Можно ли на кассовых документах ставить факсимиле

На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.).
По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура — документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Кроме того, с 2 сентября 2010 г. данный пункт дополнен положением, согласно которому счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.07.2005 N А19-2073/05-5, ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2005 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А13-6464/04-19, от 27.09.2004 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2, от 16.01.2008 N Ф09-11118/07-С2, от 19.04.2007 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2005 N Ф04-3163/2005).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Также рекомендуем ознакомиться с определением ВАС РФ от 19.02.2010 N ВАС-755/10, в котором указано, что факсимильная подпись не является копией подписи, а служит способом выполнения оригинальной личной подписи и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако при выборе второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.

Обратите внимание =>  Форма справка для замены водительского удостоверения 2019

Подпись и факсимиле

Гражданский кодекс разрешает использование факсимиле на первичных документах, если это напрямую предусмотрено законом, или по соглашению сторон, о чем отдельно указывается в договоре. Также с помощью клише счета не возбраняется подписывать заказ-наряды, извещения, заявки, приглашения и прочие информационные документы внутреннего и внешнего пользования предприятия. Если на оригинале документа стоит собственноручная подпись руководителя, то на копиях допускается факсимиле.
И все остальные документы, которые применяются для регистрации использования денежных средств. Оборот этих документов регламентирует положение о кассовых операциях (п. 1.2; пп. 3.3, 3.4 и др.) где четко сказано –факсимиле на кассовых документах запрещено! Никаких исключений тут быть не может.

Кассовые «можно» и «нельзя»

: На кассовых документах нужна собственноручная подпись — факсимиле не годится. Прежде всего потому, что кассовые документы удостоверяют передачу денег. И при отсутствии на них собственноручных подписей возможен спор о том, является ли такой документ действительным.
СИТУАЦИЯ 1. Изъятые из терминалов наличные в банк везет сотрудник вашей компании. Приходовать их в кассу одного из ОП и тут же оформлять сдачу из этой кассы в банк неправильно, потому что на самом деле деньги в эту кассу не попадают и отвечать за них кассир ОП не может и не должен. За них отвечает сотрудник, инкассирующий деньги из терминала.

На каких первичных учетных документах можно ставить факсимиле руководителя

«Исходя из части 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ, первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

  • · законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур (письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404).
  • · факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (письмо Минфина России от 15.03.2010 № 03-02-08/13).
Обратите внимание =>  Как писать объяснительную если спал на работе

На какие документы можно ставить факсимильную подпись

БСО (бланк строгой отчетности) признается первичным учетным документом, посредством которого происходит оформление хозяйственной операции с определенной суммой денег (Информация Минфина РФ от 26.12.2002 № 16-00-24/61). БСО может быть приравнен к кассовому чеку на основании Постановления Правительства РФ от 30.07.1993 № 745. Исходя из вышесказанного, бланк строгой отчетности, утвержденный на предприятии, должен включать в себя обязательные реквизиты, перечень которых содержится в тексте ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, начиная с 01.01.2013 года.
Однако, с середины 2011 года абсолютно все суды приняли вторую позицию о невозможности применения факсимильной подписи при оформлении первичных учетных документов. Причиной тому стало вступление в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11. В документе присутствовали ссылки на утративший силу Федеральный закон № 129-ФЗ и статью 169 НК РФ и запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи при составлении документов бухгалтерского учета и счетов-фактур. Основанием для принятия такого решения послужило отсутствие разрешения в действующем законодательстве на применение факсимиле в рассматриваемых случаях. Вывод — закон не предусматривает возможности заверения документов таким способом.

Можно ли на кассовых документах ставить факсимиле

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.).
Однако большинство судей склонялись к мнению, что, поскольку законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, использование факсимиле в таких документах неправомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 N Ф04-3913/2008(7322-А03-25), Поволжского округа от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, Северо-Западного округа от 09.07.2007 N А42-5794/2006, Центрального округа от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 ( определением ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 в пересмотре данного постановления в порядке надзора отказано)).

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году

Количество возможно изготовленных подписей факсимиле неограниченно, руководитель самостоятельно решает целесообразность применение такого рода подписей и количество этих клише, так как это возлагает на него финансовую ответственность. Риски, связанные с использование факсимиле, приравниваются на практике к рискам с использованием гербовых и простых печатей.
Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

  • Почетных листах и грамотах.
  • Страховых (медицинских) полисах.
  • Служебных и наградных удостоверениях.
  • Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
  • Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
  • Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
  • Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.
Обратите внимание =>  Кто имеет льготы по оплате электроэнергии

Факсимиле на документах

Поскольку действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает случаи и порядок использования факсимильного воспроизведения подписи при совершении гражданско-правовых сделок, это может быть предусмотрено только соглашением сторон. Данная позиция была высказана налоговой службой еще в 2004 году (Письмо МНС от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042@), и, поскольку изменений в законодательстве до сих пор не последовало, остается верной.
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Что собой представляет факсимильная подпись

  • Обязательно нужно указать список тех должностных лиц, которые в дальнейшем будут иметь право пользоваться факсимильной подписью;
  • Указать полный перечень документов, на которых можно ставить факсимильную подпись;
  • Основные способы хранения факсимильной подписи, и какой к ней будет доступ;
  • Список должностных лиц, которые несут определенную ответственность за ее хранение;
  • Образец подписей каждого должностного лица, которое несет ответственность за хранение факсимильной подписи.

Основная цель использования факсимильной подписи состоит в том, чтобы заменить рукописный вариант электронным. Данная подпись сможет идентифицировать лицо, подпись которого поставили с помощью факсимиле. Обычно такую подпись подделать нет возможности. Некоторые предприниматели, когда передают право пользования факсимильной подписью на сотрудника, который примет на себя данную обязанность, выписывают доверенность.

Может ли использовать индивидуальный предприниматель при оформлении кассовых документов факсимиле

Договоры и счета на оплату можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании ( п. 2 ст. 160 ГК РФ ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, так и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не осталось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписать соответствующее соглашение. Его фрагмент мы привели на рис. 1.
Доверенность на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки должна быть подписана лично руководителем или иным уполномоченным лицом. Дело в том, что в Гражданском кодексе нет положения, которое бы разрешало использовать на доверенности факсимильную подпись. А значит, подписывать доверенность с помощью факсимиле нельзя. Кстати, образец подписи доверенного лица также должен быть оригинальным. К такому же выводу приходят и судьи ( постановление ФАС Уральского округа от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3 ).

О факсимиле и квитанциях к ордеру

Именно на попытке представить квитанцию к приходному кассовому ордеру фальшивой, поскольку на ней была факсимильная подпись руководителя было основано дело, которое рассматривалось Арбитражным судом Северо – Кавказского округа. Суть дела: сельскохозяйственный кооператив обратился с иском в арбитражный суд о взыскании с предпринимателя 1 920 000 рублей по неисполненному последним договору займа. Предприниматель представил в арбитражный суд квитанцию к приходному кассовому ордеру, о которой уже говорилось выше, которая подтверждала перечисление долга в полном объёме.
И тут кооператив заявил, что денег никаких не получал, а факсимиле подписи не является доказательством подписания документа. Была правда маленькая загвоздка, что на квитанции стояла печать кооператива, и её оспорить было сложно, поскольку оттиск был с подлинной печати.