Копия трудовой книжки с 1 июля 2019
Что изменилось в оформлении копии трудовых книжек с
Обоснование вывода:
Пунктами 3.1.23-3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) предусмотрено, что копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, а заверенной считается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Требования к порядку заверения копий документов утверждены п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ)*(1). В соответствии с этой нормой государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью; на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Пункт 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее — ГОСТ — 2016) и вступившего в силу с 1 июля 2019 года, определяет правила проставления заверительной надписи на копиях документов: отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). При этом нововведением является требование к реквизиту «отметка о заверении копии» при заверении копии документа, предоставляемого в другую организацию. Так, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N. за . год»), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и должна проставляться, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «М.П.» («Место печати») (п. 5.24 ГОСТа -2016).
Следует отметить, что Указ устанавливает порядок выдачи копий документов, исходящих от предприятий, учреждений и организаций, а ГОСТ-2016 содержит требования к оформлению организационно-распорядительных документов, но трудовая книжка к таковым документам не относится. Так согласно ч. 1 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Однако, учитывая отсутствие специального порядка заверения копий трудовых книжек, полагаем, что работодатель может заверять их в том же порядке, какой предусмотрен Указом и ГОСТ-2016 (требования которых практически идентичны).
Поскольку ни Указ, ни ГОСТ-2016 не указывают, каким образом должна заверяться копия документа, состоящего из нескольких листов, то целесообразно воспользоваться разъяснениями, данными в письме Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142.
К сведению:
1. В соответствии со ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» применение национального стандарта (в т.ч. ГОСТ-2016) является добровольным.
2. Требования, аналогичные ГОСТ-2016, содержит приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Заверение документов по-новому
С 1 июля 2019 года вводятся разные требования к заверению копий или выписок из трудовой книжки в зависимости от назначения: В случае заверения документов для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год». Если компания не включила в номенклатуру дел трудовые книжки как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой книжки можно, например, указать: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».
Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти, товарного знака организации в соответствии с действующим законодательством.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2019 году
Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2019 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2019 году надо по-новому. В статье рассмотрены ситуации, когда необходимо заверить книжку, а также приведены основные правила такого заверения.
За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.
Копия трудовой книжки с 1 июля 2019
- слово «Верно»
- наименование должности лица, заверившего копию
- его собственноручную подпись
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
- дату заверения копии (выписки из документа)
- надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)
- Письмо ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление незаверенных копий документов)
- Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»
Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля
В повседневной жизни бухгалтеры постоянно сталкиваются с необходимостью заверить копии. Чаще всего сотрудники просят дубликат своей трудовой книжки. Они могут не говорить, зачем им понадобилась копия, но работодатель обязан ее правильно заверить. Как использовать с 1 июля новые правила по трудовым книжкам, расскажем в статье.
Существуют ситуации, когда компания должна заверить трудовые книжки и для собственных интересов. Например, чтобы подать документы в ФСС и возместить расходы по пособиям, которые выплатил работодатель из своих средств. На основании копий трудовых подтверждается стаж работников.
Новые правила: с 1 июля 2019 года заверять копию трудовой книжки будут по-новому
Если копии идут для внутреннего пользования, то по новому ГОСТу на них компания делает отметку «Верно» («Копия верна»). Рядом должны быть должность работника, который отвечает за заверение документов, его личная подпись и расшифровка, дата заверения копии, печать организации или отдела кадров.
Согласно новому документу, 1 июля 2019 года компания сама решает, как будет заверять копии документов для сотрудников. Можно разработать свой порядок или ориентироваться на правила из нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 08.12.2016 №2004-ст). До 1 июля 2019 года действовал ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).
Как с 1 июля 2019 года заверять копии документов по новому ГОСТу
Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Вы, конечно, можете обратиться к специалистам кадровой службы с устной просьбой по этому поводу, но скорее всего получите отказ. Писать заявление все равно придется. Причина тому ─ ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».
Копирование документов ─ обычная процедура для любого человека. Но копия приобретает юридически значимый статус только после ее должного заверения. В чем заключается процедура запроса и оформления копий, и что меняется в этом процессе с 1 июля, расскажем в нашем материале.
Новая процедура заверения трудовой книжки с 1 июля 2019
В случае с заверением каждой копии, данный перечень содержимого должен присутствовать на каждой странице, где сделана копия. Если вы прошили все копии в один документ, их необходимо пронумеровать. Запись делается только на оборотной стороне, где закреплена шнуровка. Дополнительно потребуется указать количество вшитых страниц.
При необходимости предоставления сведений из трудовой книжки работник обязан запросить ее копию у своего работодателя. Оригинал книжки всегда хранится в организации, где работает ее владелец. Выдача оригинала допускается только для предоставления его в Соцстрах. Кроме этого государственного органа никто не имеет право требовать подлинник книжки, если человек трудоустроен.
Новые правила заверения копии трудовой книжки с года
С 1 июля 2019 года в России вступил в силу новый ГОСТ, который содержит новые требования к оформлению документов. Одно из наиболее серьезных изменений по сравнению с прошлым стандартом – заверение копий трудовых книжек сотрудников. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2019 года: требования нового ГОСТ.
Кроме того, что сотрудник может запросить копию трудовой для банка, органы социальной защиты, для другого работодателя и пр., копия данного документа может оказаться нужной для самой организации-работодателя. Скажем, если она подает заявление на возмещение выплаченных пособий.
Новые правила заверения копии трудовой книжки с года — новый ГОСТ
С 1 июля 2019 года в России вступает новый ГОСТ, содержащий обновленные требования к оформлению документов. Одно из самых заметных изменений в сравнении со старым стандартом — то, как теперь нужно заверять копии трудовых книжек работников. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 1 июля 2019 года — какие требования содержатся в обновленном государственном стандарте.
Обратите внимание — работник не обязан сообщать, для чего ему нужна копия трудовой книжки и в какую именно стороннюю организацию он будет ее предоставлять! А вот работодатель обязан предоставить такую копию в трехдневный срок после подачи заявления работником.
Заверение документов с 1 июля 2019 года: что меняется в связи с новым ГОСТом
Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.
Копирование документов — обычная процедура для любого человека или организации. Но копия приобретает юридически значимый статус только после ее должного заверения. В чем заключается процедура запроса и оформления копий и что меняется в этом процессе с 1 июля 2019 года, расскажем в нашем материале. Также рассмотрим и другие аспекты в оформлении документов в связи с новым ГОСТом Р 7.0.97-2016 с 1 июля 2019 года.
Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2019 года
Если же нарушение совершено повторно, то и санкции возрастут (ч. 2 ст. 5.27 КоАП). Для должностных лиц штраф составит уже 10 — 20 тыс. руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. ИП будет выписан штраф на 10 — 20 тыс. руб., а организацию оштрафуют на 50 – 70 тыс. руб.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на работодателя, а также на должностных лиц, которые приказом работодателя назначены ответственными за хранение трудовых книжек (п. 45 Правил).
