Бизнес процессы юриста
На начальном этапе моей работы в этой организации там не было никакой системы, поэтому все, что так или иначе касалось юридического сопровождения деятельности компании, двигалось в хаотичном порядке. Нужно было актуализировать порядок, сформированный в моем понимании на предыдущих работах, настроить его «под себя». А в завершении, когда мои полномочия существенно расширились и мне понадобился помощник, пришлось еще раз пересмотреть свой подход к организации работы.
Порядок в документации — залог успеха
Если вы начинаете руководить только что сформированным юридическим отделом, вы юрист компании в единственном числе, индивидуальный предприниматель или директор (собственник) компании и хотите понимать, как строится работа в юридической службе, то моя статья наверняка окажется вам полезной.
Локальные акты
Так же и договоры – их обычно вносят в 1 С. Необходимо указывать входящий номер, если подписан входящий договор, через дробь или в скобках; если договор в редакции вашей компании, то нужно указать присвоенный вами номер в книге учета.
4. не нужно смешивать несколько процессов в один процесс. конечно в организации в целом все процессы образуют один бизнес процесс, но тогда Вам описывать все, нужно будет описать и выставление счетов, и получение оплаты, бухучет, заправку картриджей, обработку корреспонденции и т.п., что не является необходимым для небольших организаций. тут лучше описать только наиболее повторяющиеся и важные для компании.
2. у процесса всегда есть вход и выход. то есть, мы на входе имеем документ/звонок/событие определенного вида, что запускает процесс, который производит действия на входными данными получая результат. в некоторых случаях у вас понятно что на входе, но не понятно что на выходе и наоборот.
#2 Max Bogomolov Max Bogomolov —>
• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую
Немало ситуаций, при которых необходимо привлечение сторонних юристов (н-р, для независимой оценки рисков, решения узкоспециализированной проблемы или в случае, если вопрос находится за рамками обычной деятельности).
В большинстве случаев структура юридического департамента не меняется. Однако, если вопрос, по которому был приглашен внешний консультант, требует постоянного разрешения, то может последовать увеличение штата собственного департамента.
Как разграничивается компетенция юристов в холдинге?
Структура юридического департамента должна быть выстроена таким образом, чтобы каждый нижестоящий юрист стремился к росту (построению карьерную лестницу). Для этого достаточно в рамках структуры юридического департамента создать управления, отделы, у которых будут свои руководители и заместители.
«Мы исходим из того, что у юриста все-таки поддерживающая функция, это сервис для бизнеса. Поэтому один из KPI, который мы ставим, – это удовлетворенность правовой поддержкой. Выясняется это опросным путем. Мы исходим также из того, что у специалиста те же самые цели, что и у корпорации. Для этого у него должна быть единая мотивация с другими сотрудниками. Мы называем это «лодочный коэффициент», – рассказывает Андрей Попов.
Хороший специалист в любой сфере должен уметь выстроить диалог с клиентом. В юриспруденции тот же принцип, однако задача усложняется множеством ограничений в правовом поле, о которых заказчик может не знать. Поэтому эксперты советуют разъяснить все нюансы на «берегу».
Управление ожиданиями
В госкорпорации придерживаются принципа «одного окна», если это не касается глобальный задач. Когда же речь идет о нестандартных сложных вопросах, то применяется проектный подход. «Принцип «одного окна» подразумевает, что заявка поступила в правовой департамент, и именно он несет ответственность за результат. Как все устроено в подразделении для достижения целей – это вопрос организации внутренней работы. Если же говорить о небанальных задачах, которые не вписываются в существующие процессы, то для этого необходим проектный подход: формируется команда во главе с лидером, и управляющий совет рабочей группы принимает ключевые задачи», – объясняет юрист.
- договоры с поставщиками;
- договоры с покупателями;
- журнал входящей корреспонденции (сюда относились поступающие в юридический отдел письма/жалобы/претензии);
- журнал исходящей корреспонденции (сюда относилась идентичная корреспонденция от компании в различные адреса).
Порядок в документации — залог успеха
За время своей профессиональной деятельности мне посчастливилось работать в крупных компаниях с разросшейся юридической службой. Я работала в команде и организовывала свою деятельность самостоятельно. Перед тем как уйти в свободное плавание, была единственным юристом в компании оптово-розничной торговли, и моя система работы, скорее всего, сформировалась именно там.
Локальные акты
4. Положение о взыскании дебиторской задолженности детально описывает претензионную работу при возникновении задолженности в пользу вашей компании: от сообщения о возникновении просроченной задолженности контрагента до принятия решения о передаче спора в суд.
Независимость юридического отдела позволяет ему выполнять не только функцию обслуживания бизнеса (например, в форме ведения договорной или проектной работы), но и контрольно-надзорную функцию, направленную на идентификацию рисков и их уменьшение. Именно в этом и заключается основное преимущество наличия у компании собственной юридической службы, поскольку реализация второй функции «не по силам» внешним юристам.
Зачем нужен юридический отдел?
Не последнюю роль в создании позитивной рабочей атмосферы играет и то, что мы называем идеологией бизнеса. Такая идеология наиболее эффективна, если она существует на уровне бизнеса в целом. При этом за безусловный принцип берутся такие девизы, как «мы — лидеры бизнеса», «мы — одна команда» или «наши сотрудники — самая большая ценность». Однако ничто не мешает главе юридического отдела самому установить принципы отношений, привлекательные для его сотрудников. Кроме того, отдел можно стимулировать, например, на получение или отстаивание статуса лучшего юридического отдела года или, скажем, если есть такая потребность, можно постараться сплотить работников корпоративными выездами на отдых, посещениями культурных мероприятий, регулярными совместными трапезами или празднованием дней рождений.
Какие факторы влияют на вознаграждение и стимулирование персонала?
Именно юристы занимаются на предприятии договорной работой. Однако это не означает, что составление стандартных договоров не может быть передано в другие отделы, что происходит, как правило, из соображения экономии средств или времени на прохождение документа. Юристы нужны, а часто незаменимы, при структурировании сделок, ведении проектной работы и на переговорах.
4. не нужно смешивать несколько процессов в один процесс. конечно в организации в целом все процессы образуют один бизнес процесс, но тогда Вам описывать все, нужно будет описать и выставление счетов, и получение оплаты, бухучет, заправку картриджей, обработку корреспонденции и т.п., что не является необходимым для небольших организаций. тут лучше описать только наиболее повторяющиеся и важные для компании.
2. у процесса всегда есть вход и выход. то есть, мы на входе имеем документ/звонок/событие определенного вида, что запускает процесс, который производит действия на входными данными получая результат. в некоторых случаях у вас понятно что на входе, но не понятно что на выходе и наоборот.
#2 Max Bogomolov Max Bogomolov —>
• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую
