Обязательные журналы кадрового делопроизводства
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
Обычно, составлением и ведением данной документации занимаются кадровые специалисты, но руководитель компании может назначать и другое ответственное лицо из числа бухгалтеров или прочих штатных сотрудников. Все зависит от того, насколько большой численностью подчиненных располагает предприниматель, и у кого из них имеется достаточная квалификация для выполнения определенных трудовых обязанностей.
Конечно, на предприятии может находиться и большее количество регистрационных и отчетных бланков, которые требуется составлять в связи с определенной спецификой функционирования предприятия. Их наличие регламентируется законодательными актами и распоряжениями непосредственного руководителя компании.
Обязательные журналы кадрового делопроизводства
Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»
Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.
Документы предприятия службы
Документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ)
• Положение о персонале.
• Положение о подборе и отборе персонала.
• Положение об адаптации персонала.
• Положение об управлении карьерой.
• Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров.
• Положение о комиссии по трудовым спорам.
• Положение об аттестации (оценке) персонала.
• График проведения аттестации.
• Представление на аттестацию.
• Аттестационный лист.
• Положение о структурном подразделении.
• Должностная инструкция.
• План работы кадровой службы.
• План (прогноз) потребности в кадрах.
• Программа развития персонала.
• Кадровый резерв.
• Замещение штатного расписания.
Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства
• Номенклатура дел.
• Инструкция по ведению кадрового делопроизводства.
• Табель форм документов по работе с персоналом.
• Альбом форм документов по работе с персоналом.
• График документооборота кадровой службы.
Журналы и книги учета
• Книга учета персонала.
• Книга учета переводов персонала.
• Журнал регистрации трудовых договоров.
• Журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.
• Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска.
• Журнал регистрации приказов о командировках работников.
• Журнал регистрации командировочных удостоверений.
• Журнал регистрации служебных заданий.
• Книга учета личных дел.
• Книга учета личных карточек.
• Журнал регистрации локальных нормативных актов.
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
• Журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий.
• Журнал выдачи справок по личному составу.
• Журнал учета больничных листов.
• Журнал ознакомления с локальными нормативными актами.
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
• Книга регистрации протоколов.
• Книга регистрации актов.
• Книга учета входящих документов.
• Книга учета исходящих документов.
Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений
Документы — основания к приказам по личному составу:
• Трудовой договор.
• Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
• Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.
• Письмо о переводе.
• Заявление.
• Докладная записка.
• Объяснительная записка.
• Протокол.
• Представления:
а) представление о переводе;
б) представление о поощрении;
в) представление об увольнении.
Акты:
• Акт об отсутствии на рабочем месте.
• Акт о появлении работника на рабочем месте в нетрезвом состоянии.
• Акт об отказе дать объяснения.
• Акт об отказе в ознакомлении с приказом.
• Акт об отказе получения трудовой книжки.
Приказы по личному составу
Унифицированные формы:
• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1).
• Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а).
• Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Ns T-5).
• Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).
• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8).
• Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма № Т-8а).
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9).
• Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).
• Командировочное удостоверение работника.
• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).
• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма №Т-11а).
Приказы, имеющие произвольную форму:
• О назначении ответственных лиц за получение, хранение, выдачу и учет трудовых книжек и бланков.
• О назначении ответственных лиц за хранение и использование печати.
• О назначении ответственных лиц, работающих с Управлением Пенсионного фонда России.
• О применении дисциплинарных взысканий.
• О снятии дисциплинарных взысканий.
• Об изменении анкетно — биографических данных.
• Об установлении профессии.
• О присвоении разряда.
• О совмещении профессий (должностей).
• Об установлении надбавки.
• О замещении временно отсутствующего работника.
• О дежурстве.
• О привлечении к сверхурочным работам.
• Об изменении режима работы.
• Об отстранении от работы.
• Об объявлении простоя.
• О продлении ежегодного оплачиваемого отпуска в связи с болезнью.
Первичные учетные документы
• Личная карточка работника (форма № Т-2).
• Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС).
• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).
• Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12).
• Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13).
• Расчетно-платежная ведомость (форма №.Т-49).
• Расчетная ведомость (форма № Т-51).
• Платежная ведомость (форма № Т-53).
• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).
• Лицевой счет (форма № Т-54).
• Лицевой счет СВТ (форма № Т-54а).
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т- 60).
• Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-61).
• Акт о приеме работ (форма № Т-73).
Личные документы
• Трудовая книжка.
• Документы личного дела:
• а) личный листок по учету кадров;
• б) анкета поступающего на работу;
• в) дополнение к личному листку по учету кадров;
• г) копии документов об образовании;
• д) автобиография;
• е) характеристика;
• ж) рекомендательное письмо;
• и) результаты аттестации;
• к) копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• л) копия ИНН.
Информационно-справочные документы
• Извещения и направления:
• а) извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска;
• б) направление на периодический медицинский осмотр.
Уведомления:
а) уведомление о сокращении штата;
б) уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;
в) уведомление о праве отказаться от работы в ночное время;
г) уведомление о получении трудовой книжки.
Справки с места работы.
Документы воинского учета
Документы, обязательные для всех организаций
• Штатное расписание.
• Положение об оплате труда.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• График отпусков.
• Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:
а) Положение о защите персональных данных работников;
6) Обязательство о неразглашении персональных данных работников.
Документы, создаваемые с учетом специфики организации
• Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании.
• График сменности.
• Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем, имеющих право на дополнительный отпуск.
• Перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск.
• Положение о нормировании труда.
• Положение о нормах выработки.
• Нормы труда.
Комплект журналов для кадрового делопроизводства и организации кадрового учета (17 журналов)
Комплект журналов кадрового делопроизводства состоит из семнадцати бланков. При желании можно перейти по ссылке и ознакомиться с интересующей формой более детально. На странице товара вы найдете демонстрационное изображение журнала. Как правило, на картинках представлены обложка и разворот/развороты с имеющимися графами. Также в карточке товара расположены корректируемые параметры: переплет, страницы.
Покупая наш комплект, вы получаете журналы кадрового делопроизводства с такими параметрами: 60 страниц (30листов), переплет мягкий (тонкий картон). Ламинация и прошивка являются дополнительными опциями, доступными для заказа. Вносимые изменения нужно обговаривать с менеджером нашего магазина.
Обязательная кадровая документация
Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.
Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.
Обязательные журналы кадрового
- обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
- документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
- необязательные документы.
При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…» Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду. На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст.
Кадровое делопроизводство — журналы учета
Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя. Приказы по личному составу относятся к обязательным кадровым документам.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы N N Т-11, Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.
Как регистрировать кадровые документы
- регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
- организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
- наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
- облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.
- об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
- об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
- о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.
Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).
Ведение кадрового делопроизводства от А до Я
Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.
На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.
Кадровое делопроизводство: журналы учета
Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении причина увольнения обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания согласно ст. ст. 191, 192 ТК РФ.
Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале.
Обязательные кадровые документы
Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:
Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:
Каковы обязательные кадровые документы для ООО в 2019 году
Какие нужно оформить с нуля кадровые документы для ООО, важно знать при формировании документооборота на вновь созданном предприятии для соблюдения существующих законодательных требований. Отсутствие таких документов может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий для работодателя. Так, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа, налагаемого на юридическое лицо за допущенные нарушения трудового законодательства, варьируется в пределах от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.).
- Локальные нормативные акты:
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных работников;
- правила охраны труда работников.
- Распорядительные документы:
- приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
- распоряжения.
- Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:
- трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2019-2019»);
- трудовые книжки;
- книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
- график отпусков;
- личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
- табель учета рабочего времени;
- записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.
