Методичка по кадровому делопроизводству 2019
Ежегодный практический форум — Российский кадровик: готовимся к изменениям в кадровом делопроизводстве в 2019 году
3. Новый профстандарт как основание для изменения обязанностей работника. Алгоритм приведения должностных обязанностей работника в соответствие с формулировками профстандарта. Юридически обоснованные действия работодателя в случае несогласия работника с такими изменениями.
С 1 июля 2019 начал действовать новый стандарт оформления документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). К 2020 году необходимо провести реформу КДП в соответствии с требованиями внедряемых профессиональных стандартов. В 2019-2019 годах Роструд вводит новые проверочные листы.
Кадровое делопроизводство с нуля
Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.
- трудовые контракты;
- книга по учету движения трудовых книжек;
- книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
- табель по учету времени работы;
- персональные карточки сотрудников;
- кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
- должностные инструкции и другие документы;
- журнал учета проверок контролирующими органами.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019
Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.
Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?
Кадровое делопроизводство
При децентрализованном делопроизводстве каждое обособленное подразделение компании — филиал или представительство — самостоятельно ведет кадровый учет, получив все необходимые для этого полномочия. Детали — в статье «Когда кадровый учет лучше передать в филиалы, а не вести в головном офисе». В редких случаях применяется смешанный подход, при котором самые важные процедуры оформляются в головном офисе, а второстепенные — на местах. Например, приемом на работу или увольнением сотрудников занимается центральный отдел кадров, а премированием или наложением дисциплинарных взысканий — кадровики филиалов.
Аутсорсинг, или привлечение сторонних специалистов к выполнению вспомогательных функций предприятия на основании договора подряда или возмездного оказания услуг, весьма распространенное в наши дни явление. Чаще всего заключают договоры на ведение бухгалтерского и кадрового учета, юридическое сопровождение, IT-поддержку, транспортные и логистические услуги. В договоре прописываются меры ответственности исполнителя за допущенные ошибки, требования по защите персональных данных работников и другие условия сотрудничества.
8 правил формирования кадрового делопроизводства
- Личные дела сотрудников;
- Коллективный договор;
- Должностные инструкции;
- Положения о поощрениях, командировках, производственном совете;
- Инструкция по кадровому делопроизводству;
- Бумаги для определения улучшенных норм с целью выдачи СИЗ;
- Документация для оформления передачи бумаг в архив.
- На основании, которых происходят изменения условий контрактов;
- Предназначенные для увольнения граждан или их привлечение к дисциплинарному взысканию;
- Договоры о материальной ответственности и ученические;
- Документы для оформления ученических отпусков;
- Положения об аттестации, присвоении квалификационных разрядов, профессиональной подготовке и переподготовке кадров;
- Документы относительно деления ежегодного отпуска, отзыва из него, его продления, замены компенсацией и предоставления неоплачиваемых дней;
- Бумаги по предоставлению дополнительного отдыха по уходу за ребенком инвалидом или малолетним ребенком, декретного отпуска, для выплаты пособия при пополнении в семье;
- Бумаги, указывающие на вариант работы в период декрета или при его прекращении с последующим выходом на работу;
- Положения о коммерческой тайне, об оплате труда, о премировании, о предоставлении надбавки и компенсационных выплат;
- Положения о ненормированном графике, сверхурочной работе, разделенном рабочем дне, сменном графике и прочих особенностях, относительно изменений рабочего графика;
- Обязательства по прохождению медосмотра;
- Документы о расследовании производственного несчастного случая, возникновения профзаболеваний;
- Документы об учете мнения профсоюза и восстановлении в должности сотрудников.
Что такое кадровое делопроизводство?
Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля
- Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
- Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
- Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
- Трудовые книжки.
- Трудовые договоры.
Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании. Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:
Инструкция по кадровому делопроизводству
6.1. Вся поступающая в Управление Общества корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.
6.2. Документы, подписанные руководителем Общества или руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в сторонние организации, передаются в Общий отдел Общества, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.
Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в дела Управления Общества.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА
9. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ
Ежегодный практический форум — Российский кадровик: готовимся к изменениям в кадровом делопроизводстве в 2019 году
С 1 июля 2019 начал действовать новый стандарт оформления документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). К 2020 году необходимо провести реформу КДП в соответствии с требованиями внедряемых профессиональных стандартов. В 2019-2019 годах Роструд вводит новые проверочные листы.
- по формулировкам в трудовых книжках, штатном расписании, трудовых договорах и должностных инструкциях,
- по новым названиям должностей,
- по действиям работодателя и кадровых служб в случаях, когда работник не согласен с изменениями в кадровых документах
- по приведению квалификации и образования сотрудника в соответствие с требованиями профстандартов.
Ведение кадрового делопроизводства на предприятии
Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:
- Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
- После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
- Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
- Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.
к содержанию ↑
ВСЕРОССИЙСКИЕ СПУТНИКОВЫЕ ОНЛАЙН-СЕМИНАРЫ
3.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
3.2. Гарант обрабатывает только персональные данные Пользователей, требуемые в связи с договором, стороной которого является Пользователь, и эти данные используются Гарантом исключительно для заключения и исполнения этого договора.
3.3. Цели обработки Гарантом персональных данных Пользователей:
3.3.1. Исполнение и заключение договоров с Пользователями;
3.3.2. Идентификация стороны в рамках договоров Пользователей с Гарантом;
3.3.3. Связь с Пользователем, с которым был заключен договор, в том числе направление уведомлений, запросов и информации, касающихся его исполнения, а также обработка запросов и заявок от Пользователя по данным договорам.
3.4. Сроки хранения персональных данных Пользователей указаны в соответствующих договорах с Гарантом, размещенных для ознакомления на сайте. По истечении указанного срока персональные данные подлежат уничтожению.
Стаж работы: научный – 9 лет: научный сотрудник ВНИИ документоведения и архивного дела (1978 – 1987 гг.); научно-педагогический — 28 лет: доцент Российского государственного гуманитарного университета (1981 – 2001 гг.), профессор Российской академии правосудия (2002 г. по настоящее время).
Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019
Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
Кадровое делопроизводство 2019
Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.
Утвержден порядок независимой оценки квалификации работников. Независимая оценка квалификации – подтверждение соответствия квалификации соискателя положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным законодательством. Оценку проводят независимые центры оценки квалификации
