Обязательные журналы в отделе кадров 2019
Перечень необходимых кадровых документов
Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется Общие документы Правила внутреннего трудового распорядка Ст. 189 ТК РФ Обязательно Штатное расписание Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г. Обязательно Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Единый тарифно-квалификационный справочник Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах Положение о персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ Обязательно Положение об оплате труда работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах Положение о премировании и материальном стимулировании работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах Положение об охране труда Раздел X ТК РФ Не обязательно Инструкции по охране труда по профессиям Раздел X ТК РФ Обязательно Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями) Раздел X ТК РФ Обязательно Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Ст. 69 ТК РФ Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами График отпусков Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Положение о коммерческой тайне Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну Коллективный договор Глава 7 ТК РФ Не обязателен, заключается по соглашению сторон Индивидуальные документы Трудовой договор Ст. 16, 56, 67 ТК РФ Обязательно Приказ о приеме на работу Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Личная карточка работника Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Трудовая книжка Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 Обязательно Договоры о полной материальной ответственности Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85 Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности Приказ о предоставлении отпуска работнику Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Ст. 128 ТК РФ Обязательно Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
— журнал регистрации трудовых договоров;
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— журнал регистрации приказов о командировках работников;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— журнал регистрации служебных заданий;
— журнал регистрации локальных нормативных актов;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— журнал выдачи справок по личному составу;
— журнал учета больничных листов;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Перечислите обязательные журналы и книги регистрации, которые должны быть в кадровом отделе
Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.
Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел . Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся:
Обязательные журналы в отделе кадров 2019
Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»
Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.
Отдел кадров на предприятии
Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать типовые нормы времени на работы по комплектованию учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.
Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.
Обязательная кадровая документация
Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа (на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.) или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.
Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия
В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).
Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.
Каковы обязательные кадровые документы для ООО в 2019 году
При этом работодатель обязан заключить с работниками трудовые договоры, положения которых определяют порядок решения вопросов, подлежащих регулированию локальными нормативными актами (при их наличии). Форма такого договора установлена положениями постановления Правительства от 27.08.2016 № 853.
- коллективный договор (об особенностях его составления подробно рассказано в статье «Порядок разработки и заключения коллективного договора») при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении;
- положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны;
- график сменности, если работники трудятся в сменном режиме;
- должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций;
- положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов;
- журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).
Особенности кадрового делопроизводства
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Подготовка необходимого Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. Оформление руководителя Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. Назначение ответственного за кадровую работу В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). Документирование приема персонала На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). Заполнение трудовых книжек В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.
Как регистрировать кадровые документы
Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:
- сверхурочные работы;
- использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
- предоставленные работникам отгулы и т.д.
В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.
Приводим в порядок кадровые бумаги
Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.
Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.
Как сделать номенклатуру дел отдела кадров
Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.
В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.
Необходимые кадровые документы с нуля для ООО
- Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор — обязателен или нет?» /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ поможет разобраться в этом вопросе.
- Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
- График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
- Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
- Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
- уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
- трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
- документы об образовании;
- документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
- документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
- иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.
- Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
- Устав ООО.
- Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
- Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
- Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
- Положения о создании филиалов, подразделений.
- Перечень аффилированных лиц.
- Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.
