Какие кадровые документы должны быть в организации 2019
Перечень необходимых кадровых документов
Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы
Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
— обязательные,
— рекомендованные,
— зависящие от специфики организации.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:
Хранение кадровых документов в организации
Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: по приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнениям и т. д. дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
Кадровые документы, которые должны быть в организации
Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.
- ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
- ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.
Необходимые кадровые документы с нуля для ООО
- Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
- Устав ООО.
- Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
- Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
- Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
- Положения о создании филиалов, подразделений.
- Перечень аффилированных лиц.
- Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.
ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2019 .
Какие кадровые документы должны быть в организации 2019
Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.
Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»
Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий
Трудовой договор в РФ чаще всего заключается сторонами бессрочно. Такой способ оформления трудовых отношений подразумевает необходимость оплаты работодателем за наемного работника подоходного налога, а также вышеупомянутых взносов для ПФР (пенсионный взнос), ФФОМС (медицинская страховка) и ФСС (соцстрах).
Цель договорных отношений – достижение конкретного, четко определенного результата. Работодатель в данном случае является заказчиком, а работник – исполнителем. Исполнитель выполняет определенную работу или достигает конкретного результата в назначенный договором срок. Заказчик принимает данную работу и, если её результат соответствует установленным требованиям, прописанным в договоре, своевременно выплачивает исполнителю причитающееся вознаграждение.
Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации
Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:
- о совмещении должностей (профессий);
- о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
- о возложении взысканий;
- о досрочном снятии взысканий;
- об изменении персональных данных работника;
- о присвоении разряда;
- о привлечении к сверхурочным работам;
- о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
- о дежурствах;
- об установлении или снятии персональных надбавок;
- об изменении режима работы.
Необходимые кадровые документы с нуля для ООО
Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.
- Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
- Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
- Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
- Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
- Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
- Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.
Обязательная кадровая документация
- обязательные документы — для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
- рекомендательные документы — носящие рекомендательный характер;
- специфические документы — зависящие от специфики конкретного учреждения.
По статистике в сфере нарушений законодательства о труде лидируют нарушения, которые квалифицируются как отсутствие в организации положения по защите персональных данных (обязанность работодателя по установлению порядка хранения и использования персональных данных указана в ст. 87 ТК РФ) либо неознакомление с ним всех работников под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Помимо ТК РФ, есть еще два нормативных документа, которые обязывают работодателей утвердить указанное положение: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Закон N 152-ФЗ. Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Формально даже разглашение информации по телефону о том, кто работает в организации, содержащей фамилии работников или номера личных телефонов, является нарушением норм законодательства о защите персональных данных. Такой факт может стать причиной для увольнения за разглашение персональных данных другого работника (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Положение по защите персональных данных не имеет унифицированной формы. При составлении в него могут быть включены следующие разделы: понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение информации.
Хранение кадровых документов в организации
Оформление дела – это целый комплекс работы по его переучету, нумерации листов, составлению завершительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оформление любого дела с момента его заверения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки дела к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого оно было заведено (открыто).
Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
Обязательные документы по кадрам в ооо 2019
Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Унифицированной формы данных правил не существует. Правила должны быть разработаны каждым работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и могут включать в себя следующие разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Например, если уволенный за прогул работник будет оспаривать это решение в суде, одним из аргументов в пользу работодателя станут правила внутреннего трудового распорядка, в которых прописаны начало и конец рабочего дня.
Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации
Проверка полноты ведения кадрового учета и правильности заполнения всего набора обязательных бланков относится к сфере влияния трудовой инспекции. Этот государственный орган создан для систематического надзора за действиями работодателей, для контроля надлежащего исполнения ими обязательств перед наемными работниками. Проверка может инициироваться трудовой инспекцией, если мониторинговые мероприятия были запланированы на текущий год. Внеплановые выездные проверки проводятся в ситуациях, когда имеются обращения физических лиц со свидетельствами о правонарушениях со стороны руководства предприятия.
В числе необязательных для ведения документов значатся личные дела, штатные расстановки и коллективные соглашения. Для личных дел предусмотрено исключение – если речь идет о государственной структуре, то их оформление является обязательным. Коллективный договор нужен предприятию для согласования с коллективом всех существенных вопросов, которые не были охвачены индивидуальными соглашениями. Этот документ переходит в разряд обязательных, если от работников поступил письменный запрос на разработку и подписание договора.
