Когда расходы канцтоваров идут в бюджет
Когда расходы канцтоваров идут в бюджет
Давным-давно, когда культуры пользования канцтоваров не существовало, набор «рабочих инструментов» конторского служащего состоял из шести основных позиций: ручка, карандаш, ластик, линейка, ножницы, клей. Как правило, эти нехитрые школьные товары либо выдавались в ограниченном количестве прижимистыми завхозами, либо закупались самими служащими в отделах канцтоваров. Сегодня набор традиционных канцтоваров для офисного сотрудника состоит минимум из 16 позиций: ручка, карандаш, ластик, линейка, ножницы, клей, корректор, степлер, маркер, дырокол, точилка, накопитель (или лоток для бумаг), нож канцелярский, кнопки, скрепки, стикеры. Часть канцтоваров относится к категории товаров длительного использования (степлер, ножницы, дырокол, накопитель, канцелярский нож), другая часть – к товарам активного использования и быстрого расходования (ручки, карандаши, кнопки, скрепки и т.д.). Исходя из этого, и ведется расчет пополнения необходимого набора канцтоваров для офисного служащего. Те предметы, которые могут служить годами – как правило, и обновляются (или закупаются) с периодичностью раз в год, все остальные товары закупаются из расчета 2-3 единицы в месяц.
Формируя бюджет, начинать следует с составления списка сотрудников и краткой характеристики деятельности каждого. Особенно эффективна эта работа для небольших фирм и компаний с численностью от 10 до 30 человек. В отдельной графе напротив фамилии сотрудника необходимо указать минимум товаров необходимых для работы. Например, курьер и водитель должны иметь как минимум блокноты и ручки, юристу нужны файлы, папки, маркеры, накопители, корректор, хороший автоматический карандаш, мягкий ластик, блокнот для записей, визитница, линейка, клей и много-много бумаги (сколько именно бумаг расходует сотрудник, лучше всего спросить у него самого). Секретарю обязательно нужен канцелярский набор, плюс тетрадь для общих записей, плюс блокнот для распоряжений руководителя и непременно яркие, красивые стикеры разных размеров. Ну, и так далее. Вот вы и составили список необходимых канцтоваров для сотрудников своей собственной фирмы. Рядом с канцелярским минимумом поставьте стоимость всех входящих в него товаров. Просуммируйте и получите ответ на вопрос, сколько денег необходимо для закупки канцтоваров. Например, расчеты компании «Комус» показывают, что бюджет на закупку канцтоваров для одного сотрудника в офисе из 20 человек с большим объемом документооборота (к примеру, аудиторская фирма) составляет 1 482 руб. Таким образом, ежемесячный бюджет на офис с двумя десятками сотрудников будет равен 29 640 руб. Затраты на одного сотрудника в офисе из 70 человек равны 740 руб., а ежемесячный бюджет составляет 51 800 руб.
Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры
Сложно представить фирму, которая не печатает документы, не подписывает их и не делает записей. Другими словами обходится без канцтоваров. Они учитываются в составе материально-производственных запасов. Отражают данный вид материалов по цене приобретения (указанной в документах), включая затраты на доставку. Канцелярские товары приобретают либо напрямую через поставщика, либо через подотчетных лиц организации.
Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание 60.01 51 Оплачены канцтовары поставщику 2577 Выписка банка 10.01 60.01 Приняты к учету канцтовары 2184 Товарная накладная, Форма М-4 19.03 60.01 Учтен входной НДС 393 Товарная накладная, Счет-фактура 68.02 19 НДС принят к вычету 393 Счет-фактура 71 50 Выданы деньги на приобретение товаров работнику фирмы 300 Расходный кассовый ордер 10.01 71 Приняты канцтовары от подотчетного лица 294 Товарный чек 50 71 Оставшиеся деньги, выданные работнику, возвращены в кассу 6 Приходный кассовый ордер
Как сэкономить на канцтоварах
установить лимит на канцтовары из расчета на 1 сотрудника. Еще раз: НА ОДНОГО СОТРУДНИКА. Почему не на отдел? Да потому что сегодня у вас в отделе работает 5 человек, а завтра 15, а послезавтра кризис, сокращение и осталось 7 человек. И что? Каждый раз вы будете пересматривать лимит на отдел? Это нецелесообразно.
Также ошибочно устанавливать лимит на канцтовары в виде единой суммы для всей компании, например, 15 000 руб. в месяц. Тогда при превышении лимита из-за роста количества сотрудников в связи с расширением бизнеса, либо по каким-то другим причинам, всякий раз придется этот лимит пересматривать и оправдывать превышение.
Учет расходов на хозяйственные и канцелярские товары
Арбитражная практика также свидетельствует о том, что расходы организации на приобретение предметов личной гигиены и бытовой химии являются обоснованными (постановления ФАС Московского округа от 27.12.2006 N КА-А40/12681-06, ФАС Поволжского округа от 03.07.2007 N А65-20634/06 и от 02.11.2004 N А55-17257/03-29).
В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).
Что относится к канцтоварам в бухучете
НК РФ). Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).
Внимание В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада. В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи. 4 апреля: Дебет 71 Кредит 50– 2 000 руб. Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч.2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся.При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника. Важно ЕД-4-3/3/11515.
Расходы на канцтовары – как правильно потратиться на офисную «мелочевку»
Особое внимание нужно обратить на товарные чеки, которые должны содержать все реквизиты первичных учетных документов, приведенных в законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и содержать расшифровку приобретенных товаров по наименованиям: ручки, бумага офисная, блокнот, степлер и т.п. Общее название «канцтовары» в товарном чеке недопустимо!
Самое большое затруднение, которое возникает в процессе приобретения канцелярских принадлежностей через подотчетных лиц, — это наличие необходимы оправдательных документов (п.56 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ). Кроме составления авансового отчета, подотчетное лицо должно предоставить документы, подтверждающие оплату и документы, которые позволяют определить конкретный перечень приобретенных товаров:
Учет канцелярских и хозяйственных товаров (Заболонкова О
Пример 3. Сотруднику учреждения выданы деньги под отчет путем зачисления их на банковскую карту учреждения. С этой целью на карту перечислены денежные средства в размере 3000 руб. Сотрудник получил их наличными через банкомат и приобрел хозяйственные и канцелярские товары на сумму 2500 руб. Неиспользованные денежные средства он внес на карту через терминал.
К сведению. При определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов (п. 220 Инструкции N 157н).
Расходы на канцелярские товары
- по себестоимости каждой единицы;
- по средней себестоимости;
- по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (способ ФИФО);
- по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) .
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
Применяется только в налоговом учете, в бухгалтерском в соответствии с Приказом Минфина России от 26.03.2007 N 26н с 01.01.2008 данный способ не используется.
Принимая канцтовары к учету, составляют приходный ордер по форме N М-4 , а при отпуске в эксплуатацию — требование-накладную по форме N М-11. Списываются в затраты канцтовары одним из выбранных предприятием в учетной политике способов (п. 16 ПБУ 5/01, п. 8 ст. 254 НК РФ):
Когда расходы канцтоваров идут в бюджет
Лишь случайно выяснилось, что никаких презентаций, для которых нужна такая бумага, отдел не проводит и проводить не собирается. Руководитель отдела был крайне недоволен, что его подчиненный, в рабочее время занимается посторонними делами, да еще используя ресурсы компании. После этого в компании было введено правило: все заявки утверждаются руководителем отдела.
Это не значит, что руководитель сам должен заниматься сбором и обобщением заявок от сотрудников, для этого он может назначить ответственного исполнителя. Однако подчиненные должны знать, что все их запросы будут проверены руководителем, который либо согласится с ними, ибо отклонит.
Пример За счет приносящей доход деятельности учреждение приобрело представительский письменный набор. Он относится к особо ценному движимому имуществу. Набор предназначен для управленческих нужд учреждения и будет использоваться в деятельности, не облагаемой НДС. Покупная стоимость набора 37 760 руб. (в том числе НДС — 5760 руб.).
Затраты на доставку набора до учреждения курьерской организацией составили 472 руб. (в том числе НДС — 72 руб.). Для упрощения примера порядок забалансового учета денежных средств учреждения не приводится. Операции по приобретению набора отражают в учете учреждения записями: Дебет 2 106 21 310 Кредит 2 302 31 730 – 37 760 руб. — отражены затраты на приобретение письменного набора и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС); Дебет 2 302 31 830 Кредит 2 201 11 610 – 37 760 руб.
Лишь случайно выяснилось, что никаких презентаций, для которых нужна такая бумага, отдел не проводит и проводить не собирается. Руководитель отдела был крайне недоволен, что его подчиненный, в рабочее время занимается посторонними делами, да еще используя ресурсы компании. После этого в компании было введено правило: все заявки утверждаются руководителем отдела.
КАНЦЕЛЯРСКИЕ РАСХОДЫ В УЧРЕЖДЕНИИ
Как правило, канцелярские товары относятся к материальным запасам учреждения (КОСГУ 340) или к основным средствам (КОСГУ 310). У учреждений регулярно возникают вопросы, к какому виду активов — материалам или основным средствам — следует относить те или иные канцтовары.
В письмах Федерального казначейства от 06.06.2007 № 42-7.1-17/2.2-200 и от 16.04.2007 № 42-2.2-04/6а было разъяснено, что расходы на оплату договоров на приобретение нефинансовых активов (в частности, канцелярских наборов, дыроколов, степлеров, антистеплеров, датеров, самонаборных штампов, канцелярских ножей, ножниц, точилок для карандашей, ножниц, лотков и зажимов для бумаг, папок, корзин для мусора, книг учета, журналов регистрации и т. п.) можно относить на статью 310 «Увеличение стоимости основных средств» или на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» в соответствии с критериями отнесения к объектам основных средств или материальных запасов.
Критерии отнесения к основным средствам или материальным запасам установлены Инструкцией по применению Единого плана счетов, утв.
Так как переписка и оформление документации зачастую требуют нанесения на документы и письма различных печатей и штампов, то к канцелярским принадлежностям также могут относиться штемпельные принадлежности (подушки, краски), печати и штампы, а также датеры и нумераторы.
Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги образец акта
По себестоимости единицы товара (не целесообразно в данном случае). Канцтовары должны быть списаны в тот момент, когда осуществляется передача их сотрудникам на пользование (основанием выдачи будет требование-накладная по форме М-11 или собственная форма подобного документа с реквизитами компании).
Если на фирме, в которой ведётся бухгалтерский учёт в упрощённом порядке, канцелярские принадлежности списываются в расходы по обычным видам деятельности сразу при их приобретении, тогда бухгалтерские проводки не нужны при выдаче предметов сотрудникам на пользование. Фирмы на упрощённом режиме налогообложения цены на канцтовары признают в затратах только после осуществления оплаты, если имеется счёт-фактура.
Когда расходы канцтоваров идут в бюджет
Для определения соотношения «цена / качество» каждого товара стоит делать пробные закупки и постоянно собирать обратную связь при закупке товаров у нового поставщика. Сейчас настолько велико разнообразие канцелярских товаров, что глаза разбегаются при выборе, но наша компания обращает внимание не только на цену, качество, но и на экологичность. Также мы разрабатываем проекты по электронному документообороту.
Компания большое внимание уделяла созданию образа профессионала, всеми возможными способами старалась произвести впечатление успешной и стабильной. С этой целью все менеджеры по продажам, которые имели личный контакт с клиентами (предпринимали выезды к клиентам и практиковали частые личные встречи), были «укомплектованы» дорогими ручками.
