Документы Для Отчета Подотчетных Сумм С 01072019
Приказ о выдаче подотчетных сумм
Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету
Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.
Не принимаются к расходам: алкоголь, курительные смеси и т.п.
9. Строительные материалы и ремонт помещения.
Данный пункт достаточно щепетильный и требует высокой квалификации бухгалтерского состава. Для правильного документального оформления, а также во избежание финансовых, административных и прочих рисков лучше обратиться к специалисту.
10. Прочее (сувенирная продукция, спецодежда, подарки сотрудникам и клиентам к памятным датам, цветы, декоративные украшения, собаки на охраняемую территорию и пр.)
Все затраты организации должны быть обоснованы и документально подтверждены, это также касается расходов по корпоративной карте.
В какой срок нужно отчитаться за подотчетные средства
То, на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу, а также сроки отчетности и возврата по неизрасходованным суммам должны быть закреплены и утверждены отдельным приказом руководителя организации. Если не определить эти даты специальным распоряжением, то уполномоченное лицо будет обязано отчитаться в день выдачи денег подотчет (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).
2017 год ознаменовался тем, что в Указания ЦБ РФ № 3210-У были внесены существенные изменения. И в первую очередь они коснулись процедуры взаиморасчетов с подотчетниками. Рассмотрим, каковы сроки отчета по подотчетным суммам.
Срок отчета по подотчетным суммам
До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2019 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением. 19 августа 2019 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.
Подотчет — это денежные средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Уазания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются либо по заявлению работника, либо по распоряжению руководителя компании. В документе-основании должны быть прописаны:
Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы
Момент передачи сотруднику платежного инструмента не является выдачей денег. Записи в БУ осуществляются в момент снятия средств. Из выписки кредитного учреждения можно узнать точную дату операции, когда была использована подотчетная сумма. Счет 55 применяется для отображения операций по корпоративной карте. К нему открывается одноименный субсчет. На дату списания средств в БУ формируется проводка: ДТ71 КТ55.
Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы.
Как списать подотчетные суммы без документов проводки
Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы». Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками». 4 Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71. В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».
Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.
Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами
Выдача денежных средств на командировочные и представительские расходы относится на расходы предприятия. В соответствии с Налоговым Кодексом РК расходы налогоплательщика (юридического лица), связанные с хозяйственной деятельностью, относятся на вычеты при определении налогооблагаемого дохода. При этом размер расходов, относимых на вычеты, регулируется законодательными актами РК.
При выдаче денежных средств в подотчет, в бухгалтерском учете формируется краткосрочная кредиторская задолженность работников. Данная задолженность погашается отчетными документами, подтверждающими расход выданных средств.
Справочник Бухгалтера
Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме № КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации – продавца (исполнителя);
Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должны содержать следующие реквизиты:
Шаг — 5
В будущем данные суммы удерживайте из оплаты труда сотрудника открытием дебета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с корреспонденцией по счету 94. Если же списать средства из заработной платы нет возможности, то открывается дебет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если возместить недостачу невозможно, то подотчетные суммы списываются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы» .
Возврат подотчетной суммы в кассу: основания, оформление, учет
В большинстве случаев возврат подотчетных сумм в кассу предприятия осуществляется в связи с тем, что сумма аванса, выданного под отчет, превысила фактические расходы сотрудника, и, как следствие, образовался остаток неиспользованных средств, подлежащий возврату.
При этом на основании разъяснений Минфина, данных в письме №02-06-10/2476, организация вправе самостоятельно утверждать перечень подотчетных лиц и включать в него как сотрудников компании, так и лиц, к таковым не относящихся.
Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году
Часто компании выдают директору денежные средства, чтобы не превысить лимит остатка по кассе. Лишние наличные в конце дня выдаются в подотчет руководителю, а на следующий день он вносит их обратно в кассу. Под подотчетные средства нередко маскируют выдачу денег на личные нужды руководителя.
Отменена необходимость оформлять сразу два документа: заявление о выдаче подотчетных средств и приказ руководителя компании. Оба документа одновременно не нужны (Письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-0Э/20642). Достаточно оформить один из них на выбор компании:
Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы
- указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У;
- приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
- законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- КоАП РФ;
- Трудовым кодексом РФ.
- Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозоперации (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
- Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
- Первичка составляется непосредственно при совершении того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
- Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хоздеятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).
Документация и учет подотчетных сумм
Подотчетные лица — это работники предприятия, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие хозяйственные или служебные командировочные расходы. Руководителем организации, приказом (распоряжением) должен быть утвержден:
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. В отличие от служебных поездок по России при загранкомандировке не нужно выписывать командировочное удостоверение. В этом случае количество дней командировки рассчитывают на основании приказа руководителя и отметок в загранпаспорте работника о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах РФ.
Отчет работника по подотчетным суммам
Заметьте: с 1 июня 2014 года предприниматели кассовые ордера могут не оформлять, но авансовый отчет как работодатели они принимать и составлять должны (абз. 2 подп. 4.1 п. 4 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Если же деньги не истрачены, работник обязан вернуть их в кассу, причем в тот же срок. Нельзя выдавать наличные под отчет, если работник полностью не отчитался по ранее выданным подотчетным суммам (абз. 3 подп. 6.3 п. 6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Можно ли увеличить срок предоставления авансовых отчетов по подотчетным суммам
Цитата: 6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Законом таких ограничений не установлено.
Что означает «не сможете»? Авансовый отчет представлен, утвержден руководителем, вот датой утверждения авансового отчета и проведем все операции, и заметьте, своевременно проведем, даже если к АО приложены документы, датированные позапрошлым месяцем. А вот если бы авансовый отчет был представлен в ноябре или декабре, утвержден руководителем тогда же, а в учете авансовый отчет отразили в январе, вот это и есть несвоевременное отражение в учете.
Тема: Подотчетные суммы: размер, сроки, расходование, авансовые отчеты
3. Как должны соотноситься даты на оправдательных документах (товарных и кассовых чеках, счетах-фактурах и т.д.), прилагаемых к авансовым отчетам, к датам этих авансовых отчетов (датам выдачи/возврата подотчетных сумм)? То есть, может ли подотчетное лицо сначала потратить свои деньги, а потом, получив денежные средства из кассы, отчитаться за них полученными ранее чеками?
1. На предприятии должен быть издан приказ о выдаче подотчетных сумм, который устанавливает: перечень подотчетных лиц; максимальные размеры подотчетных сумм; основания выдачи денежных средств под отчет; сроки, на которые денежные средства могут выдаваться под отчет.
Вопрос:
— кто в организации может (а кто не может) быть подотчетным лицом?
— каков в принципе максимальный размер подотчетной суммы, чем он определяется, ограничивается; чем руководствоваться, определяя этот «максимальный размер»?
— какими могут быть максимальные сроки выдачи денежных средств под отчет?
Существуют ли ограничения суммы денежных средств, выдаваемых сотруднику в подотчет? Какие документы прилагаются к авансовому отчету? (Е
Ни в Законе РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», ни в Правилах ведения бухгалтерского учете, утвержденных постановлением Правительства РК, ни в Правилах ведения кассовых операций, определения лимита остатка наличных денег в кассах и на текущем счете государственных учреждений, утвержденных приказом и.о. Министра финансов РК, ни в Правилах ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях, утвержденных приказом Министра финансов РК, ни в других законодательных актах не установлены ограничения на выдачу денежных средств подотчетным лицам.
Также можно использовать Правила ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях, утвержденных приказом Министра финансов РК. Согласно пункту 172 данных Правил авансы в подотчет выдаются по распоряжению руководителя только лицам, работающим в данном государственном учреждении. При выдаче сумм в подотчет работниками бухгалтерской службы делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
10 Окт 2019 marketur 233