Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку образец
Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша
Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ. Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.
- Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
- Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
- Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
- На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
- Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.
Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)
Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.
Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку
Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.
Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
При внесении любых записей во вкладыши трудовых книжек, казалось бы, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется абсолютно аналогично заполнению трудовой книжки. Но все же давайте остановимся на вопросах оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков.
Поэтому рекомендуется сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку. Иначе данные в трудовой придется исправлять, ставить новый штамп и реквизиты вкладыша (как известно, трудовая книжка имеет маленький размер, и на титульном развороте и так мало места).
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
Он вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Затем шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни, тем более, сургучом не требуется.
Доверенность на получение трудовой книжки — это документ, которым владелец бланка делегирует свое право другому лицу. В соответствии с ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, при увольнении в последний день работы работодатель обязан не только произвести с работником полный расчет, но и выдать ему основной документ, содержащий сведения о работе — трудовую книжку. Но иногда сделать это по различным причинам не представляется возможным: человек, например, может отсутствовать в этот день на работе, работать на удаленном объекте или просто забыть зайти в отдел кадров. В таких случаях уже бывшие сотрудники часто обращаются к кадровикам с вопросом, можно ли забрать трудовую книжку по доверенности другому лицу, родственнику или просто знакомому.
Как вшить и оформить вкладыш в трудовую книжку — образец заполнения и правила заполнения
Поскольку вкладыш – приложение к трудовой книжке и ее продолжение, возникает вопрос о нумерации его страниц и соответствующих записей в нем. Нумерация его страниц осуществляется на стадии выпуска его на предприятии Гознака, потому не представляет сложности для работодателя. Нумерацию записей необходимо продолжать, а не начинать сначала, а значит и записи должны иметь сквозной (продолжающийся) порядок.
Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники. Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств. Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.
Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)
Нельзя недооценивать значимость вкладышей. Они являются таким же серьезным документом, как и сама трудовая книжка. Отказать человеку в приеме на работу из-за отсутствия этого бланка строгой отчетности нельзя. Это может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до разбора ситуации через трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.
- Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от 16.04.2003).
- Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
- Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.
Как заполнить и вшить вкладыш в трудовую книжку
После заполнения титульной страницы вкладыша и регистрации его выдачи кадровый работник должен вшить оформленный надлежащим образом бланк в трудовую. Рекомендуется проводить эту процедуру с уже полностью готовым документом, так как в случае ошибок придётся извлекать форму, составлять акт порчи.
- Допущенные при оформлении. Наиболее распространённой ошибкой при первичном заполнении является внесение неправильных сведений об образовании, фамилии сотрудника. Ситуация возникает, если кадровый работник оформляет соответствующие строки со слов лица, а не на основании правильным образом составленных документов. В случае такой ошибки следует уничтожить бланк и воспользоваться другим.
- Сделанные в процессе ведения. Большое количество ошибок совершается именно в процессе внесения сведений о работе. К ним относятся:
- неправильная дата приёма на работу;
- не указано наименование организации;
- отсутствует наименование должности, структурного подразделения;
- сокращение слов в любых полях;
- заверение подписью руководителя и печатью записи о переводе работника, исправить такой недочёт нельзя;
- внесение информации о работе в графы сведений о поощрениях.
Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку в 2019 году
Сведения во вкладыше могут отличаться от тех, что прописаны в трудовой книжке. Это может быть при смене фамилии, получении дополнительного образования и т. п. Вносятся записи по тем же правилам, что и в трудовой Нумерация сведений должна быть сквозной – продолжать те, что вписаны в трудовую книжку. То есть, нумерация не начинается с начала, а продолжается.
- Второй столбик имеет дату внесения записи.
- Следующий – данные о трудоустройстве человека, увольнении. Сокращения слов не допустимы.
- В четвертом пишут название, дату и номер документы, на основании которого прописывают сведения
Информацию о том, что вкладыш был выдан, прописывают в трудовой книжке Пишут номер и серию бланка. В законодательстве нет точного описания, как должна располагаться информация о выдаче вкладышей. Обычно она отражается вверху справа Штамп Лучше ставить тогда, когда документ уже оформлен Далее перепроверяют записи Не должно быть ошибок Вкладыш прошивается —
Дата заполнения вкладыша в трудовую книжку
Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей. Правила вшивания Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа.
Также нигде не предусмотрен тот факт, что на предприятии может отсутствовать штамп о заведении вкладыша, и одновременно в нормативных актах не установлен прямой запрет на внесение записи о заведении вкладыша от руки. То есть при отсутствии штампа вполне допустимо внести запись вручную о том, что вкладыш оформлен, с проставлением даты заведения, номера и серии оговоренного документа. Образец записи о вкладыше выглядит следующим образом: Выдан вкладыш: Серия. Номер. Дата. Наглядный пример: Оформление титула Оформление титульного листа вкладыша мало чем отличается от подобной же процедуры при заполнении книги о труде.
Вносятся практически те же данные, а именно:
Как правильно оформить вкладыш в трудовой книжке работника
После приобретения организацией бланков трудовых и вкладышей к ним, они должны быть проведены соответствующим актом приёмки. После их приобретения, они должны быть оформлены в соответствующем журнале. Здесь регистрируется их приход и расход.
- От верхнего и нижнего края вкладыша отступают приблизительно по 2-3 см.
- Шилом проделываются отверстия.
- Игла с ниткой продевается в обложку вкладыша и обложку трудовой, вытягиваясь через её заднюю стенку.
- Игла возвращается, продеваясь через заднюю стенку обложки трудовой, затем через отверстие в обложке вкладыша.
- Таким образом, нужно сделать несколько аккуратных стежков, прикрепив нитками вкладыш в ТК.
Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку образец
В частности, в п.46 Постановления №225 сказано, что и книги о труде, и вкладыши приобретаются работодателем за счет предприятия в специализированной типографии, хотя допускается приобретение оговоренных бланков и за счет работника, ведь бланки есть в общей продаже в тех же магазинах канцелярских принадлежностей.
В частности, в п.39 Постановления №225 установлено правило обязательного внесения штампа о заведении вкладыша, но в то же время место штампа не оговорено, в связи с чем по сложившейся практике отметка о заведении оговоренного документа вносится в правый верхний угол титула.
