Обязательно ли подтверждать первичной документацией оказанные услуги
Первичная документация
Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.
В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.
Какие документы помогут подтвердить оказание услуг
Если заказчик отказался подписать акт, а в договоре нет условия, что исполнитель вправе составлять акт в одностороннем порядке, суд не примет такой документ как доказательство услуги. Если в договоре не будет условия об обязательном составлении акта, доказать факт услуги придется с помощью дополнительных доказательств.
- Название акта. Документ можно назвать «акт об оказании услуг», «акт приемки-передачи услуг» и т. д.
- Дату составления. Акт необходимо подписать в срок, который указали в договоре. Если специального срока нет, акт подписывают в течение семи дней со даты, когда компания-исполнитель потребовала завизировать документ (ст. 314 ГК РФ).
- Ссылку на договор, по которому оказывали услуги, и реквизиты этого договора – наименование, номер, дату заключения.
- Реквизиты заказчика и исполнителя. Здесь пишут полные названия компаний, указывают организационно-правовую форму, ОГРН, ИНН, адрес места нахождения.
- ФИО и должности тех, кто подписывает акт, а также документы, которые подтверждают полномочия этих представителей.
- Подписи представителей заказчика и исполнителя.
Отношения по оказанию услуг
Итак, повторимся, порядок оказания услуг обязательно включает в себя документальное сопровождение каждой операции! Ненадлежащее оформление документов может привести (и часто приводит!) к спорам с налоговыми органами, наложению пеней и штрафов. Мало того, при ненадлежащем оформлении документов и нестабильном ведении бухгалтерского учёта может теряться чёткий контроль над оборотом денежных средств, а деньги счёт любят, и счёт должен быть верным и грамотным! Поэтому бухгалтерский учёт в любой организации должен быть на высоте. И тут Вам на помощь всегда с готовностью придут профессиональные специалисты компании «Объединенная консалтинговая группа» – мы предлагаем полноценное бухгалтерское сопровождение всей Вашей деятельности.
В российской современной действительности парадоксов немало, но весьма удивителен тот факт, что при всей распространённости отношений по оказанию услуг до сих пор не разработано единой унифицированной формы первичного документа, подтверждающего факт оказания услуги. Отсутствие здесь единообразия вовсе не значит, что этими первичными документами нужно пренебрегать. Выше мы уже обозначили, к чему ведёт такое пренебрежение.
Документы, подтверждающие оказанную услугу
В НК РФ есть лишь одно требование к таким документам: они должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ либо по правилам, применяемым в иностранном государстве, на территории которого произведены расходы (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, Письма Минфина от 06.02.2019 N 03-07-11/6180, от 09.12.2016 N 03-03-07/73475, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8745).
Как правило, документов по одной расходной операции оформляется несколько, как минимум два: один, назовем его базовым, предусматривает основание расхода, а второй, платежный (расчетный), оформляет сам расход. К базовым документам необходимо отнести и первичные документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни.
Документальное подтверждение расходов
При рассмотрении дела № А56-21172/03 ФАС Северо-Западного округа весьма лояльно подошел к решению вопроса о ненадлежащем оформлении первичных бухгалтерских документов. В данном деле налогоплательщик включил в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, затраты на выполнение работ по капитальному ремонту. Налоговая инспекция посчитала неправомерным уменьшение налогооблагаемой прибыли, поскольку акт приемки выполненных работ был оформлен в произвольной форме, которая не соответствует унифицированной форме КС-2. В своем постановлении от 27.05.2004 суд указал на то, что несоответствие акта приемки работ установленной форме нельзя квалифицировать как отсутствие документального подтверждения понесенных затрат. Суд дал оценку документам, представленным в обоснование понесенных расходов (договором подряда, техническим заданием, протоколом согласования договорной цены, справкой о стоимости работ по форме КС-3, платежными документами об оплате работ), в их совокупности, и сделал вывод о правомерном их учете при определении налогооблагаемой прибыли.
Хочется верить, что при подготовке данного письма Минфин России недостаточно точно сформулировал свою позицию. Пункт 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ четко указывает на то, что первичные учетные документы должны составляться по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать перечень обязательных реквизитов. Уже сложившимся в нашей стране обычаем делового оборота стало составление сторонами договора по результатам выполнения работ (оказания услуг) акты выполненных работ (оказанных услуг), и именно данный документ рассматривается в качестве первичного учетного документа, подтверждающего факт совершения организациями хозяйственной операции.
Обязателен ли акт оказанных услуг
Поэтому на этом этапе можно сделать вывод, что приемка заказчиком услуг должна быть удостоверена актом или другим документом (п.2 ст.720 ГК). Услуги считаются оказанными в момент подписания акта или другого документа, который свидетельствует об их оказании. Акт составляется обязательно, если это закреплено в качестве одного из условий договора.
В этой главе ГК акт об оказании услуг не упоминается. Нет и указания на способ приемки и передачи услуг. Однако в ст.783 ГК сказано, что к договору возмездного оказания услуг применяются общие положения о подряде, если они не противоречат гл.39 ГК и особенностям предмета договора оказания услуг.
Какими документами подтверждаются транспортные расходы
Факт оказания транспортных услуг можно подтвердить транспортной накладной, которая по утвержденной форме в обязательном порядке оформляется при перевозке груза и служит подтверждением заключения договора перевозки Письма Минфина от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407 ; ФНС от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@ . В ней же перевозчик и грузоотправитель расписываются за принятый к перевозке груз. А вот акт оказанных услуг без транспортной накладной таким подтверждением быть не может, поскольку не будет содержать всех необходимых реквизитов.
Расходы для целей налога на прибыль должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством п. 1 ст. 252 НК РФ . Действительно, ТТН по форме № 1-Т может подтверждать факт оказания транспортных услуг и является первичным документом для оприходования товара, поскольку содержит все необходимые для этого реквизиты. Однако ТТН не обязательна для применения, поэтому ее отсутствие не может однозначно свидетельствовать о том, что транспортные услуги не оказывались.
Как исполнителю доказать, что услуги были фактически оказаны
Принятие выполненной работы (ее результата) должно произойти в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором, с участием исполнителя (п. 1 ст. 720 ГК РФ). Уклонение заказчика от принятия результата не освобождает его от обязанности оплатить оказанные услуги.
Так, можно использовать предшествующие заключению договора переговоры и переписку, практику, установившуюся во взаимных отношениях сторон, обычаи, последующее поведение сторон и т. п. (ст. 431 ГК РФ, п. 1 информационного письма Президиума ВАС РФ от 29 сентября 1999 г. № 48 О некоторых вопросах судебной практики, возникающих при рассмотрении споров, связанных с договорами на оказание правовых услуг).
Первичные документы – подтверждение факта хозяйственной операции
При оформлении первичных документов надо быть внимательным не только к их заполнению, но и к соответствию их дат и других реквизитов другим документам, например, договорам и счет-фактурам. Так, спорным будет вычет НДС по счет-фактуре, составленной раньше товарной накладной.
- приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
- документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
- авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
- листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.
Консультации специалистов
«Налоговый инспектор будет изучать фактические обстоятельства дела, а не первичные документы на доходы» — так нам заявили в ФНС России. Другого ответа на вопрос — признавать ли доходы для налога на прибыль, если клиент не подписал первичку, — мы и не ожидали. Однако налогоплательщик не во всех случаях должен включать неподтвержденный доход в налоговую базу. Рассмотрим данную ситуацию и в бухгалтерском учете.
Организация отгрузила товары, выполнила работы, оказала услуги. Клиент их принял и оплатил. Но есть одна проблема. На отгрузочных документах отсутствуют подпись и печать покупателя или доверенность представителя клиента оказалась просроченной. Покупатель находится в другом городе или же от него просто невозможно добиться поставить визу на документах. В итоге у организации нет документального подтверждения факта того, что клиент принял товары, работы, услуги.
Бухгалтер сомневается: учитывать доходы или не признавать их. С одной стороны, если учесть доход — смущает возможный штраф за отсутствие первичных документов и неправильное отражение операции в бухгалтерском учете. С другой — если не признать доход — пугает штраф за занижение налоговой базы по налогу на прибыль.
Платить ли налог на прибыль?
Начнем с того, что будет, если бухгалтер не учтет «неподтвержденный» доход для налога на прибыль. Как на это посмотрят налоговики?
Источник «УНП» в управлении администрирования налога на прибыль ФНС России:
— В данной ситуации налоговый инспектор прежде всего будет изучать фактические обстоятельства дела, а не первичные документы на доходы. Товар покупателю отгружен, услуга оказана, работы выполнены. Следовательно, выручка от реализации фактически есть. Статья 39 Налогового кодекса определяет, что реализацией признается передача права собственности на товары, результатов выполненных работ, оказание услуг. Поэтому если переход права собственности состоялся, то доход у организации возникает без сомнений.
В подтверждение своей позиции могу привести информационное письмо Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98. В нем рассматривается ситуация, когда отгрузка товара произошла по договору с особым переходом права собственности — после оплаты. Суд сделал вывод о необходимости учета дохода в том периоде, когда произошла отгрузка товара, поскольку договоренность о переходе права собственности на товар с момента оплаты не отражала фактические отношения сторон. Повторюсь, инспектор при изучении доходов также будет изучать фактические отношения сторон.
Документальное подтверждение расходов в налоговом учете
От ситуации, когда первичные документы утрачены по не зависящим от компании причинам, не застрахована ни одна бухгалтерия. Так, бумаги могут сгореть при пожаре или их могут украсть. Однако отсутствие документов, даже если они пропали по объективным причинам, может грозить компании серьезными неприятностями – когда чиновники хотят взыскать штрафы за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым компания не представила запрашиваемые бумаги. Поэтому руководство компании допускает серьезную ошибку, если не предпринимает никаких мер, чтобы документально подтвердить факт чрезвычайной ситуации, в результате которой были утрачены бумаги, подтверждающие затраты.
Во-первых, это статья 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Здесь сказано, что на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в организациях ведется только на русском языке. Также на русском языке оформляются тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) организаций.
