Бизнес процессы правового обеспечения
ПО, которое видит бизнес-процессы как последовательность этапов с рядом задач, которые должны быть выполнены определенными лицами. Работает как автономно, так и вместе с другими программами, перечисленными выше.
Еще одно важное требование к ПО — система оповещения о статусе решения конкретной задачи и работы бизнес-процессов в целом. Она должна отправлять сообщения о выполненных и ожидающих выполнения этапах. Идеально, если ПО отображает ход работы в формате графиков.
Функциональность системы автоматизации бизнес-процессов
Решение: В системе СЭД «Корпоративный документооборот» предусмотрена возможность импорта данных из почты и каталогов. Можно организовать автоматический импорт: если система обнаружит в каталоге или на почте новый документ, она загрузит его в базу и заполнит по шаблону. Также система может оповестить о загрузке нового документа, выслав уведомления необходимому перечню лиц.
Оптимизация бизнес процессов – это улучшение существующего порядка организации работы или процесса управления. Оптимизация БП позволяет компании гибко реагировать на меняющуюся внутреннюю и внешнюю среду и оставаться на волне успеха.
Оптимизация (совершенствование) бизнес процессов
Здесь в пару кликов вы сможете создать актуальные задачи, разместить стандарты, собрать информацию о лидах и сделках, сделать е-мейл рассылку по базе клиентов, спланировать рабочий график с напоминанием о задачах и выполнить десятки других полезных мероприятий.
Автоматизация бизнес процессов
Разработка бизнес процессов – это создание последовательности стандартов и процедур позволяющих достигать организации запланированных результатов. На первый взгляд, разработка БП может показаться довольно сложной и трудной задачей, справиться с которой не под силу обычному предпринимателю.
1. у процесса должен быть конкретный результат. чаще всего один и возможны побочные. это может быть заключенный договор. оказанная услуга. полученные деньги. в ваших процессах не видно какие результаты мы будем иметь.
#1 Василий Телкин Василий Телкин —>
• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую
#2 Max Bogomolov Max Bogomolov —>
• принять звонок/входящий мейл
• попросить направить на мейл скан претензии/иска (если клиент ответчик)/документов для иска (если клиент потенциальный истец)
• изучить бегло документы, при необходимости запросить дополнительные документы и сведения
• озвучить цену, выставить счет, получить оплату
• одновременно с озвучиванием цены (в том же письме) для доверия клиента можно сообщить концепцию защиты – в самом общем виде, без подробностей
• подготовить позицию и документ (отзыв, возражения)
• направить документы заказчику и проконсультировать его по дальнейшим действиям
• предложить обновить договор, сообщить об абонентском обслуживании
• принять участие в суде если необходимо
Однако когда компания растет, упомянутые выше достоинства становятся недостатками. Появляется ощущение, что деятельность ведется хаотично и нет слаженности, поскольку каждый из сотрудников движется в своем направлении. Контролировать работу такой организации уже непросто, поэтому пора задуматься о внедрении бизнес-процессов. На этом этапе задачей является создать такую систему управления бизнес-процессами, которая сможет объединить действия нескольких десятков сотрудников.
Компании, которым необходимо управление бизнес-процессами
- Задача — работа одного сотрудника, которую он выполняет за один раз в течение конкретного промежутка времени. Следующая задача будет подразумевать уже другие требования.
- Функция — это действия, которые один сотрудник выполняет многократно. Правила и нормы, на которые он ориентируется в своей деятельности, всегда одни и те же.
- Проект — деятельность нескольких исполнителей в течение длительного периода времени, выполняется однократно. Новый проект всегда подчиняется другим условиям и правилам.
- Процесс — это работа, выполнение которой подразумевает постоянное повторение четких алгоритмов действий; в процессе задействованы сразу несколько сотрудников.
Какие бывают типы бизнес-процессов?
Сегодня существует множество разных систем управления, начиная от стандартных CRM и заканчивая сложными по своему функционалу ERP программами, которые существенно упрощают реализацию всех бизнес-процессов в рамках той или иной компании.
В любой компании (вне зависимости от её величины) есть бизнес-процессы. Они (БП) определяют временные затраты на работу, могут влиять на качество продукции. Если компания перестала расти либо стала отбирать слишком много ресурсов у владельца (руководителя), прежде всего необходимо обратить внимание на описание бизнес-процессов с целью их оптимизации, улучшения.
Бизнес-процесс
Не стоит путать бизнес-процесс с технологическим процессом. В последнем случае всё происходит без участия человека, например, с привлечением программы или автоматической системы. Более того, основное отличие заключается в том, что в технологическом процессе на выходе всегда будет конкретный результат, то есть если это производство, то на выходе получается продукт с конкретными параметрами. Брак продукции не является исключением из правил, поскольку является нарушением технологического процесса.
Технологический процесс и бизнес-процесс
Проще всего рассмотреть описание бизнес-процессов одного из предприятий на примере поиска нового сотрудника. В этом случае сотрудник отдела кадров вносит резюме на рассмотрение руководителю. Тот может пригласить соискателя на собеседование или сразу отказать. По итогам собеседования кандидата могут пригласить на повторную встречу либо ему могут отказать. По окончании повторного собеседования кандидата принимают на работу или отказывают ему. То есть на любом этапе процесс может быть завершён отказом.
Я не рекомендую так поступать. Во-первых, при использовании готовых инструментов вам не потребуется изобретать свои обозначения и стандарты. Все давно придумано до вас. При этом стандартные нотации действительно понятны интуитивно, читаются однозначно, известны многим людям. Во-вторых, в готовых системах (IDEF3, BPMN 2.0 и пр.) имеется проработанная методология и строгие ограничения. Их можно воспринимать как язык программирования и среду для работы с этим языком. Здесь вы просто не сумеете совершить многих ошибок, от этого вас уберегут стандарты синтаксиса и сама среда (ограничения в редакторе, автоматические проверки).
Как описывать бизнес-процессы
Описание бизнес-процесса – это описание последовательности действий сотрудников при выполнении определенных действий в графическом и текстовом виде с целью регламентации действий в коллективе, анализа и оптимизации их последовательности.
Определение бизнес-процесса
Конечно, даже в технологическом процессе существует вероятность получения брака, но не один из закономерных вариантов, а последствия нарушения технологического процесса. В то время как в бизнес-процессе результат «на выходе» может отличаться в зависимости от выполнения тех или иных условий в «теле» бизнес-процесса, который выполнялся без нарушений и сбоев.
То есть, всё множество инструкций по выполнению конкретных работ для каждого пользователя представляют собой один массив данных. В свою очередь, регламентации составляются по каждому бизнес-процессу и описывают порядок взаимодействия всех включённых в конкретный бизнес-процесс пользователей, при этом каждый процесс составляет отдельный массив данных.
Цель регламентации бизнес-процессов
Ещё важно сразу продумать:
- Систему контроля с использованием показателей.
- Систему внесения изменений и модернизации.
На практике часто бывает так, что у высшего руководства компании (директора, собственники, акционеры) одни интересы, включающие стратегическое развитие, а у топ-менеджеров – другие, не включающие такое развитие. Поэтому о том, как будет проводиться сбор информации и статистики, тоже стоит подумать заранее.
Похожие статьи
Также приходится сталкиваться с тем, что:
- Не выстроена система целей и задач.
- Бизнес-процессы разных уровней смешиваются друг с другом.
- Отсутствует полноценное понимание границ разных процессов.
- Нечётко определены входы и выходы.
- Регламентация проводится поспешно и бессистемно.
- Созданный регламент слишком субъективен и отражает точку зрения своего автора, но с ним могут не согласиться другие сотрудники.
Чтобы избежать таких промахов, полезно начинать с отделения бизнес-процессов друг от друга и с определения целей и задач. Также весьма желательно обсуждать готовые регламенты со всеми участниками бизнес-процесса.
12 Фев 2021 marketur 145