С чего начать кадровый учет на предприятии
Установление кадрового учета на предприятии с нуля
На любом предприятии, даже имеющем в своем составе всего одного наемного сотрудника необходим контроль за персоналом. В независимости от формы налогообложения, вида деятельности или специфики производства должен присутствовать человек, отвечающий за полноту и правильность оформления учетной документации. Это требование российского трудового законодательства распространяется на индивидуальных предпринимателей (ИП).
Если кадровый учет в запущенном состоянии его можно восстановить. Чем более долгий период не велась нормальная работа, тем тяжелее это будет сделать. Для начала, нужно найти опытного, ответственного работника, хорошо знающего российское трудовое законодательство.
Кадровый учет с нуля пошагово
Как уже было отмечено ранее, существует два способа определения того, кто будет заниматься ведением учета кадров на предприятии. В целом это зависит от того, сколько человек планируется трудоустроить для достижения целей (как правило, цель предприятия – организация коммерческой деятельности для получения прибыли).
Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником. Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно. Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2019
- бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок «Трудовые книжки» (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
- большая справочная база, доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик» (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
- наши лучшие книги по кадровому делопроизводству.
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.
С чего начать кадровый учет на предприятии (нюансы)
- Утверждение локальной документации. Анализ трудового законодательства позволяет определить ряд внутренних документов предприятия, без принятия которых фирма не может обойтись. К их числу относятся:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- отпускной график; Скачать правила внутреннего
распорядкаСкачать штатное расписаниеСкачать график отпусков - положение об оплате труда;
- положение о работе с персональными данными сотрудников;
- инструкции по охране труда. Скачать форму положенияСкачать форму положенияСкачать форму инструкции
- Общая инвентаризация существующих в компании кадровых документов.
- Проверка наличия и комплектности представленных документов.
- Анализ трудовых договоров, заключенных с сотрудниками.
- Изучение штатного расписания на предмет полноты отраженных в нем данных.
- Проверка наличия и оформления трудовых книжек сотрудников.
Кадровый учет в ООО с нуля — пошаговая инструкция
- Протоколы о том, что Общество было создано.
- Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
- Заключения от органов по контролю.
- Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
- Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
- Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
- Положения о созданных филиалах организации.
- Список аффилированных лиц.
- Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
- Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.
- Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
- Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
- Переписки по службе (внутренние).
- Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
- Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).
Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии
Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.
Учет кадров компании с оформлением первичной документации (личное дело и листок, приложение к личному листку). Ведение личного дела.
Как правильно вести кадровый учет на малом предприятии
Как правило, это происходит в маленьких фирмах с целью экономии. Да и смысла нет на два-три человека вводить дополнительную единицу в штат. В данном случае схема получается такая: руководитель оформляет работников, а главный бухгалтер начисляет им зарплату. Основным законом, который регулирует отношения сотрудника и работодателя, является Трудовой Кодекс РФ. Именно он определяет права и обязанности обеих сторон.
- Если ИП впервые оформляет работника, ему нужно будет пройти процесс регистрации в некоторых территориальных органах в статусе работодателя. А конкретнее — в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Существуют определенные сроки на такую процедуру:
- 10 дней при оформлении в ФСС;
- 30 дней на постановку на учет в ПФР.
С чего начать кадровый учет на предприятии
Пожалуй, самым сложным в кадровом учете является самое начало, момент так сказать его становления – оформление документации. Именно этим на первоначальном этапе должен заняться кадровый работник или сам руководитель, если в штате организации отсутствует кадровик.
Все копии остаются в отделе кадров, а подлинники работодатель имеет право потребовать в любое время для ознакомления с ними. Трудовую книжку заводят в отделе кадров или, если она уже имеется у сотрудника, то он обязан предоставить ее в отдел кадров. Трудовая книжка является основным документом о деятельности сотрудника и его трудовом стаже и оформляется работодателем в течение первых пяти рабочих дней, согласно статье 66 ТК РФ. Кроме трудовой книжки в отделе кадров с сотрудником организации заключают трудовой договор не позднее трех рабочих дней с момента допуска его к работе. В трудовом договоре должны быть указаны условия труда, размер заработной платы, возможные доплаты и надбавки.Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий
Документ от ФНС о присвоении нанимаемому сотруднику ИНН необходим работодателю для уплаты за него подоходного налога, а также взносов по всем внебюджетным фондам. Однако справка ИНН не входит в перечень обязательных документов при трудоустройстве. Таким образом, работодатель не вправе требовать её наличия у оформляемого работника.
- заявление работника об увольнении (собственное желание сотрудника, работодатель предупреждается за 2 недели);
- соглашение между работодателем и работником о прекращении трудовых отношений (расторжение договора по обоюдному желанию сторон);
- уведомление об окончании периода действия договора, посредством которого были ранее оформлены трудовые отношения.
С чего начать кадровый учет на предприятии (нюансы)
- руководитель может получать в полном объеме информацию о состоянии кадрового учета предприятия, анализировать ее и принимать управленческие решения;
- кадровики осуществляют работу согласно требованиям трудового права: учитывают движение кадров, ведут учет личных данных персонала, анализируют кадровый состав, осуществляют учет рабочего времени;
- согласуется работа кадровой службы, расчетного отдела и бухгалтерии, что способствует правильному и своевременному расчету и выплате зарплаты сотрудникам.
- Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
- Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
- Создание документации:
- для начала документально оформляется директор;
- далее составляется штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка;
- разрабатывается форма трудового договора, который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
- готовятся остальные важные бумаги и журналы;
- необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и выдачу трудовых руководителем;
- после этого начинается официальный прием работников.
- Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.
Справочник Бухгалтера
При увольнении работник (за исключением случаев увольнения работника по инициативе нанимателя) пишет заявление об увольнении, которое также регистрируется в журнале регистрации, передается на подпись директору и, в случае положительной резолюции, оформляется приказ об увольнении. После сдачи работником обходного листа специалист по кадрам выдает работнику трудовую книжку.
Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.Ведение кадрового учета
- документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
- документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).
- приказы по личному составу (о перемещении персонала, о поощрении, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
- приказы по личному составу (о взыскании, очередном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
- нормативную документацию фирмы (положения, инструкции, контроль рабочего времени).
