (наименование должности, Ф.И.О.);
- сроке хранения.
- порядковый номер записи;
- дату издания распорядительного документа;
- номер распорядительного документа;
- вид приказа и его краткое содержание (например, приказ о приеме на работу с указанием должности, даты приема, структурного подразделения и т. д.);
- Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
- наименование и реквизиты документа, послужившего основанием для издания соответствующего приказа.
Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме
При помощи электронной формы документа будет достаточно просто собрать эту информацию. Бумажный вариант нужно будет долго и внимательно просматривать, а если нужно будет изучить деятельность сотрудника, например, за четыре года, то в таком случае процесс займёт очень много времени.
- Номер записи. Каждой записи присваивается свой собственный номер.
- Дата приказа.
- Номер приказа по кадрам.
- Вид приказа (приём сотрудника, его перемещение, увольнение и др.). Краткое содержание приказа (пункт назначения, срок направления в командировку и др.).
- ФИО сотрудника или сотрудников, на которых был издан приказ.
- Основание (номер письма или трудового договора, или дополнительного соглашения и др.).
Как правильно вести журнал регистрации приказов
- Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
- Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
- Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
- Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
- В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
- В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.
После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).
Журнал регистрации приказов по личному составу
Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
