Договор об использовании служебного автотраенспорта
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ к трудовому договору № _ от 1 марта 2011 года о использовании работником собственного автотранспорта для служебных нужд г. Самара 1 декабря 2011 года ООО «Иванов», именуемый в дальнейшем «Работодатель» в лице Директора Иванова И.И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин РФ Петров Петр Петрович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем: 1. Предмет соглашения. 1.1. Работник использует по поручению Работодателя личный автомобиль марки LADA 11111, ПТС 11 МТ 111111, государственный регистрационный знак № А111АА11, свидетельство о регистрации транспортного средства 11 СУ 11111 в служебных целях в течении рабочей недели, на основании служебных заданий, выданных в любой форме Работодателем.
Договор на Использование Личного Автомобиля Служебных
Работодатель поручает, а Работник принимает на себя выполнение трудовых обязанностей по . 1.2. Настоящий Договор регулирует трудовые и непосредственно связанные с ними отношения между Работником и Работодателем.1.3.
Трудовой договор с условием о компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях
40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). В данном случае в рамках существующих правоотношений работник, даже обладая статусом генерального директора, является работником, обязанным соблюдать нормы действующего трудового законодательства, в том числе касающиеся использования служебного автотранспорта.
Напомним, что компания, использующая для ведения предпринимательской деятельности имущество сотрудника, должна выплачивать ему денежную компенсацию в размере, о котором договорились стороны (ст. 188 Трудового кодекса РФ).
Машина для работы
Напомним, что такая компенсация уменьшает налогооблагаемую прибыль в пределах установленных Правительством норм (постановление от 08.02.2002 № 92). Что касается НДФЛ и обязательных страховых взносов, то компенсация не облагается в размере, согласованном сторонами трудового (коллективного) договора.
Текст документа
Также следует привести сведения о документе, удостоверяющем право собственности работника на машину. Кроме сведений о машине и праве работника на автомобиль в дополнительном соглашении нужно указать размер компенсации.
5.6. Компенсация за использование транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца за текущий месяц использования, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника».
«5.3. С 01.09.2018 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.
Определяем размер компенсации.
В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.
— незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГАИ для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»;
Настоящее Положение об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками «__________» в служебных целях (далее — «Положение») разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств, принадлежащих Организации «______» (далее — «Организация»), и определяет права, обязанности Организации, сотрудников Организации, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации сотрудниками Организации автотранспортных средств Организации (далее — «автомобиль»).
Скачать образец документа
Сотрудники Организации, которым автомобиль не предоставляется, вправе в служебных целях по согласованию с руководителем своего подразделения и Транспортной службой Организации использовать автомобиль под управлением водителя Организации.
Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.
- Уменьшение затрат каждой из сторон.
- Отсутствие строгого правового регулирования.
- Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
- Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности
Оформление аренды служебного автомобиля на работника
Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:
Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.
Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.
Учет расходов в целях налогообложения для компании
При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.
Кадровику нужен договор компенсации использования личного транспорта . Планируется, что один из работников организации будет использовать свой автомобиль в служебных целях. Образец документа – в статье (в виде дополнительного соглашения к трудовому договору о выплате компенсации).
Варианты оформления
В принципе договор или дополнительное соглашение можно даже не заключать. Предусмотреть выплату компенсации можно в приказе руководителя компании. Сотрудник, поставивший свою подпись под приказом, тем самым подтверждает факт заключения письменного соглашения. Правомерность такого вывода подтверждают судьи (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008(11737-А81-41)). Не спорят с ними и чиновники Минфина (см., например, письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).
Что написать
Компания, использующая имущество работника, должна выплачивать за это соответствующую компенсацию. Данные правоотношения должны быть обязательно оформлены. Например, такое соглашение можно включить в трудовой договор в качестве специального пункта. Такой вариант оформления подходит для ситуация, когда при трудоустройстве изначально планируется использование автомашины работника.
Вам будет полезно узнать об в материале по ссылке. Если Вы хотите предоставить сотруднику автомобиль в пользование, то это безопаснее оформить как социальную гарантию, прописав это условие в трудовом договоре или локальном акте или коллективном договоре. Кроме того, в обязанности сотрудника не должно входить управление ТС.
Командировкой является поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом говорит Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.
Как оформить предоставление работникам служебного авто в личных и служебных целях?
Вопрос Работник использует свой личный автомобиль в служебных целях. Как прописать это при заключении трудового договора с работником? Ответ Ответ на вопрос: В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).
Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).
Налог на прибыль
Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).
3.1.4. В течение всего срока действия Договора поддерживать надлежащее состояние автобуса, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставления необходимых принадлежностей и нести ответственность перед третьими лицами в качестве владельца автотранспортного средства, если это не связано с действиями представителей Арендатора.
3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
8.4. Ни одна из Сторон не имеет право устно, письменно или иным образом разглашать кому-либо условия и положения настоящего Договора, а также любую информацию, полученную в ходе выполнения настоящего Договора без согласия на то другой Стороны, полученного в письменной форме, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством РФ.
7. СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА
5.1. Ни одна из Сторон не несет ответственности перед другой Стороной за невыполнение обязательств по настоящему Договору, обусловленное обстоятельствами, возникшими помимо воли и желания Сторон, и которые нельзя предвидеть или избежать, включая объявленную или фактическую войну, гражданские волнения, эпидемии, блокаду, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары и другие стихийные бедствия, а также решения компетентных органов, препятствующих исполнению условий настоящего Договора.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.
Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)
Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации – арендатора.
Учет расходов в целях налогообложения для компании
Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.
01 Авг 2021 marketur 129