Образец штатного расписания с обособленным подразделением
Обособленные подразделения: учет и отчетность
Статья 15 Трудового кодекса определяет, что работник принимается на работу в соответствии со штатным расписанием компании. Важно подчеркнуть, что положения трудового законодательства не предусматривают каких-либо исключений, освобождающих обособленное подразделение от необходимости иметь штатное расписание.
Совершенно все российские юридические лица обладают возможностью открывать обособленные подразделения. Порядок организации их деятельности, права и обязанности, а также цели, для которых они создаются, определяются нормами гражданского законодательства. Помимо гражданских прав и обязанностей у организации, открывающей структурные подразделения, возникают соответствующие налоговые обязательства, в том числе и обязанность осуществлять учет и отчетность по обособленным подразделениям.
Образец штатного расписания в обособленном подразделении
- Штатная документация головной компании включает в себя все структуры, в том числе и отдаленные территориально, а представительства получают выписку из документа, касающуюся только их.
- Если отдаленная структура достаточно велика, то обособленная служба утверждает отдельное штатное расписание.
- Вводная часть документа должна содержать:
- наименование компании (с указанием на обособленную структуру, если это отдельная штатная документация представительства);
- номер и дату формирования документа;
- срок действия утвержденной документации.
- В правом углу в колонке отражаются реквизиты приказа, которым утверждена рассматриваемая штатная документация, и количество единиц трудящихся по документу.
- Непосредственно штатная сетка в унифицированной форме представлена в таблице с колонками:
- структурное подразделение (эта колонка, в свою очередь, делится еще на две: наименование и код);
- должности, классы и разряды квалификации;
- число трудовых единиц по штату;
- оклад;
- надбавки (3 колонки);
- всего в месяц оплата труда;
- примечание.
Советы кадровикам, как правильно отразить в штатном расписании обособленные и структурные подразделения и их коды
Официально этот термин в законодательстве не закрепляется. Более того, создание подразделений не является обязательным. Ст. 57 ТК РФ не содержит указания о том, что условия о работе в конкретном отделе являются существенными. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 г., которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в п. 3.1 указывает, что запись в книжку о подразделении вносится лишь в том случае, когда условие о работе в нём является существенным для заключённого трудового договора.
В достаточно крупных компаниях принято образовывать отдельные группы сотрудников, выполняющих схожие трудовые функции и имеющих отдельного руководителя, отвечающего за работу такой группы. Именно это и принято называть структурными подразделениями на предприятии.
Порядок внесения изменений в штатное расписание, когда в другом городе открывается обособленное подразделение и набираются люди для работы
— графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), то наименование должности, профессии присваивает сам работодатель.
Наша компания в Волгограде открыла обособленное подразделение в городе Камышине. В организации централизованное делопроизводство. В компании Волгограда есть директор, в обособленном подразделении назначили директором другого работника. Также в обособленное подразделение принят региональный менеджер и технический персонал в хозяйственный отдел. Директор и региональный менеджер — это работники администрации; уборщики, дворники — это работники хозяйственного отдела.Как нам оформить изменения (дополнения) в штатном расписании? Нужно ли нам в штатном расписании вводить другой отдел администрации, как ввести хозяйственный отдел, как обозначить, что эти штатные единицы относятся к обособленному подразделению? Как нам в штатное расписание ввести это обособленное подразделение? Прошу привести пример, а также примеры приказов на прием и трудовых договоров с работниками. Спасибо!
Общество организует обособленное подразделение, которое не является ни филиалом, ни представительством
Обоснование вывода:
В соответствии с частью второй ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются наряду с другими следующие условия:
— о месте работы, в том числе с указанием филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, расположенного в другой местности, если работник принимается на работу в это структурное подразделение*(1);
— о трудовой функции работника, то есть работе по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретном виде поручаемой работнику работы.
Как видно, должность работника в трудовом договоре должна соответствовать должности, указанной в штатном расписании. Однако к месту работы трудовое законодательство такое требование не предъявляет, то есть место работы, указанное в трудовом договоре, никаким образом не связано со штатным расписанием.
В силу части второй ст. 22 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику именно ту работу, которая обусловлена трудовым договором, а работник, в силу части первой ст. 21 ТК РФ, имеет право требовать предоставления ему работы, обусловленной трудовым договором. Именно трудовой договор является основанием возникновения трудовых отношений (часть первая ст. 16 ТК РФ).
Из ст. 15 ТК РФ и части второй ст. 57 ТК РФ следует, что все без исключения должности и количество единиц по этим должностям должны быть отражены в штатном расписании. Однако понятия штатного расписания Трудовой кодекс РФ не раскрывает, а соответственно, и не определяет требований к его содержанию. Более того, в связи со вступлением в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта, т.е. руководителем предприятия. Унифицированные формы кадровых документов на сегодняшний день не рассматриваются официальными органами в качестве обязательных для всех работодателей (смотрите письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617 и письма Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1).
Таким образом, работодатель самостоятельно определяет форму штатного расписания и информацию, необходимую для включения в указанный документ, помимо наименования должностей и профессий работников, и количества штатных единиц. Даже в том случае, если организация решила использовать унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1), порядок их заполнения работодатель определяет сам.
При этом из закона не следует, что все работники, занимающие одинаковые должности в одном структурном подразделении организации, должны работать по одному и тому же адресу.
Тем не менее полагаем, что штатное расписание должно отражать фактическую структуру организации.
Так, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, предусмотрено, что штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Роструд в своих письмах от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1, от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1 указывает, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируется в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками.
Таким образом, по нашему мнению, в штатном расписании должны содержаться все без исключения созданные в организации структурные подразделения, должности и количество единиц по этим должностям. Соответственно, если распорядительным документом в организации создано структурное подразделение, факт его наличия должен быть отражен в штатном расписании организации вместе с перечнем должностей и количеством работников по каждой из них.
Поэтому считаем, что в приведенной ситуации работодателю целесообразно (в том числе и во избежание возможных споров с государственными органами) внести изменения в штатное расписание организации, в том числе и в случае, если штатное расписание структурного подразделения будет утверждено непосредственно структурным подразделением*(2).
В п. 10 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» Верховный Суд РФ указал, что исходя из содержания ст. 8, ч. 1 ст. 34, ч. 1 и ч. 2 ст. 35 Конституции РФ и абзаца второго части первой ст. 22 ТК РФ работодатель, в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом, самостоятельно, под свою ответственность принимает необходимые кадровые решения (подбор, расстановка, увольнение персонала). То, каким образом должности работников распределены внутри обособленного подразделения, является исключительной компетенцией работодателя. Поэтому наличие или отсутствие в структурном подразделении должности руководителя работодатель решает самостоятельно исходя из своих потребностей.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Полагаем, что при создании в организации нового структурного подразделения факт его наличия должен быть отражен в штатном расписании организации вместе с перечнем должностей и количеством работников по каждой из них. Соответственно, работодателю целесообразно внести изменения в штатное расписание организации.
Наличие или отсутствие в структурном подразделении должности руководителя работодатель решает самостоятельно исходя из своих потребностей.
Организация имеет обособленное подразделение
Таким образом, если полномочия работодателя филиалу (обособленному подразделению) не переданы, они осуществляются головной организацией, которая и оформляет единое штатное расписание на всю организацию. Один экземпляр штатного расписания или выписка из него передается филиалу.
Обоснование: Штатное расписание относится к числу локальных нормативных актов, право на составление которых имеет юридическое лицо. Данный документ является единым для организации в целом и содержит в себе информацию о штате всей организации, включая и должности во всех структурных подразделениях (в том числе обособленных).
Филиал: может ли быть отдельное штатное расписание
Отметим, что наличие штатного расписания для бюджетных организаций, в отличии от коммерческих, является обязательным. Поэтому образовательные организации, финансируемые из бюджета, уделяет вопросу составления «штатки» должное внимание. Поэтому необходимость составить штатное расписание филиала техникума, например, это насущная задача кадровика, а не отвлеченные рассуждения.
Где взять образец штатного расписания филиала? Не секрет, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о персонале компании. В том числе, о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. Могут ли быть раздельными штатное расписание филиала и головной организации? На эти и другие вопросы ответим в статье.
Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)
Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.
Образец штатного расписания в обособленном подразделении
Далее предусмотрено несколько пустых столбцов с общим подзаголовком «Надбавки». В них необходимо заносить значения стимулирующих выплат, премий и т. д., если такие устанавливаются Положением о зарплате, о премировании или прочими внутренними нормативными актами. Эти данные могут указываться не только в денежном выражении, но также и в виде коэффициента, процента и т.д.
Филиалы действуют на основании положений, утвержденных юридическим лицом, создавшим их. Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.
Порядок внесения изменений в штатное расписание, когда в другом городе открывается обособленное подразделение и набираются люди для работы
— графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), то наименование должности, профессии присваивает сам работодатель.
В Трудовом кодексе РФ сказано, что штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации, то есть юридического лица в целом (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Филиал не является отдельным юридическим лицом (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Поэтому штатное расписание утверждает приказом руководитель организации (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). А в филиал предоставляют выписку из утвержденного штатного расписания или его копию.
Существует ли особый порядок внесения изменений в штатное расписание при создании обособленного подразделения
Действующее трудовое законодательство не устанавливает особого порядка внесения изменений в штатное расписание в зависимости от создания обособленного подразделения. и в зависимости от конкретных изменений при необходимости вносит изменения в штатное расписание (например, при введении новых должностей или увеличении штатных единиц).
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», штатное расписание (форма N Т-3) утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Согласно Письму Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание является локальным нормативным актом организации,
Штатное расписание
Если Штатное расписание составляется подразделением самостоятельно (причем такое право должно быть предусмотрено в уставе организации, положении о подразделении и доверенности руководителя подразделения), то целесообразно предусмотреть процедуру согласования, а в самом штатном расписании указать реквизиты согласования.
Если в организации заработная плата работников состоит из окладов (либо из окладов и нерегулярно выплачиваемых премий), то графу «Надбавки, доплаты» можно исключить. И наоборот: если работодатель применяет в качестве стимулирования труда работников регулярные премии, то можно добавить графу «Премии», также для удобства выделив подграфы «Основание» и «Сумма, руб.» (см. пример 12).
