Договор с работником об использовании личного транспортного средства скачать

Трудовой кодекс предусматривает возможность для работодателя договориться с работником о использовании личного автомобиля в служебных целях. Образец доп соглашения нужен кадровику для того, чтобы правильно оформить такие правоотношения.

Машина для работы

Напомним, что такая компенсация уменьшает налогооблагаемую прибыль в пределах установленных Правительством норм (постановление от 08.02.2002 № 92). Что касается НДФЛ и обязательных страховых взносов, то компенсация не облагается в размере, согласованном сторонами трудового (коллективного) договора.

Текст документа

Как составить доп соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях ? Компания планирует воспользоваться машиной одного из работников, с целью выполнения им поручений с ее помощью. Расскажем, как правильно оформить такие правоотношения и предложим образец дополнительного соглашения к трудовому договору.

1. Работник в соответствии с Распоряжением N _____ от «__»___________ ____ г. и в интересах Работодателя использует в производственных (служебных) целях личное имущество — транспортное средство марки __________, модель __________, регистрационный номерной знак __________, рабочий объем двигателя __________, технический паспорт N _____ серия __________.

Образец документа:

5. За время нахождения Работника в отпуске, командировке или отсутствия на работе по причине болезни, а также при использовании личного транспортного средства в иных целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается.

Соглашение N _____ об использовании личного транспортного средства работника в производственных (служебных) целях

4. Затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и ремонт транспортного средства в компенсацию входят/не входят (в том случае, если не входят, то Работодатель возмещает Работнику указанные затраты по результатам представления соответствующих документов).

5.6. Компенсация за использование транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца за текущий месяц использования, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника».

Суды, рассматривая иски работников о возмещении расходов за использование личного имущества, говорят, что обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является использование работником автомобиля с согласия (ведома) работодателя и в его интересах. А это подтверждается письменным соглашением. Например, Пермский краевой суд в Апелляционном определении от 16.08.2017 по делу № 33-8949/2017 указывал, что соглашение о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме, может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. Письменная форма названного соглашения является обязательной. Поскольку подобное соглашение работник представить не смог, во взыскании расходов и компенсации было отказано. Аналогичное решение было вынесено Санкт-Петербургским городским судом в Апелляционном определении от 05.04.2018 № 33-7704/2018 по делу № 2-2512/2017.

Обратите внимание =>  Обязанности работника ритуальных услуг

Трудовой договор или дополнительное соглашение.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

В принципе договор или дополнительное соглашение можно даже не заключать. Предусмотреть выплату компенсации можно в приказе руководителя компании. Сотрудник, поставивший свою подпись под приказом, тем самым подтверждает факт заключения письменного соглашения. Правомерность такого вывода подтверждают судьи (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008(11737-А81-41)). Не спорят с ними и чиновники Минфина (см., например, письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).

Размер компенсации определяется сторонами и указывается в допсоглашении, являющемся по сути договором компенсации за использование автомобилем . Кроме компенсации работнику нужно возместить расходы, связанные с использованием машины (ст. 188 ТК РФ).

Что написать

Кадровику нужен договор компенсации использования личного транспорта . Планируется, что один из работников организации будет использовать свой автомобиль в служебных целях. Образец документа – в статье (в виде дополнительного соглашения к трудовому договору о выплате компенсации).

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Обратите внимание =>  Льгота по продаже атомобипя

Сегодня бизнес развивается все стремительнее. Время определяет деньги и наоборот. Чем более мобильны сотрудники фирмы, тем крепче ее позиция на рынке. Поэтому автомобиль стал не только средством передвижения, но и способом извлечения прибыли и достижения успеха. В настоящее время использование личного автомобиля в служебных целях применяется на многих предприятиях, где у персонала работа разъездного характера.

Как оформляют выплаты

Возмещение расходов за использованные горючесмазочных материалов производится в соответствии с нормативно-технической документацией изготовителя в пределах следующих норм: бензин л/100 км пробега моторное масло согласно инструкции по эксплуатации; трансмиссионные масла согласно инструкции по эксплуатации; охлаждающие жидкости согласно инструкции по эксплуатации; прочие технические масла и жидкости согласно фактических затрат, но не более 5% стоимости горюче-смазочных материалов. 6. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ 6. 1. Все изменения и дополнения к настоящему договору оформляются в виде дополнительных соглашений, подписываются сторонами и являются неотъемлемой частью настоящего договора. 7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ 7. 1.

Договор на использование личного автомобиля служебных

В налоговом учете этот вид возмещения тоже признается в расходах, но в пределах норм пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Нормы прописаны в постановлении правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют для легковых автомобилей в месяц:

Документ оформляется на определенный срок, однако при разовом использовании можно обойтись и без такового. В данном варианте достаточно оформленного путевого листа для подтверждения суммы расходов (заправка или ремонт, например).

Возмещение расходов директором

В первом варианте алгоритм действий следующий: согласование вопросов с работодателем — написание заявления в бухгалтерию компании – приказ дирекции — ежемесячное (либо иное) погашение расходов и компенсация износа.

Как оформить?

Бланк заявления на погашение расходов, связанных с эксплуатацией авто для производственных нужд можно составить самостоятельно либо скачать/списать его в интернет (например, на нашем портале) безвозмездно. Это поможет правильно составить документ и избежать многих ошибок.

Обратите внимание =>  Калининградльготы положены для многодетных семей

Для того, чтобы использовать личный автомобиль по работе, необходимо заключить специальный договор с представителем организации. Чаще всего, это именно глава компании. В документе оговариваются условия использования, какие выплаты и компенсации полагаются работнику, и кто будет оплачивать ремонт в случае поломки. Если заранее не заключить подобный договор, то и претензий потом не может быть ни к кому.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях — образец 2018

Конкретный размер за использование личного автомобиля ничем не регламентируется, при его определении нужно учитывать, как интенсивно будет использоваться средство и связанный с этим технический износ (амортизация). Обычно руководители принимают решение компенсировать в твердой сумме, выплата чаще всего производится ежемесячно. Также нужно предусмотреть, как будет выполняться оплата ГСМ , обслуживания, ремонта.

Образец приказа о выплате работнику компенсации за использование личного имущества

Постановление или приказ о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях является одним из наиболее востребованных способов узаконивания отношений. Но нужно знать, что приказ издается в связи с подписанием соглашения об использовании, как того требует статья 188 ТК РФ. Приказ закрепляет ответственность, является основанием для возмещения расходов. Также данный документ может допускать определенный срок использования автомобиля или не указывать его. Образец можно просмотреть и скачать ниже.

Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон. Во-первых, можно указать пункт об эксплуатации собственности в трудовом договоре и выплачивать компенсации, которые предусмотрены законодательством. Во-вторых, можно также составить и подписать с работником договор (который называется гражданско-правовым) с указанием аренды собственного транспорта с предоставлением помощи управления и технического использования. При этом соблюдая нормы использования личного автомобиля в служебных целях.

Он должен содержать: наименование автомобиля; информацию о времени действия путевого листа; информация о собственнике машины; сведения о водителе. Служебная записка на командировку ставится дата, ФИО и подпись сотрудника. Директор ставит свою подпись на документе.

Справочник адвоката

Различные деловые встречи часто подразумевают использование автомобиля. Где еще может понадобиться личный транспорт? К примеру, деятельность сотрудника предполагает постоянные передвижения по городу, от одного клиента к другому.