Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве 2019

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве

Если работники вынуждены довольно часто отправляться в командировки, то и журнал учета командировочных удостоверений так же должен всегда находиться под рукой у ответственного сотрудника. В нем указывается дата отправки, время прохождения командировки и личные данные трудоустроенного лица, отправленного по производственной необходимости в другой город, регион или страну.

  • какой перечень обязательных журналов учета в кадровом производстве существует в современном предпринимательстве;
  • обзор обязательных журналов учета в кадровом делопроизводстве;
  • кем могут вестись журналы учета в кадровом делопроизводстве.

Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве 2019

Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»
Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.

Обязательная кадровая документация

Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа (на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.) или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки — ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).
Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.

Кадровое делопроизводство — журналы учета

Все приказы по личному составу обязательно регистрируют, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указывают дату и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

Обратите внимание =>  Жилая площадь здания определяется как

Что относится к обязательной кадровой документации

Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).
Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.

Каковы обязательные кадровые документы для ООО в 2019 году

При этом работодатель обязан заключить с работниками трудовые договоры, положения которых определяют порядок решения вопросов, подлежащих регулированию локальными нормативными актами (при их наличии). Форма такого договора установлена положениями постановления Правительства от 27.08.2016 № 853.

  1. Локальные нормативные акты:
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • правила охраны труда работников.
  1. Распорядительные документы:
  • приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
  • распоряжения.
  1. Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:
  • трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2019-2019»);
  • трудовые книжки;
  • книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • график отпусков;
  • личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
  • табель учета рабочего времени;
  • записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Особенности кадрового делопроизводства

Направление кадровой работыВыполняемые задачи Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала. Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников. Отчетно-аналитическое

  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.

Координационно-информационное

  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.

Организационно-методическое

  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.

Документальное

  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.
  • регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
  • ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
  • оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
  • выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
  • оформление и регистрация приказа в книге учета;
  • заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
  • передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
Обратите внимание =>  Кто может воспользоваться льготным проездом к месту отдыха и обратно

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

Кадровый учет с нуля пошагово

Когда компания уже зарегистрирована и получены все подтверждающие документы, пора приступать к оформлению кадровой документации. Первоочередно стоит разобраться с будущим штатным составом ЮЛ, определить потребность в персонале на первое время и на перспективу. Для этого компании необходимо издать штатное расписание по форме Т-3.
Все эти документы подлежат строгому учету и поэтому регистрируются в соответствующих журналах. В зависимости от кадровой политики компании допускается объединение в один журнал приказов на прием, увольнение, перевод. Или наоборот разграничение их по разным реестрам. Включение в общий список еще и приказов на отпуск не целесообразно, так как они имеют иной срок хранения.

Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2019

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда. Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции: оформление приема на работу; внутреннее перемещение работников; увольнение; регулирование отношений между руководителем и сотрудниками; организация трудового процесса; иные.
Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Перечень необходимых кадровых документов

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
— журнал регистрации трудовых договоров;
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— журнал регистрации приказов о командировках работников;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— журнал регистрации служебных заданий;
— журнал регистрации локальных нормативных актов;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— журнал выдачи справок по личному составу;
— журнал учета больничных листов;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
— обязательные,
— рекомендованные,
— зависящие от специфики организации.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Обратите внимание =>  Штраф за выезд на полосу общественного транспорта

Комплект журналов для кадрового делопроизводства и организации кадрового учета (17 журналов)

Бланки разработанные в соответствии с регламентирующими документами изготавливаются в актуальном формате. Это означает, что мы отслеживаем все новые изменения законодательства и последующие изменения форм журналов. Таким образом, в нашем магазине в наличии только действующие формы бланков. Мы также располагаем большим количеством нерегламентированных форм, позволяющих корректировать содержимое под потребности конкретного предприятия.
Комплект журналов кадрового делопроизводства состоит из семнадцати бланков. При желании можно перейти по ссылке и ознакомиться с интересующей формой более детально. На странице товара вы найдете демонстрационное изображение журнала. Как правило, на картинках представлены обложка и разворот/развороты с имеющимися графами. Также в карточке товара расположены корректируемые параметры: переплет, страницы.

Кадровый учет с нуля пошагово

Все эти документы разрабатываются либо самостоятельно, либо с привлечением сторонних компаний. Они должны отражать реальное положение дел в компании, ее распорядок и обязанности возлагаемые на того или иного члена коллектива. Простое копирование текстов из интернета не поможет сформировать грамотную кадровую политику.
Все эти документы подлежат строгому учету и поэтому регистрируются в соответствующих журналах. В зависимости от кадровой политики компании допускается объединение в один журнал приказов на прием, увольнение, перевод. Или наоборот разграничение их по разным реестрам. Включение в общий список еще и приказов на отпуск не целесообразно, так как они имеют иной срок хранения.