Можно ли ставить факсимильную подпись на договорах
На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации
По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура — документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Кроме того, с 2 сентября 2010 г. данный пункт дополнен положением, согласно которому счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.07.2005 N А19-2073/05-5, ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2005 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А13-6464/04-19, от 27.09.2004 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2, от 16.01.2008 N Ф09-11118/07-С2, от 19.04.2007 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2005 N Ф04-3163/2005).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Также рекомендуем ознакомиться с определением ВАС РФ от 19.02.2010 N ВАС-755/10, в котором указано, что факсимильная подпись не является копией подписи, а служит способом выполнения оригинальной личной подписи и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако при выборе второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.
В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, «Сделай подобное» (А. Будневич, «Расчет», N 7, июль 2008 г.); «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор» («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 8, август 2007 г.); «Факсимиле — все в силе?» (И. Резепов, «Актуальная бухгалтерия», N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.
Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
- на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и суд ы Письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126 ;
- на бухгалтерской отчетности;
- на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п. ) п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П . Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком Росси и п. 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И ;
- на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие орган ы Письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ , и, как правило, суд ы Постановления ФАС УО от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3; ФАС ЦО от 09.10.2007 № А09-8896/06-4; ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164 .
Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключенны м Постановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009 .
Печать оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи, слово
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ «счет — фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Факсимиле — это штамп, а не собственноручная подпись должностного лица, поэтому использование такого штампа может привести (и приводит) к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.
Так в Определении ВАС РФ от 02.06.2008г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.
Факсимиле на документах
Тем не менее, шанс того, что договор, подписанный факсимиле, при отсутствии соглашения сторон об этом, будет признан действительным, не очень велик. Поэтому если при подписании договора с контрагентом все же не удалось соблюсти порядок, описанный выше, необходимо принимать во внимание все связанные с этим риски. При должном оспаривании со стороны контрагента доказать действительность договора будет проблематично.
Кроме того, само по себе несоблюдение формы сделки (а подписание договора с помощью факсимиле при отсутствии соглашения об использовании факсимиле является несоблюдением формы) не влечет недействительности договора, а влечет запрет приводить свидетельские показания в подтверждение заключенности договора. Иными словами, в случае судебного спора необходимо будет доказывать факт заключения договора всеми возможными средствами, кроме свидетельских показаний. К примеру, в Постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 16.07.2014 по делу N А82-14385/2013 указано, что само по себе отсутствие собственноручной подписи директора в договоре не является основанием для вывода об отсутствии между сторонами договорных отношений. Сделать вывод о заключенности договора суду позволило наличие электронной переписки между сторонами.
Законна ли факсимильная подпись на документах
Упоминание о факсимиле можно найти в п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ, где сказано, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности — письменного соглашения.
Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.
Факсимиле на договоре
Общество с ограниченной ответственностью «Коммунальник» (далее — ООО «Коммунальник») обратилось в арбитражный суд с иском к обществу с ограниченной ответственностью «Тепловая компания» (далее — ООО «Тепловая компания») о взыскании 683 834 руб. 53 коп. вознаграждения по агентскому договора № 2 от 30.08.2013 заключённого между ООО «Коммунальник» и ООО Тепловая компания».
В силу статьи 71 АПК РФ арбитражный суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на внутреннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств. При этом судом оценивается относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства, а также достаточность и взаимная связь доказательств в их совокупности.
Факсимиле – экономия времени или риск
На спорных документах имелась подпись продавца, выполненная путем факсимиле, которое, как подчеркнул суд, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ является аналогом собственноручной подписи и использование которого допускается в случаях и в порядке, которые предусмотрены законом, иными нормативными актами или соглашением сторон. В этой связи суд пояснил, что в рассматриваемом случае использование факсимильной подписи было обусловлено спецификой выполнения сторонами по контракту его условий, в т.ч. и географической отдаленностью участников сделки, что, по мнению суда, не противоречило названной норме ГК Р
Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать читателям использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.
Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году
В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно. Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.
Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.
Факсимиле в договоре
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Факсимиле на документах
Есть соответствующая статья в кодексе, это статья 160. И в этой статье предусмотрено, что в тех случаях, когда другая сторона готова принять подобную подпись, то ее можно использовать в гражданско-правовых делах. Она будет иметь юридическую силу. Надо отметить, что количество подписей факсимиле, которое решает изготовить предприятие, неограниченно. Но руководитель сам решает, когда следует использовать подпись, и сколько должно быть клише. Риски, которые могут быть связаны с факсимиле, приравниваются к тем рискам, связанным с использованием печатей.
Возможность использования факсимиле в бухгалтерских документах и налоговом кодексе никак не регламентируется. Но из обратных норм вытекает невозможность использования факсимиле в этих случаях. Нельзя использовать факсимиле, когда Вы подписываете документы, способные повлечь за собой какие-либо финансовые последствия. Речь идет о платежных поручениях, а также доверенности.
В каких случаях можно использовать факсимиле
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
- руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
- большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
- ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
- ускорение оформления и заключения сделок между организациями.
Иван Климов
Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено соглашением сторон сделки. В то же время налоговики уже давно считают, что на первичных документах не должно быть факсимиле. Учитывая противоречивую судебную практику по данному вопросу, возможно, суд учтет наличие соглашения сторон об использовании факсимиле и примет решение в пользу стороны договора.
ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 23.04.2008 N А56-13616/2007 отклонил доводы налогового органа о том, что проставление на акте выполненных работ и счете факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика свидетельствует о нарушении требований законодательства о бухгалтерском учете. Суд исходил из того, что затраты налогоплательщика, связанные с оплатой транспортно-экспедиционных услуг, соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ, поскольку реально понесены, документально подтверждены (факсимильные подписи должностных лиц на первичных бухгалтерских документах заверены оттиском печати этой организации) и являются экономически обоснованными.
