Порядок принятия к учету библиотечного фонда безвозмездно
Учет библиотечного фонда бюджетного учреждения (Киселева В
— принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств, поступивших в порядке возмещения в натуральной форме ущерба, причиненного виновным лицом, отражается на основании подписанного бюджетным учреждением и виновным лицом Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031):
Согласно указаниям п. 8.1 Инструкции N 590 индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации без присвоения инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
Учет библиотечного фонда
Как определено Законом о бухгалтерском учете*(3), обязательная проверка библиотечного фонда осуществляется:
– при смене материально ответственного лица;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
– в случае стихийного бедствия, пожара или в других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
– при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
– при реорганизации и ликвидации библиотеки.
Сроки проверки прописаны в Письме Минфина РФ от 04.11.1998 N 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов»:
– наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, – ежегодно;
– редчайшие фонды – один раз в 3 года;
– ценные фонды – один раз в 5 лет;
– фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;
– фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;
– фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;
– фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.
Величина и движение фонда измеряются в основных и дополнительных единицах. Основными единицами являются (п. 4.2.1 Инструкции N 590):
– название – каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;
– экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.
Дополнительными единицами считаются (п. 4.2.2 Инструкции N 590):
– годовой комплект – совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда;
– метрополка – международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м. стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами;
– переплетная единица (подшивка) – совокупность номеров периодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.
Поступившие документы в целях учета разделяются на документы:
– постоянного хранения. Такому учету подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов;
– длительного хранения. Указанному учету подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков;
– временного хранения. Данному учету подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключающиеся из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.
Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт). При отсутствии листа составляется акт приема (приложение 5 к Инструкции N 590).
Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях Книги суммарного учета библиотечного фонда или другой форме суммарного учета (п. 7.2 Инструкции N 590):
– часть 1 – «Поступление в фонд»;
– часть 2 – «Выбытие из фонда»;
– часть 3 – «Итоги движения фонда».
Внесение в книгу периодических изданий осуществляется на основании акта, составляемого получателем по мере поступления изданий.
Индивидуальный учет каждого экземпляра документа осуществляется методом инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или путем регистрации без присвоения номера. Различают следующие формы индивидуального учета документов: книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета). Также документы могут отражаться в регистрационной карточке на определенный вид издания. Указанные формы в обязательном порядке должны содержать (п. 8.3 Инструкции N 590): дату записи, номер записи в Книге суммарного учета библиотечного фонда, инвентарный номер, фамилию автора и заглавие, год издания, цену, отметку о проверке, номер акта выбытия.
Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, аудиовизуальных документов, микроформ, электронных изданий осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.
Индивидуальный учет программ для ЭВМ и баз данных ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета с отражением в них следующих сведений:
– дата поступления;
– название программы ЭВМ или базы данных;
– наименование создателя (юридическое или физическое лицо);
– дата создания программы;
– цена приобретения;
– носитель информации (CD-ROM, мультимедиа, дискета).
При выбытии документов из библиотечного фонда оформляется акт об исключении. Кроме того, выбытие отражается в Книге суммарного учета и в формах индивидуального учета фонда (п. 9.1 Инструкции N 590).
Акт содержит сведения о документах, исключаемых по одной из следующих причин: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)). Подтверждением причин исключения являются прилагаемые к акту документы.
Подтверждением факта невозможности взыскания задолженности с читателя являются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате документов, направленные библиотекой в адрес читателя в виде заказного письма или открытки с уведомлением, а также справки из адресного стола, отказ на взыскание по исполнительному листу.
В случае погашения читателем задолженности по утерянному документу иным документом этот факт фиксируется в Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных.
При возмещении ущерба в денежной форме принятие денег отражается по приходному кассовому ордеру.
Акты на списание визируются комиссией по сохранности фондов или другим коллегиальным органом по фондам при дирекции. Завизированные акты утверждаются директором библиотеки, заместителем директора или другим уполномоченным на то лицом, за исключением случаев, регламентированных законодательством.
Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов или по текущей рыночной стоимости в случае, когда фонд уже переоценен (п. 9.13 Инструкции N 590).
В случае утери или хищения ценных и редких книг для определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. Решение комиссии об оценке изданий и других материалов оформляется соответствующим актом. Взыскание ущерба осуществляется исходя из отраженной в акте стоимости ущерба.
К сведению. Библиотечное дело – отрасль информационной, культурно-просветительской и образовательной деятельности, в задачи которой входят создание и развитие сети библиотек, формирование и обработка их фондов, организация библиотечного, информационного и справочно-библиографического обслуживания пользователей библиотек, подготовка кадров работников библиотек, научное и методическое обеспечение развития библиотек (ст. 1 Федерального закона N 78-ФЗ).
Особенности учета предметов библиотечного фонда
Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. При этом регистрами индивидуального учета являются регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается считать также регистрами индивидуального учета топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, составляемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистрами суммарного учета признаются книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета.
Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению их сохранности. Такой учет ведется библиотеками в соответствии с порядком, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее – Порядок № 1077). Внутрибиблиотечный учет включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытие из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.
Учет библиотечного фонда: новации с 2019 года
Напомним, что для объектов библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (п. 54 Инструкции № 157н, приложение 5 к Приказу Минфина РФ № 52н).
По общему правилу активы, составляющие библиотечный фонд учреждения (за исключением периодических изданий), принимаются к учету в качестве объектов основных средств. С 2019 года организовывать учет таких объектов следует по-новому. Основание – федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 257н (далее – СГС «Основные средства», стандарт). О том, как вести учет библиотечного фонда в свете положений названного стандарта, расскажем в консультации.
Бухгалтерский учет библиотечного фонда
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись дебет счета учета кредит счета учета 1 Отражение в учете счета за объекты для комплектования библиотечного фонда 0 10631 310
0 30231 730 2 Отражение в учете счета за услуги по комплектации 0 10631 310
0 30226 830 3 Отражение в учете счета за услуги по доставке 0 10631 310
0 30222 830 4 Отражение в учете принятия к учету приобретенных объектов библиотечного фонда по сформированной цене 0 10137 310 0 10631 310 Учредитель может специально выделить бюджетному учреждению средства в форме субсидии на иные цели для приобретения объектов библиотечного фонда. В таком случае оплату следует отражать в учете по коду финансового обеспечения «5». Но затем приобретенные таким путем объекты библиотечного фонда должны быть отражены в учете по коду финансового обеспечения «4». То есть следует перенести сумму произведенных вложений в основные средства с одного кода финансового обеспечения на другой. Такую операцию следует отражать в учете в корреспонденции со счетом 030406000[A20] .
Приобретение объектов библиотечного фонда за счет средств субсидий на иные цели.
№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись дебет счета учета кредит счета учета 1 Отражение в учете счета за объекты для комплектования библиотечного фонда, подлежащего оплате за счет средств субсидий на иные цели 5 10621 310
5 10631 310 5 30231 730 2 Оплата объектов библиотечного фонда за счет средств субсидии на иные цели 5 30231 830 5 20111 610 3 Списание вложений в объекты библиотечного фонда за счет средств субсидий на иные цели для переноса 5 30406 830 5 10621 310
5 10631 310 4 Перенос сумм вложений в объекты библиотечного фонда на другой код финансового обеспечения 4 10621 310
4 10631 310 4 30406 730
Библиотечный фонд: порядок учета
Для ведения суммарного учета в библиотеках образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы Книги суммарного учета библиотечного фонда дифференцированно: для библиотек высших учебных заведений, для библиотек средних специальных учебных заведений, для библиотек общеобразовательных учреждений. Формы книг приведены в Приложениях 1, 2, 3 к Методическим рекомендациям (п. 7 Методических рекомендаций).
Налог на прибыль.При осуществлении образовательными учреждениями предпринимательской деятельности (деятельности, приносящей доход) у них возникают обязанности по уплате налога на прибыль. В связи с этим необходимо правильно учесть расходы на приобретение объектов библиотечного фонда.
Учет библиотечного фонда в бюджетном учреждении
Первоначальной стоимостью библиотечных фондов, полученных по договору дарения, признаются их рыночная стоимость на дату принятия к бюджетному учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования (п. 13 Инструкции N 148н).
Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия. В «Примечании» указываются наличие и вид приложения к основному документу.
Порядок учета библиотечных фондов
- бюджетные ассигнования и другие поступления от учредителей;
- доходы от платных форм деятельности;
- платежи за оказание услуг по договорам с юридическими и физическими лицами;
- добровольные пожертвования, субсидии, средства, полученные по завещаниям;
- кредиты банков и иных кредитных учреждений;
- другие доходы и поступления в соответствии с законодательством РФ.
- наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, — ежегодно;
- редчайшие фонды — один раз в 3 года;
- ценные фонды — один раз в 5 лет;
- фонды библиотек, имеющих до 100 000 учетных единиц, — один раз в 5 лет;
- фонды библиотек, имеющих от 100 000 до 200 000 учетных единиц, — один раз в 7 лет;
- фонды библиотек, имеющих от 200 000 до 1 млн учетных единиц, — один раз в 10 лет;
- фонды библиотек, имеющих свыше 1 млн учетных единиц, — поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.
Как вести учет библиотечного фонда
- Подготовка файлов, которые нужно списать.
- Формирование комиссии, ответственной за исключение.
- Ознакомление участников комиссии с бумагами, которые нужно списать.
- Подготовка файлов на выбытие.
- Заключение акта о списании.
- Подготовка бумаг, подтверждающих утрату файлов.
- Утверждение акта о выбытии.
- Направление акта в бухгалтерию, его регистрация.
- Фиксация изменений в учетной документации.
- Проведение процедур по перераспределению файлов.
- Уведомление учредителя о том, что состав имущества изменился.
В пункте 38 Инструкции №157н указано, что все объекты, включенные в фонды, считаются ОС вне зависимости от продолжительности их использования. Траты на покупку объектов для формирования фонда фиксируются по коду направления расходов 244 и статье 310 «Повышение стоимости ОС».
Порядок принятия к учету библиотечного фонда безвозмездно
— поступившие в фонд документы не делятся на документы постоянного и длительного хранения. Выделению подлежат только документы временного хранения отдельных видов изданий по объему и по характеру информации (ГОСТ 7.60-90), которые не ставятся на баланс. К ним относятся: брошюры (объем — до 48 страниц), листовки (объем — до 4 страниц), календари, плакаты, методические разработки, программы, материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения библиотеки вправе определять самостоятельно) ;
Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована . В все графы заполняются как при индивидуальном учете: каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется;
Пожертвование в бюджетном учреждении и налоги
Из статьи 572 ГК РФ следует, что по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или третьим лицом.
Если оценить выявленные излишки учреждение не может, оно вправе привлечь на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов экспертов или воспользоваться для этих целей услугами оценщиков. При этом необходимо сопоставлять понесенные расходы на оплату услуг оценщиков со стоимостью излишков, а также другими факторами (необходимость срочной оценки, наличие целевых ассигнований на оплату услуг по оценке и т. п.). Услуги оценщиков отражаются в учете следующим образом:
Учреждения культуры
Библиотечным фондом на основании статьи 1 Федерального закона от 29.12.1994 г. N 78-ФЗ «О библиотечном деле» (далее — Закон N 78-ФЗ) признается совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения. Соответственно, библиотеки обеспечивают учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации (пункт 6 статьи 12 Закона N 78-ФЗ).
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержден Приказом Минкультуры России от 08.10.2012 г. N 1077 (далее — Порядок).
Учет документов библиотечного фонда включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда (пункт 1.2 Порядка).
Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из него, независимо от вида носителя, причем учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде (пункты 1.4, 1.5 Порядка).
Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Регистры должны содержать реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии.
Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, причем допускаются различные ее модификации, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета должны содержать три взаимосвязанные части:
«Поступление документов в библиотечный фонд»,
«Выбытие документов из библиотечного фонда»,
«Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».
Обобщенные данные должны отражаться в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части должны интегрироваться в единый учетный файл.
Библиотека — это информационная, культурная, просветительская организация или структурное подразделение организации, располагающие организованным фондом документов и предоставляющие их во временное пользование физическим и юридическим лицам. Библиотеки могут быть частными и государственными, причем последние создаются, как правило, в форме бюджетных учреждений.
Любая библиотека обладает библиотечным фондом, учет и инвентаризация которого имеют свою специфику. Об учете библиотечного фонда и его инвентаризации бюджетным учреждением и пойдет речь в настоящем материале.
