Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку
Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку
- Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
- Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
- В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.
Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить. Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек. Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Согласно закону, у работника не может быть больше одной трудовой книжки, поэтому невозможно ему выдать новый документ в дополнение к старому. Другой важный момент состоит в том, что обязанность ведения закон предоставил работодателю. Решать проблему должен отдел кадров предприятия, а не сам сотрудник.
Закон предусматривает возможность добавления специального вкладыша. Он является документом строгой отчётности. Если всё оформить правильно, то в трудовой книжке появится дополнительное место, куда можно вносить новые записи о приёме на работу или увольнении.
Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку
- специалист отдела кадров должен осмотреть вашу трудовую на предмет нахождения в ней незаполненных страниц;
- далее он должен получить новый чистый бланк в отделе кадров или у работодателя;
- регистрирует его в специализированной книге организации;
- ставит на бланк соответствующий штамп;
- заполняет его;
- заполняет титульный лист вкладыша;
- ставит нужную запись под нужной нумерацией.
В случае если в бланке допущены орфографические ошибки и их можно исправить – постарайтесь аккуратно сделать это путем зачеркивания или исправления или перепишите заново. Если же ошибок много и их устранение причинит грязь в трудовой – то также постарайтесь без причинения вреда трудовой вытащить бланк и уничтожить его.
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку
Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.
- На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
- Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
- Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
- Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
- Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку — пошаговая инструкция, требования и образец
Если на предприятие пришел слишком активный сотрудник, то возможно, что все записи о его работе не поместились в самой трудовой книжке и вкладыше, тогда потребуется вшить еще один. Правила вшивания второго вкладыша такие же, как и при добавлении первого. Его следует вшить к развороту, но уже после первого вкладыша. Далее заносятся данные о владельце и запись о приеме или увольнении. В обязательном порядке опять проставляется штамп о том, что выдан новый вкладыш, на котором фиксируются его серия и номер с занесением этой информации в книгу учета движения трудовых книжек в организации.
Можно ли использовать что-то другое вместо вкладыша? На этот вопрос можно однозначно ответить – нет. Не допускается использовать новую трудовую книжку. Согласно статье 66 Трудового кодекса, у физического лица может быть только одна трудовая книжка. Факт наличия второй трудовой книжки может расцениваться как подделка документов. Хотя последнее время такое встречается достаточно часто.
Пришить вкладыш в трудовую книжку: как это правильно сделать
Законодательно чётко утверждено, как пришить вкладыш в трудовую (фото см. далее) – дополнительный лист должен быть надежно скреплен с книжкой. Примеры этой процедуры показывают, что при прошивке необходимо придерживаться правил кадрового делопроизводства по ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Должностные лица любого кадрового подразделения должны знать, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Эта процедура необходима для внесения сведений о работе человека, если отведенные для этого страницы в нужном разделе данного документа закончились. Дополненный вкладышем формуляр должен сохранить свою юридическую действительность, что обеспечивает соблюдение правил ведения этих бланков.
Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)
Трудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.
Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей, а не сотрудников. Гражданину не стоит беспокоиться об этом, искать бланки строгой отчетности самостоятельно – их все равно не примут. Наиболее частый вопрос кадровых специалистов: «Как оформить вкладыш в трудовую книжку?». Образец заполнения данных упростит эту задачу:
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Законодательство не регламентирует, как вшивать вкладыш в трудовую книжку. Образец правильного закрепления бланка отсутствует. Придерживайтесь общих правил. Лучше вшивайте его в конце книжки. При этом, размещать бланк в начало трудовой не будет нарушением, хотя это неудобный и нераспространенный вариант.
Вкладыш — единственный способ продолжить ведение трудовой книжки. Вы не можете использовать новую книжку, чтобы продолжить предыдущую. Нельзя вклеивать в нее дополнительные листы, переименовывать раздел «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе». Это же правило касается ситуаций, когда книга и дополнительные бланки к ней заполнены.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:
Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».
Вкладыш в трудовую
- Утверждается нанимателем или лицом, его замещающим. Ставится дата, подпись скрепляется печатью.
- Указываются все члены комиссии, принимающие участие в списании.
- Отмечается в какой организации списывается какое количество бланков, указывается причина списания.
- Обязательно перечисляется серия и номер каждого списываемого бланка.
- Способ уничтожения — сожжение.
- С чьего ведома бланки уничтожаются (указывается полное наименование нанимателя).
- В конце документа все члены комиссии ставят подпись напротив своих фамилий.
- Издаётся приказ руководителя о создании комиссии для списания бланка строгой отчётности. Все члены комиссии ознакамливаются с приказом и ставят свою подпись.
- Оформляется акт списания вкладыша в трудовую книжку.
- Обязательное уничтожение списанного вкладыша в трудовую книжку.
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку
Множество неофициальных источников содержат информацию о том, как и куда вшивать вкладыш в трудовую книжку — образцы с фото и даже видео. Официальных фото- и видеоматериалов данному вопросу не посвящено. Одна из причин тому — законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания, то есть кадровики могут вшивать вкладыш так, как им удобнее.
Скачать форму трудовой книжки
- Заполнить вкладыш до того, как пришивать его к трудовой. Связано это с удобством заполнения строк в непрошитом вкладыше.
- Выбрать место для вшивания вкладыша. Как правило, вкладыш пришивается в конце трудовой между последним листом и обложкой книжки. Однако дополнительные листы могут быть вшиты в книжку по окончании заполненного раздела.
- Пришить вкладыш. Для этого он раскрывается посередине, в сгибе делаются 4 прокола. Такие же симметричные 4 прокола делаются в трудовой на месте вшивания вкладыша. Через проколы пропускается крепкая нитка, концы выводятся наружу, завязываются на узел.
- По вопросу фиксации узелка вшитого вкладыша существует несколько различных рекомендаций. Одни работодатели никак не фиксируют узел. Другие наклеивают на концы нити бумажную этикетку с текстом: «прошито и скреплено печатью». Третьи предлагают даже зафиксировать узел сургучной печатью. Однако стоит напомнить, что законодательных требований к процедуре вшивания вкладыша в трудовую нет, поэтому можно использовать любой из способов, исходя из рациональности и удобства дальнейшего заполнения трудовой.
Куда вшивать вкладыш в трудовой
Правильно, когда в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стежками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.
Часто возникает много вопросов, куда именно следует вшить новый вкладыш (особенно это характерно для новых или молодых сотрудников отдела кадров). Обычно пробуют вшить либо с оборота трудовой, либо к титульному листу. Некоторые даже просто вкладывают его по центру книжки, не вшивая нитью.
