Как правильнор вести нумерацию в журналах учета документов

Как правильно вести и нумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек

Новая книга считается продолжением той, которая была перед ней. Поэтому заполняться она должна в соответствии с предыдущей книгой. Аналогичным образом необходимо заполнить вкладыши в новой книге. Ведение нового журнала осуществляется таким же образом, как и старого.
Эту книгу можно как изготовить самостоятельно, так и купить уже готовую. Как она должна выглядеть? Желательно, чтобы ее обложка была твердая. При покупке книги обратите на это внимание. Если книга изготавливается самостоятельно, то в качестве обложки подойдет картон или плотная бумага формата А4. На обложку данной книги необходимо наклеить этикетку, на которой будет написано название организации. Обязательно напишите на обложке дату начала и окончания книги.

Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового года

В любую организацию поступает множество входящих документов – письма, пресса, рекламные листовки и буклеты, и т.д. Чтобы работа с этими документами была эффективной, должна быть налажена система регистрации входящей корреспонденции, в которой каждому документу присваивается уникальный номер.
В небольших организациях, как правило, всей корреспонденцией – исходящей и входящей – занимается один человек, обычно секретарь или офис-менеджер. В крупных же компаниях с множеством подразделений поток документации может быть очень большим и разнородным, поэтому зачастую каждое подразделение имеет свой журнал регистрации почты с собственной нумерацией – такая система регистрации называется децентрализованной.

Как правильно прошивать документы

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

  • Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  • Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

Как правильно вести нумерацию должностных инструкций в журнале регистрации

Как правильно вести нумерацию должностных инструкций. Как правильно нумеровать инструкции для одинаковых должностей? В нашей организации в журнале регистрации должностных инструкций последняя запись была сделана в 2014 г. Как правильно продолжать регистрацию?
По общим правилам, при регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Обратите внимание =>  При разводе что делать с ипотечной квартирой

Порядок учета приказов в организации образец журнала учета

Количество внутренних приказов, издаваемых крупной компанией, как правило, является очень высоким. Ежедневно специалисты кадрового учета издают приказы распорядительного и информационного характера, а также касающиеся основной деятельности и личного состава предприятия. Ввиду этого, организация качественного и упорядоченного документооборота зачастую является непростой задаче. На помощь кадровикам приходят «регистраторы», обобщающие и структурирующие информацию документацию. Один из таких регистрационных документов является Журнал учета приказов. Читайте также статью: → «Журнал регистрации приказов (скачать образец)».
В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Регистрация документов в вопросах и ответах

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Как правильно вести журнал регистрации приказов

  1. Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
  2. Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
  3. Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
  4. Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
  5. В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:

Обратите внимание =>  Кто компенсирует аптеке расходы за отпущенные населению лекарства по льготным рецептам

Бесплатная юридическая помощь

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет). Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям). Номер Дата Кому направлен (адресат) Краткое содержание Исполнитель Куда помещен документ (№ дела) Отметка обисполнении 982 25.05.2014 Арбитражный суд О направлении ходатайства Ковалева А.И. 04-12 Отправлено почтой Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.
Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер. Оформление Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности. На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию. Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции. Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

Журнал учета трудовых документов и правильная нумерация страниц

Все данные о документах работника помещаются в специальный журнал учета трудовых документов. Информация о вкладышах, которые были выданы, о бланках и так далее. Если на предприятии работнику вкладыш не выдавался, а он принес с собой свой, то данные о нем тоже заносятся в журнал учета книжек.
Дневник по учету книжек ведется продолжительное время, поэтому он обязан быть в твердой обложке, формат А4. Долгая эксплуатация не испортит документ, долгие годы он должен выглядеть надлежащим образом. В книге расположено больше 1000 свободных строчек для заполнения, разлиновка удобная, строки ровные. Каждая страница содержит свой номер, если документ не имеет номеров, кадровый работник проставляет цифры на каждой странице.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

  • Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.
  • Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
  • Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
  • Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
  • Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
  • Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
  • Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
  • Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
  • Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
  • Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.
Обратите внимание =>  За Долг 360 Тысяч Наложили Запрет На Квартиру Стоимостью 9000000

Журналы учета где листы а где страницы

  1. Нумерация листов.


Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго.Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.
Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея.пример: В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе.

Нумерация журналов

Не думаю, что Вас будет проверять ВНИИДАД. А ГИТ делопроизводство плоховато знают!
Привожу цитаты из книги (полный текст есть в системе «Гарант». Немного коряво скопировано, т.к. не все параметры форматирования поддерживаются сайтом. Текст, идущий после ссылки на рисунок и подпись Рис.№ — это и есть сам рисунок (в книге он просто заключен в рамку):
И еще момент, тут говорится
«Пишите, начиная с чистого места возле нее и Захватывая место на бумажке В настоящей книге («журнале -что именно у вас») пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью» итд у меня заверительная надпись уже напечатана только вписать осталось – листы итд
Могу ли я прошить заверительный лист вместе с остальными листами, на обратной стороне зав. листа заклею концы, скреплю печатью. То есть с лицевой стороны последней страницы будет зав. надпись и печать а с обратной склеенная шнуровка и печать