Понятие должностной инструкции в трудовом кодексе
Должностная инструкция: понятие, назначение, структура, порядок составления и оформления
Поскольку в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции и порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения, будет ли она приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.[3]
Порядок ознакомления работника с должностной инструкцией и подчиненность работника при исполнении должностных обязанностей
Если, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов.
- «Должностные обязанности» — содержит основные функции, которые частично или полностью могут быть поручены работнику, занимающему конкретную должность.
- «Должен знать» — содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
- «Требования к квалификации» — определяют уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей.
Важный кадровый документ: должностная инструкция
Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.
В любом случае ни ТК РФ, ни другими федеральными законами и нормативными правовыми актами согласование должностных инструкций с представительным органом работников не установлено. И если коллективным договором или соглашением это не предусмотрено – согласование не требуется.
Должностная инструкция трудовой кодекс
При этом необходимо учитывать, что в соответствии с ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ (временный перевод по соглашению сторон) работник может быть временно переведен на другую работу только у того же работодателя. с которым он состоит в трудовых отношениях, и работа не должна быть противопоказана ему по состоянию здоровья.
Таким образом,в трудовом договоре детально трудовые обязанности расписывать не надо. Достаточно указать только трудовую функцию (должность/профессию/конкретный вид поручаемой работы) и основные направления деятельности. Например, инспектор отдела кадров ведет кадровый учет работников, оформляет их прием на работу, переводы и увольнения. Бухгалтер ведет бухгалтерский и налоговый учет. Детализировать трудовые обязанности нужно уже в должностной инструкции. И чем конкретнее они будут в ней прописаны, тем лучше для обеих сторон трудового договора.
Понятие должностной инструкции в трудовом кодексе
Статьей 192 ТК РФ установлено, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания. Указанной статьей предусмотрены следующие меры дисциплинарного взыскания:
3. Общероссийский классификатор занятий (ОК 010-93), утвержденный постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 298. Данный документ представляет собой систематизированный перечень видов трудовой деятельности. В нем приняты следующие укрупненные группы:
Должностная инструкция: понятие, назначение, структура, порядок составления и оформления
В разделе «Функции» указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один — «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»).[4]
Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.
Должностная инструкция
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций. Например, при использовании ручной технологии это могут быть следующие операции:
- получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;
- заполнение контрольных карточек;
- внесение в них отметок о ходе исполнения;
- ведение сроковой картотеки;
- передача информации;
- составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.
Должностная инструкция (регламент) — порядок разработки и утверждения
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
Так, один из работников в суде оспорил новую должностную инструкцию, которая была изменена работодателем в связи с введением в действие новых профессиональных стандартов. Доводы работника свидетельствовали, что ему вменили новую обязанность — организацию работы учреждения, руководство отделением и специалистами, что являлось, по его мнению, новой трудовой функцией.
Понятие должностной инструкции в трудовом кодексе
Расширять круг обязанностей работника, менять их объем в любую сторону не противоречит закону. Однако вероятность допустить одну, но весьма существенную ошибку, чрезвычайно велика, так как определить грань между обязанностями по одной должности и обязанностями по другой бывает весьма сложно.
Согласно ч. 1 ст. 74 ТК РФ в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурной реорганизации производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника. Если же при изменении должностной инструкции работодатель изменяет трудовую функцию работника, существенно изменяет трудовые обязанности — это является нарушением положений ст. ст. 57, 60, 72 ТК РФ.
Должностная инструкция
Общие требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти N 536*(3) и Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов*(4).
Так, в соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС должностей руководителей, специалистов и служащих N 9*(5) (далее — Порядок N 9) квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций. Они должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.
Согласно п. 1 Порядка N 9 ЕКС предназначен для решения вопросов, связанных:
— с регулированием трудовых отношений;
— с обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.
ЕКС должностей руководителей, специалистов и служащих разработан в соответствии с принятой классификацией должностей работников (существуют три категории: руководители, специалисты и служащие).
Квалификационные характеристики должностей, содержащихся в нем, призваны способствовать:
— правильному подбору и расстановке кадров;
— повышению их деловой квалификации, рациональному разделению труда;
— созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между указанными категориями работников;
— установлению единых подходов в определении их должностных обязанностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.
Руководствуясь государственными нормативами, работодатель вправе самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или иной мере соответствовать требованиям, установленным централизованно.
Например, работодатель по своему усмотрению вправе не включать в должностную инструкцию те или иные трудовые обязанности, предусмотренные ЕКС, которые могут быть поручены работнику в процессе его трудовой деятельности. Кроме этого, он может расширить их круг (производственных операций) работника в сравнении с установленными в централизованном порядке. Однако возможность расширения этого круга по сравнению с обязанностями, определенными соответствующими квалификационными характеристиками, несколько ограничена. На основании п. 5 Порядка N 9 это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ.
Таким образом, работодатель вправе определять трудовую функцию работника самостоятельно, в том числе путем разработки должностных инструкций, но в пределах границ, установленных государством. В этом проявляется одна из характерных черт метода трудового права — сочетание централизованного и локального способов правового регулирования трудовых отношений.
В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать Квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, адаптировав его к конкретным условиям функционирования предприятия и (или) соответствующего участка работы (структурного подразделения).
Следует отметить, что в процессе трудовой деятельности споры между работниками и администрацией, к сожалению, вполне вероятны. И нормы, изложенные в должностной инструкции, могут сыграть существенную роль при разрешении таких конфликтов.
Должностная инструкция может не только предотвратить тот или иной трудовой спор, но и сыграть решающую роль при его рассмотрении в органах по разрешению трудовых споров, в том числе и в суде.
В качестве примера приведем спорную ситуацию в связи с увольнением работника, который уже привлекался к дисциплинарной ответственности, по п. 5 ст. 81 ТК РФ за неоднократное неисполнение им своих должностных обязанностей. В случае если уволенный по такому основанию сотрудник обратится в суд с иском о восстановлении на работе либо об изменении формулировки причины увольнения, при выяснении обстоятельств дела суд обязательно запросит у работодателя должностную инструкцию истца. Это необходимо для того, чтобы установить, действительно ли в круг должностных обязанностей работника входила и та, за неисполнение которой он уволен.
Если руководство не предоставит требуемую должностную инструкцию либо, предоставив ее, не сможет доказать факт ознакомления сотрудника с данным документом, то суд смело примет решение в пользу истца.
Привлечение работодателем свидетелей, подтверждающих, что уволенный служащий на протяжении многих лет исполнял известные ему трудовые обязанности, а потом вдруг отказался от их исполнения, за что и уволен, ситуацию не изменит. Скорее всего, суд не примет во внимание подобные доказательства.
Результат рассмотрения такого трудового спора в суде печален для руководителя: ведь придется восстановить на работе уволенного сотрудника и выплатить ему существенные материальные компенсации. Избежать вышеописанных проблем работодатель сможет только в случае своевременной разработки, утверждения и активного использования в деятельности своего предприятия должностных инструкций. Кроме того, если неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работником привели к прямому действительному ущербу для работодателя (под таким ущербом понимается реальное уменьшение его наличного имущества или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если последний несет ответственность за его сохранность)), а также если возникла необходимость у работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества (ст. 238 ТК РФ) и установлена причинно-следственная связь между действием работника при выполнении им должностных обязанностей и нанесенным ущербом, то сотрудник может быть привлечен к материальной ответственности.
Дисциплинарная и материальная ответственность — это виды юридической ответственности, к которой работодатель может привлечь работника самостоятельно. Однако, исходя из характера неисполнения должностных обязанностей и последствий, к которым оно привело, может наступить административная и уголовная ответственность. В этом случае работодатель, например, может наказать работника с помощью соответствующих правоохранительных органов. Из всего вышесказанного следует, что, несмотря на необязательный характер должностных инструкций, они имеют немаловажный юридический аспект своего составления. Прежде всего отсутствие документа, в котором закреплены конкретные трудовые обязанности работника, затруднит возможность его привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности в случае нарушения им своих должностных обязанностей. А при возникновении трудового спора уменьшит возможности работодателя доказать свою точку зрения в суде.
Более того, наложение дисциплинарного взыскания на работника, отказавшегося выполнять работу, не предусмотренную условиями трудового договора, должностной инструкцией, рассматривается как нарушение работодателем законодательства о труде и грозит ему привлечением к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
Кроме того, должностная инструкция требует соблюдения ее не только от работника, но и в той же степени от работодателя. Она как один из локальных нормативных актов имеет характер внутреннего закона. Так, работодатель не вправе заставлять сотрудника выполнять работу, не обусловленную трудовым договором (ст. 60 ТК РФ запрещает принудительный труд). С другой стороны, если работодатель потребует от работника что-либо исполнить сверх того, что закреплено в трудовом договоре, должностной инструкции, то это придется и дополнительно оплачивать. Режим совмещения и замещения основаны на том, что доплата производится за выполнение тех функций, которых нет в должностной инструкции и трудовом договоре. Размеры доплат при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, устанавливаются по соглашению сторон с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ).
Очень часто должностная инструкция является важным письменным доказательством по хозяйственным спорам в суде, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановлении ФАС СЗО от 22.12.2005 N А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, осуществлявшего приемку товара, полномочий действовать от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции она входила в круг обязанностей данного лица.
Анализ многочисленной арбитражной практики также подтверждает это положение, например постановления ФАС ВВО от 29.08.2002 N А11-1714/2002-К1-12/87, от 03.07.2001 N 19/7, от 04.06.2001 N А39-2138/00-128/5, ФАС ВСО от 14.06.2005 N А19-4256/04-40-Ф02-2635/05-С1, ФАС МО от 16.03.2006 N КГ-А40/548-06, ФАС СЗО от 15.06.2004 N А26-6315/03-12.
Кроме того, подробно составленные должностные инструкции устанавливают производственную необходимость некоторых расходов организации.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. В частности, расходы, понесенные в связи с поездкой в командировку, подготовкой и переподготовкой кадров, состоящих в штате налогоплательщика, на договорной основе, ст. 264 НК РФ отнесены к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.
Например, оплата расходов работника на проезд может быть подтверждена должностной инструкцией, предполагающей его постоянные разъезды. Это подтверждает Постановление ФАС ВВО от 23.09.2004 N А82-338/2003-А/6.
Если работодатель хочет оплачивать обучение своих сотрудников, то нужно доказать, что они получают образование не в личных интересах, а на благо организации. Для этого можно сослаться на трудовой договор, а также и на должностные инструкции. В них следует прописать взаимосвязь обязанностей работника с образовательной программой. Например, получение бухгалтером юридического образования будет вполне оправданно, если в его трудовые обязанности будет входить составление проектов договоров.
Так, арбитражный суд согласно трудовым договорам, договорам на обучение и должностным инструкциям работников, на основании которых производилась оплата за обучение, программы обучения, сертификатов соответствия, выписок из требований системы менеджмента качества, копий дипломов, пришел к выводу о производственном характере их обучения и необходимости этого в интересах предприятия. Таким образом, судьи указали, что в случае оплаты работодателями за своих работников стоимости обучения, связанного с повышением их профессионального уровня, указанные виды выплат не включаются в налоговую базу для исчисления НДФЛ (Постановление ФАС ВСО от 14.02.2006 N А19-4631/05-43-Ф02-200/06-С1) и ЕСН (Постановление ФАС ВСО от 07.02.2006 N А19-9168/05-44-Ф02-86/06-С1).
ПОНЯТИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ И ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ
1. Должностная инструкция является приложением к трудовому договору. В этом случае она является неотъемлемой частью трудового договора и, следовательно, принимается при обоюдном согласии работника и работодателя и подписывается ими. При этом работодатель не может самостоятельно, в одностороннем порядке принять должностную инструкцию и установить в ней какие-либо условия.
. Общие положения. Закрепляются квалификационные требования к лицу, занимающему данную должность: уровень образования, необходимый стаж работы, наличие специальных знаний, обладание определенными навыками и т.п. Перечисляются нормативные акты, внутренние документы организации (приказы, распоряжения и т.п.), которые работник должен знать и руководствоваться которыми в своей деятельности. Здесь же может устанавливаться подчиненность работника определенному руководителю и (если должность руководящая) подчиненность других работников данному работнику. Кроме того, здесь могут устанавливаться условия временного замещения работника в период его отсутствия, а также условия замещения им других работников (если это входит в его обязанности).
Должностная инструкция работника
Трудовым законодательством не установлен порядок введения, разработки, изменения и утверждения должностных инструкций. При этом должностная инструкция может быть как приложением к трудовому договору, так и утверждаться самостоятельным документом. Трудовое законодательство устанавливает, что любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Соответственно, если должностная инструкция является приложением к договору, то есть его неотъемлемой частью, то ее изменение должно быть в любом случае согласовано с работником. Если же должностная инструкция является самостоятельным актом, то внесение в нее изменений может производиться без согласия работника. Как правило, должностная инструкция в образовательных организациях является отдельным документом. В трудовых договорах с работниками об этом документе нет упоминания.
Как следует из Письма Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412–6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников», носящего рекомендательный характер, порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
