Нумеруется ли титульный лист при сшивании документов
Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы
Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).
Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.
Нумеруется ли титульный лист при сшивании документов
Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур.
Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи. Основные регламенты Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует.
Как правильно прошивать документы
- Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
- Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
- Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
- Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
- Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
- Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
- Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:
Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы
Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.
Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.
Кто не идёт вперед, тот идёт назад
4.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, наряд и производство, все листы документов (в т.ч. листы с резолюцией Руководства Суда, имеющие историческую, научную или практическую ценность), кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Как правильно прошить документ по ГОСТу
- рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
- приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;
- руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
- правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.
Материалы постоянного хранения сроком более 10 лет передаются в архив согласно описи. Она удостоверяется заверительной надписью, предполагающей указание общего количества дел, их номерные знаки (прописываются словами и цифрами), ниже ставится дата и подписи участников приема-передачи документов.
Как правильно сшивать бухгалтерские документы
- Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
- Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
- приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
- инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
- методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.
Нужно ли учитывать при сквозной нумерации титул генподрядчика
по науке — в соответствии с ФЗ «о сертификации» 2015г. оформление документации должно быть в строгом соответствии с ГОСТ Р 21.1101-2013. Положения договора не могут противоречить ГОСТу.
по понятиям — если в договоре прописано — делай.
если в договоре прописано и первое и второе — делай по ГОСТ, либо меняй договор.
Некоторые заказчики, например то же Министерство Обороны — требует и титульники, и обложки от каждого из участников.. проще с ними согласиться и учитывать при нумерации все, кроме первой обложки Здесь уже была тема, что люди выполнили все по нормам, а не по примеру оформления заказчика — с соответствующим финалом.
Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу
Но это всё хорошо и красиво, однако бухгалтерии ещё долго придется работать с бумагами, причём делать это нужно сейчас! А так как сшивать нужно разные документы, имеющие разное значение, форму листов, толщину дела (пачки листов), то и рекомендации/правила/практика имеют несколько вариантов пошаговых инструкций.
В нём дается определение копии — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия, естественно, должна быть заверенной, в письме заверенной копией называется копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Собственно, всё логично и просто.
Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
- Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
- Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
- Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.
- Название документа.
- Дата подшивки.
- Срок хранения.
- Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
- Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
- Данные ответственного лица – составителя подшивки.
Как сшивать документы нитками
Строгих установленных правил для этой процедуры нет. Рекомендации по этому вопросу можно найти в Приказе Росархива от 23.12.2009 N 76. И хотя они касаются разработки инструкций по деловодству в федеральных органах исполнительной власти, ими вполне могут воспользоваться и другие организации. Также существуют отраслевые инструкции, которые могут давать свои рекомендации.
На поле листа без текста, которое обычно 2,5 или 3 см, примерно по его середине делаются отверстия иголкой или дыроколом в количестве от двух до пяти, расстояния между дырками должны быть равными. Если это целое толстое дело, тогда нужно воспользоваться станком для прошивания, шуруповертом или дрелью.
Как правильно сшивать документы
Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы. А между тем, не так редки случаи, когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются. Перешить, перенумеровать, добавить опись. Этот, с одной стороны, легкий, а с другой стороны, немаловажный процесс требует особого усердия, внимания и знания некоторых правил документооборота. К сожалению, четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».
