Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Особенности учета топливных карт на предприятии

Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:

  • ДТ60 КТ51. Перевод средств за создание карт. Первичкой является банковская выписка.
  • ДТ10 КТ60. ТК отражаются в структуре МПЗ. Первичкой являются накладная и соглашение на поставку.
  • ДТ19 КТ60. Учет НДС по карте. Документом-основанием является счет-фактура.
  • ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету. Первичка: счет-фактура.
  • ДТ20, 26, 44 КТ10. Списание стоимости ТК. Первичкой будет являться справка из бухгалтерского отдела.

Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам

В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты». За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения карты, не являющейся платежным средством.
Важный момент: информация о ценах, содержащаяся в чеках терминалов АЗС, является справочной, поскольку весь объем заявленного топлива был оплачен организацией в порядке стопроцентной предоплаты и не подлежит изменению по мере его отпуска. В то же время в чеке автозаправочного терминала будут указываться текущие цены на каждую конкретную дату, которые, естественно, могут быть другими. Кстати, именно в этом заключается одно из преимуществ топливных карт: организация-покупатель приобретает бензин по сегодняшней цене, а использовать его будет в течение нескольких недель или месяцев, за которые стоимость бензина может существенно возрасти.

Как вести учет бензина по топливным картам

Как можно заметить из перечисленных особенностей, сотрудник организации будет получать на расчеты в АЗС не наличные средства, а карточку. Однако ведение учетных операций все же является желательным. Их организация может быть осуществлена на базе специального учетного журнала. Унифицированной формы этот тип документации не имеет, однако определяется она каждой организацией индивидуально. В рамках этой бумаги могут быть отражены следующие моменты и операции:
Все мероприятия фиксируются договорами, которые заключаются между реализатором (АЗС) и потребителем (компанией). Факт отпуска топлива подлежит отражению в ведомости по форме №16НП. А путевой лист, имеющийся у водителя, обязательно содержит информацию об объеме отпущенного топлива и его марке. На базе законодательных документов не реже раза в месячный период производится выписка сводных ведомостей-счетов для каждого предприятия. Данная бумага содержит сведения о суммарной цене материалов исходя из конкретных марок.

Обратите внимание =>  Льготная категория ветеран труда код

Учет топливных карт в бухгалтерском учете в 2019 году: проводки

  • лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
  • нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Компания А отправила предоплату топливной компании за 1000 л бензина по цене 11 рублей 80 копеек за 1 литр (включая НДС 1 рубль 80 копеек). Сама карта оплачивалась отдельно (118 рублей, включая НДС 18 рублей). По состоянию на последний день месяца было выбрано 990 л бензина, в бензобаке машины осталось 20 литров. Читайте также статью: → «Акцизы на бензин»

Бухгалтерский учет топливных карт

  • Пункт 5, 6 ПБУ 5/01. Процедура оприходования топлива.
  • Статья 223 ГК РФ. Переход прав на ресурсы на дату оплаты.
  • Статья 458 ГК РФ. Переход прав на дату фактического отпуска. То есть это дата заправки ТС.
  • Пункт 1 статьи 172 НК РФ. Принятие НДС с приобретения топлива к вычету.
  • Пункт 52 Инструкции по учету, утвержденная Приказом Минфина №148н от 30 декабря 2008 года.

В таком случае топливные карты могут использовать и в той и в другой деятельности, и расходы на их приобретение следует распределить между ними. НДС также требует распределения. Та часть НДС, которая не подлежит возмещению, прибавляется к расходам предприятия.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете и оприходовать бензин по ним

Пример. Организация перечислила поставщику предоплату за 1000 л бензина по цене 11,8 руб. за 1 л (в том числе НДС 1,8 руб.), отпускаемого по топливной карте. Отдельно была оплачена поставщику стоимость топливной карты в сумме 118 руб., в том числе НДС 18 руб. По данной карте было выбрано 990 л бензина, из которых на конец месяца 20 л осталось неизрасходованными в бензобаке автомобиля.
В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Обратите внимание =>  Алгоритм внесения изменений в договор управления мкд

Федеральным государственным казенным учреждением принято решение о заправке автомобилей ГСМ по топливным картам

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет в госучреждении операций при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;
— Энциклопедия решений. Порядок списания в госучреждении топлива при заправке автомобилей с использованием топливных пластиковых карт;
— Энциклопедия решений. Госучреждение. Счет 03 «Бланки строгой отчетности».
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях топливными картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке транспортных средств.
Наиболее оправданным представляется организация учета топливных карт с использованием забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».

Топливные карты

Затраты, связанные с приобретением топливных карт, можно расценивать как дополнительные расходы на приобретение топлива. То есть включать в стоимость бензина, приобретенного по ним. Однако так поступать можно не всегда. Зачастую карты являются многоразовыми, и их стоимость сложно соотнести с определенной партией полученного топлива. В данной ситуации их стоимость можно включить в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
Топливные карты позволяют определить, где, когда, сколько и на какую сумму сотрудник приобрел ГСМ. Поэтому в настоящее время такие карты имеют большой спрос среди компаний. Как в бухгалтерском и налоговом учете отражать затраты на их покупку, расскажем в статье.

Учет бензина по топливным картам

Относительно бухгалтерского учета топливных карт, стоит отметить, что, по мнению аудиторов, счета 10, 50, 71 для этих целей не совсем подходят. Карты сами по себе не являются материалами, денежными средствами и расчетами с подотчетными лицами, в том понимании, как это трактует Положение о бухучете.
Кроме того, система позволяет полностью контролировать объемы заправок, получать дополнительную информацию об использовании топливных карт. В частности, клиентам ежемесячно предоставляются данные о географии использования карточки, видах и количестве заправленного топлива. Как показывает практика, использование системы безналичных расчетов позволяет экономить от 10% издержек предприятия, активно использующего транспортные средства для осуществления своей деятельности, за счет предоставляемых скидок и исключения возможности злоупотреблений со стороны водителей транспорта.

Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам

В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты». За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения карты, не являющейся платежным средством.
Оприходовано будет горючее в тот же день, когда к фирме перешло право владения на него, поскольку счет 10 предназначен для отображения данных о наличии материалов в собственности компании. Эта дата может быть прописана в договоре. К примеру, датой перехода прав владения на ГСМ может признаваться день фактической оплаты — тогда к счету 10 открываются субсчета «ГСМ в резервуарах поставщика» и «ГСМ в бензобаках автомобилей».

Обратите внимание =>  Отпуск по беременности и родам в 2019

Учет топливных карт – как работать с ГСМ проще

Таким образом, денежные средства, переданные компании-поставщику, являются предоплатой на определенный объем топлива. Момент перехода права собственности на горючее – момент заправки. Согласно договору, поставщик может предупреждать покупателя, когда на карте (фактически – на лицевом счете покупателя) остается предельно-допустимый остаток.
В задачах учёта топлива, наверное первой проблемой, которой стоит изначально озаботиться, является борьба с прямыми хищениями и сливами.
Поэтому внедрение систем контроля топлива, с установкой датчиков топлива, позволяет контролировать не только заправки, а так же расход топлива и уж конечно все сливы и несанкционированные заборы топлива, контролируя топлива в режиме 24/365 и отсылая данные операторам парка машин «что, где, когда». Координаты со спутников и данные с топливных датчиков.

Как вести бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам

  • ее чип хранит данные о расходовании ГСМ в электронном виде;
  • позволяет в любое время узнать остаток и время заправки топлива;
  • доступна к оформлению физическим лицам и организациям;
  • ускоряет процесс обслуживания на автозаправках;
  • позволяет сэкономить за счет скидок, действующих при оформлении крупного лимита;
  • дает возможность избежать лишней бумажной волокиты при отчете перед начальством;
  • упрощает бухучет (все сведения содержатся в личном кабинете хозяина карты).

Получение на условиях возврата. Фирма-покупатель должна перевести поставщику залог за карту. Когда срок использования пластика закончится, организация вернет его обратно, а топливная компания осуществит возврат уплаченной ей стоимости карточки. Поскольку карта ГСМ – это собственность поставщика, то данный актив следует учитывать отдельно от имущества, принадлежащего фирме-покупателю (п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете вверенный документ необходимо перенести на внебалансовый счет в денежных единицах. В отношении чиповых карт разрешается открыть субсчет, к примеру 015 «Топливные карты».