Как правильно указывать номер листа и количество листов в документах

ProWoDoc — проектная и рабочая документация

На недопустимость использования записей типа 1.2, 1.3 и т.п. указывает выражение «порядковый номер» в приведённой выше цитате. Вспомните начальную школу: порядковый — используемый при перечислении, то есть «первый», «второй», «третий» и так далее. Я с момента прихода в проектирование не могу понять, почему люди считают «первый точка первый, первый точка второй» порядковыми номерами. Единственное объяснение, на мой взгляд, состоит в том, что коллеги не знают, как нумеровать листы общих данных, кабельных журналов и прочих табличных документов, вот и делают подобну ошибочную «натяжку».
В данном случае принципиальным моментом является фраза «листа документа». Если вы работаете с основным комплектом, оформленным листами (единое обозначение в графе 1 для всех входящих в основной комплект листов), то «документом» является сам основной комплект. На первом листе ставится 1 в графе 7 и количество листов — в графе 8. ВАЖНО: на втором листе, даже если это продолжение общих данных, ставится двойка, на третьем — тройка, и так далее.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

  • листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
  • лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
  • если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
  • если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
  • склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Как правильно прошивать документы

  • Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
  • Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
  • Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
  • Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
Обратите внимание =>  Законы Статья 228 Часть2

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Литерные номера листов: что это и как используется в делопроизводстве

Что касается используемых в архиве литерных номеров, их проставляют в том случае, когда в нумерации допущены ошибки. Если их число незначительно, например, пропущено всего несколько листов, можно вставить пропущенные страницы в дело. Для их нумерации берут предыдущий номер, проставляют его на непронумерованный лист с добавлением литерного индекса в возрастающем порядке. Порядок нумерации будет выглядеть следующим образом: 44,45, 45а, 45б, 45в, 46, 47… Данные литерные номера необходимо указать в описи документов дела в соответствующей графе.
Слово «литера» пришло в наш язык из латыни и дословно значит «буква». Многие встречали его в составе почтового адреса, где оно служит для уточнения здания, например: дом № 81, литера А. Кто-то вспомнит его по рассказам о Шерлоке Холмсе, который хранил «достойную коллекцию злодеев» под литерой «М». В современном делопроизводстве этот метод нумерации также нашел широкое применение. Он удобен для точной идентификации документов, их упорядочения в архивах и каталогах.

Как правильно прошить документ по ГОСТу

Сшивание материалов проводится с левой стороны стопки. От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра). Используемая для продевания нить должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров. Изначально прошнуровка начинается с центрального отверстия с конца документа и протягивается, пока оставшийся хвост нити не составит 15 сантиметров. Затем иголка вставляется в самый верхний прокол, протягивается до нижнего отверстия и снова в центральное. В конечном итоге завязывается узел с концами не менее 6-8 сантимтеров. Поверх образованного узла наклеивается заверительный лист.
Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см. Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива. По истечении сроков содержания материалов в архиве они, согласно установленному порядку, уничтожаются.

Как правильно указывать номер листа и количество листов в документах

Написание и оформление курсовой работы. Работа пишется по плану и оформляется в соответствии с определенными требованиями. Ее можно представить в компьютерном, машинописном варианте или написать от руки. Объем готовой работы — не менее 30 листов компьютерного текста. Текст работы представляется на одной стороне отдельных стандартных листов формата А4 с полями верхнее, правое, левое — 25 мм, нижнее — 32 мм (22 мм от номера страницы). Шрифт — Times New Roman, размер 13, междустрочный интервал 1,3. Нумерация страниц должна быть сквозной. Первая страница (титульный лист) и вторая страница (содержание работы) не нумеруются, но учитываются в общем количестве страниц. Номер страницы ставится внизу. На все цитаты, цифровые данные, приводимые в тексте, необходимо делать ссылки на источники в виде квадратных скобок с указанием порядкового номера источника в списке литературы и страницы из него. В основной части текста необходимо выделять разделы, главы и параграфы с обозначением их названий. Работа начинается с титульного листа, образец приведен в приложении. План работы содержит название разделов, глав и параграфов с указанием страниц в тексте. Список литературы должен быть представлен в следующем порядке официальные материалы (законы, указы, постановления Правительства, нормативные документы) монографическая, учебная и периодическая литература в алфавитном порядке статистические издания. По каждому источнику должны быть указаны автор, название работы, издательство, год издания, количество страниц. В конце работы необходимо вложить чистый лист для оформления рецензии. [c.6]
Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной. [c.68]

Обратите внимание =>  Бланк декларации на недвижимость по дачной амнистии

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу

Как известно, такие Правила утверждены в 2009 г. Согласно им, одним из основных видов физико-химической и технической обработки архивных документов на бумажной основе является переплет архивных документов (подпункт 2.11.9.1). Таким образом, Закон на стороне переплета. К сожалению, отличие прошивки от переплета выше так и не было разъяснено. В чем же оно, в самом деле?
То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г. № КА-А41/11390-09, в котором сказано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

  • Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Литерные номера листов: что это и как используется в делопроизводстве

Литерный номер в архиве — это, как правило, часть индекса документа. В процессе индексации всей документации присваиваются буквенно-цифровые обозначения. С их помощью любую официальную бумагу можно точно идентифицировать и найти в архиве при необходимости. Состав индекса определяется задачами поиска.
Большая часть официальной документации компании хранится в ее архиве в течение определенных на законодательном уровне сроков. Ее подготовка к передаче в архив — важный делопроизводственный процесс. Все бумаги должны быть соответствующим образом подготовлены и прошиты. Что касается нумерации листов в делах, подготавливаемых к архивному хранению, ее можно выделить в отдельный этап данного процесса.

Обратите внимание =>  В республиках рф гражданство

Нумерация листов документа

  • • применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
  • • применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
  • • применять произвольные словообразования;
  • • применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
  • • сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

В учебном документе пункты и подпункты, входящие в состав разделов и подразделов, могут не иметь порядковых номеров. Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, и запись производится с абзацного отступа, как показано на примере.

Нумерация листов документа

Расстояние от рамки формы до границ текста документа в начале и в конце строк должно быть не менее 3 мм. Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки формата должно быть соответственно не менее 10 мм.Пример выполнения документа приведён в приложении В.
В строке «Разработал» всегда записывают фамилию студента; в строке «Проверил» — фамилию преподавателя, принимающего курсовой (дипломный) проект, или фамилию руководителя дипломного проекта; в строке «Утвердил» — фамилию заведующего кафедрой (только для дипломного проекта); в свободной строке (между строкой «Проверил» и «Н. Контроль») при выполнении дипломного проекта записывают фамилию рецензента. Строку заполняют по форме: «Реценз.».

Количество листов при сшивании документов

Как же скомпоновать документы в деле в хронологически-логическом порядке? Возьмем документы из примера. Так как письмо от 10.03.2013г. ООО «НЛОРПВС» имеет более позднюю дату, то оно идет первым (в самом начале дела). Дальше у нас в деле имеется ответ от 01.05.2013г. на письмо от 10.03.2013г. ООО «ТРПДОВМС». Данный документ (ответ от 01.05.2013г.) идет следующим после письма от 10.03.2013г., так как логически будет верным скомпоновать по принцу «запрос-ответ». Если использовать только хронологический метод компоновки документов, то после письма от 10.03.2013г. должен идти документ – факсимильная распечатка от 28.03.2013г. Но факсимильную распечатку поставим после ответа от 01.05.2013г., так как так будет логичнее при изучении содержания дела.
Продырявить и сложить документы в папку нужно так, чтобы они в прошитом состоянии листались и читались. Если все-таки пришлось улаживать заводскую документацию на оборудование в виде брошюрок, то лучше не раскрепляя и не переворачивая, прошить на переплете как есть. Как складывать большие листы чертежей можете глянуть в ГОСТ 2.501-88.