Должностная инструкция главного бухгалтера не вправе подписывать акты сверки
Кто подписывает акт сверки расчетов
После составления бухгалтерской отчетности учреждениям необходимо подготовить публичное раскрытие ее показателей. В частности, с 2019 года обязательные общие требования к минимальному составу и порядку представления таких сведений установлены в Федеральном стандарте бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности», утвержденном Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 260н.
Одним из обязательных условий трудового договора является место работы. При этом Трудовой кодекс не поясняет, как именно его следует указывать. На практике кто-то приводит наименование организации, кто-то вдобавок отражает ее местонахождение, то есть адрес. Как результат, часто возникают споры – между работником и работодателем, между работодателем и контролирующими органами. Как избежать ошибок? Давайте разбираться.
Кто может подписывать акт сверки, и как выглядит доверенность на совершение таких действий
Скрепление актов сверки подписью является добровольным действием. Давайте разберемся, какие действия предпринимать в случае неподписания акта сверки контрагентом. Как уже отмечалось выше, процедуру визирования акта сверки и сроки желательно предусматривать в договоре заключаемом с контрагентом. При направлении акта, в сопроводительном письме необходимо отметить: «документ необходимо подписать в течение N-го количества дней и обеспечить возврат второго экземпляра составителю, в противном случае документ считается подписанным второй стороной, а сальдо расчетов признанным».
- дату, номер;
- название организации адресата, организационно-правовую форму, точный юридический адрес;
- вежливое обращение к руководителю;
- ссылку на заключенный договор, реквизиты;
- просьбу завизировать прилагаемый акт сверки;
- подпись, расшифровка подписи, должность, печать (оттиск печати на письме оформленном на бланке не обязательна).
Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов
При проведении сверки проверяются все имеющие документы о поставках и возвратах товаров, выполнении оплат, которые имеются у обеих сторон. Таким образом можно надёжно проверить бухгалтерские данные в обеих фирмах. Результатом такой проверки будет итоговая цифра задолженности, которая обоснована и достоверна и с которой согласны обе стороны.
- Дата и время составления акта сверки.
- Необходимо указать начало и конец периода, за который осуществляется проверка.
- Должны быть в точности указаны имена контрагентов, между которыми имеет место проведение сверки.
- Лица, которые подписывают документ, должны указать свою фамилию, инициалы и должность.
- Указываются списком или в виде таблицы все имеющиеся у обеих сторон данные о поставках и платежах за них. Указываются сальдо по дебету и кредиту расчётов. На этом основании определяется величина задолженности.
- В случае наличия расхождений принято указывать пустую таблицу, куда будут вписаны нужные данные после завершения процесса согласования.
- Также надо сослаться на правоустанавливающую сделку, которая была основанием для поставки товаров и произведения расчётов.
Три подхода судов к спорам о подписи в акте сверки
На практике нередко акт сверки подписывает бухгалтер, которому не выдали специальную доверенность. Для компании это создает риск. Если бухгалтер является неуполномоченным лицом, его подпись в акте сверки не подтверждает подлинность документа. В суде контрагент может заявить, что не имеет долгов по договору. Недобросовестные контрагенты указывают, что подпись бухгалтера в акте сверки – это подпись неуполномоченного лица, которое действовало без ведома компании и не от ее имени.
Акт сверки взаиморасчетов служит для того, чтобы компания-дебитор подтвердила задолженность по договору. В акте отображают итоги сравнения бухгалтерских данных. Акт сверки может понадобиться в конце расчетного периода или при завершении сделки. Если уполномоченное лицо со стороны компания заверяет акт, это действие служит признанием долга (ст. 203 ГК РФ). На это указал ВС РФ в п. 20 постановления от 29.09.15 № 43. Документ подтвердит:
Энциклопедия заблуждений: Акт сверки расчетов составляет и подписывает бухгалтер! А нам нужно другое
— Акт сверки взаиморасчетов, подписанный работником, действующим без доверенности, не принимается в качестве основания для прерывания срока исковой давности (постановление Северо-Западного округа от 09.04.2013 N Ф07-1502/13). Так, например, если в акте сверки взаиморасчетов стоит только подпись главного бухгалтера, то такой документ может быть признан недействительным, при условии, что это лицо не было уполномочено руководителем на такие действия. В этом случае акт сверки рассматривается как технический документ бухгалтерского характера, он не является правоустанавливающим документом, порождающим права и обязанности сторон, а лишь подтверждает размер долга на определенную дату и не свидетельствует о признании ответчиком долга (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.02.2009 N Ф03-250/2009, определение ВАС РФ от 06.08.2013 N ВАС-11147/13).
— При этом само по себе наличие акта, подтверждающего принятие исполнения, не лишает кредитора права представлять суду возражения относительно неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства (см., например, п. 12 информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 N 51) В некоторых случаях документирование приемки исполнения производится без составления двустороннего акта. Так, в рамках отношений по договорам энергоснабжения, купли-продажи (поставки) электрической энергии (мощности) на собственника энергопринимающих устройств по общему правилу возлагается обязанность снять показания расчетных приборов учета, составить акт снятия таких показаний и направить его другой стороне договора (п.п. 159, 161 Основных положений функционирования розничных рынков электрической энергии, утвержденных постановлениемПравительства РФ от 04.05.2012 N 442). Если приемка исполнения обязательства не предполагается по характеру обязательства, должник должен доказать сам факт исполнения, а если предполагается — также и факт приемки такого исполнения.
Должностная инструкция главного бухгалтера не вправе подписывать акты сверки
3.8. Возглавлять работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.
3.4. Осуществлять контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходование фонда заработной платы, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия (филиалах).
Вопросы-ответы по бухгалтерии
Сверка расчетов между контрагентами не является сделкой*(1). В письме ФНС РФ от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955 сказано, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется.
При этом под фактом хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).
Подписание акта сверки расчетов с кредитором главным бухгалтером: правовые последствия
В соответствии со статьей 195 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено.
Согласно пункту 1 статьи 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года.
Статьей 203 ГК РФ установлено, что течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга.
После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.
В Постановлении Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 № 13096/12 по делу № А40-104805/10-29-907 (правовая позиция, сформулированная в данном Постановление является основанием для пересмотра аналогичных дел по вновь открывшимся обстоятельствам) сделан вывод о том, что составление сторонами сделки акта сверки, в котором указана конкретная задолженность, прерывает течение срока исковой давности в отношении взыскания данной задолженности.
Таким образом, по общему правилу, составление акта сверки прерывает течение срока исковой давности, после составления такого акта течение срока исковой давности начинается заново.
Подписи главбуха на акте сверки иногда недостаточно
В отзыве на жалобу нотариус Б. отметила, что с заявленными требованиями не согласна, поскольку ООО «А» представило весь необходимый пакет документов для совершения исполнительной надписи, в т.ч. акт сверки расчетов с печатями и подписями сторон. При этом законодательством не установлено, кто должен подписывать акт сверки, и не предусмотрена его единая форма. Поэтому в локальных правовых актах полномочие подписывать акты сверки может быть предоставлено любому работнику.
Из материалов дела следует, что ООО «А» к заявлению о совершении исполнительной надписи в качестве документа, подтверждающего письменное признание должником взыскиваемой задолженности, представило акт сверки расчетов, подписанный со стороны ООО «А» директором, а со стороны заявителя – главбухом.
Конференция ЮрКлуба
ну надо же! не знал, если честно =)
кстати, интересно, что при отсутствии надлежащих документов — ТТН и пр., — но при наличии документа, в котором должник подтверждает факт наличия у него задолженности перед истцом (в моём случае — отзыв на иск), суд делает вывод, что таки должен =)
из личной судебной практики в 9 апелляционном (первая инстанция была проиграна; правда, не мной), подтвержденной затем ФАМСО =)
ЗЫ: Мой размышления на этот счет таковы: обычно по Уставу в ООО гена обладает павом подписи, а все последующие лица получают от него доверенности на право подписания док-в. Поскольку главбух по роду своей деятельности подписывает различные документы, то наверняка он имеет такую доверенность, но не факт, что в ней закреплены его полномочия на право подписи любых документов. Думается, что если доверенность у главбуха на право подписания таких актов имеется, то подпись гены и не требуется. С другой стороны, впоследствии эту доверенность на суд могут и не представить, что поставит под сомнение правомочность подписания главбухом акта и, в связи с этим, вызовет вопрос о недействительности документа.
Я прафф?
Коллегия адвокатов
Проведение сверки не является обязательным. Если одна из сторон не желает этого делать, обычно принудить её нельзя. Но тут есть одно исключение. Если в договоре, который является основанием для поставки товаров и проведения расчётов предусмотреть необходимость проведения сверок, то они станут обязательными.
Крупные предприятия при увольнении главного бухгалтера или работника, в чьи должностные обязанности входило ведение расчетов с контрагентами, составляют акты сверки обоюдных расчетов с контрагентами с последующим включением их к акту приема-передачи документов новому работнику. Процедура носит рекомендуемый, а не обязательный характер, ее проведение полностью подвластно решению собственника.
Подпись главного бухгалтера
Подписывая финансовые документы, главный бухгалтер рискует не меньше каскадера и наказанным бывает не всегда по своей вине. Переживания и потрясения – это обычные издержки бухгалтерской профессии. Можно ли их избежать? Какие же документы опасно подписывать и для компании, и для главного бухгалтера. Давайте разбираться.
Документ Что можно подписать Например Приказ руководителя с перечнем документов и сотрудников, которые вправе их подписывать. Внутренние документы компании, которые перечислены в приказе для конкретной должности. На основании приказа старший кассир вправе вместо главного бухгалтера подписывать приходные и расходные кассовые ордера. Приказ руководителя о временном исполнении обязанностей другого сотрудника. Документы, которые подписывал замещаемый сотрудник.
