Вопросы при собеседовании при приеме на работу секретаря
Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы
- приём и отправка корреспонденции;
- ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
- организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
- проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
- создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
- контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
- введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.
Если какие-то моменты вам не понятны, не стесняйтесь спрашивать и уточнять. Желание выполнить работу правильно ценится руководителями. Но не переспрашивайте слишком часто, иначе собеседник сделает вывод, что вы недостаточно внимательны. Вы должны построить беседу, а не превратить собеседование в допрос, дожидаясь, пока вас спросят ещё о чём-нибудь.
Как я собеседую секретарей
Мой основной контингент — начинающие секретари, которые еще ничего толком не знают и практически ничего не умеют. Я бы даже сказала, что они еще не доросли до «звания» секретаря. Основная моя цель — довести их до уровня хороших секретарей ресепшен, а некоторых — до уровня грамотных делопроизводителей.
Но самое главное — я слежу за жвачкой! Жвачка — замечательная штука. Она освежает дыхание, помогает пищеварению. Но вот общению она мешает катастрофически. Из-за нее во рту скапливается солидное количество слюны, и многие звуки превращаются из шипящих и рычащих в булькающие и чавкающие. Это очень тяжело — понять про природный дефект речи или про жвачку. Так что если вдруг вы не нашли как избавиться от жвачки до собеседования, то уж пока заполняете анкету деньте ее куда-нибудь — хоть проглотите!
Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы
Ваши неудачи и успехи в работе. Не стоит говорить, что никогда не было промашек в работе, это сразу будет расценено, как обман. Расскажите о каких-нибудь ошибках и о том, чему вы в этой ситуации научились. Рассказывая об успехах, постарайтесь сказать, что успешно справились с задачей, благодаря руководителю и коллективу.
Вопрос о предыдущем месте работы и сложившихся с бывшим руководителем отношениях возникнет обязательно, особенно, если вы и ранее работали по профессии. Даже если вы покинули предыдущее место из-за не сложившихся отношений, говорить об этом нельзя. Назовите какую-то нейтральную причину: месторасположение от дома, смена руководства.
Собеседование секретаря: как выбрать помощника руководителя, референта и офис-менеджера
Если обращать внимание только на резюме, можно по ошибке принять на работу не самого подходящего человека. Нередко приходится слышать от менеджеров по персоналу сетования из разряда «наш секретарь знает три иностранных языка и получил два высших образования. Однако если он будет опаздывать и не поймет специфику работы предприятия, его придется уволить.
Начинать общение с кандидатом на должность секретаря следует с изучения резюме и рекомендаций с предыдущих мест работы, если соискатель предоставил их рекрутеру. В первую очередь анализируется информация о квалификации и опыте работы специалиста. Работа секретаря в условиях современного офиса требует высокой стрессоустойчивости и хороших навыков работы с компьютером, поэтому любая специальная подготовка (курсы секретарей) и наличие практического опыта приветствуются.
Всё о работе в Украине
— Вас могут спросить о готовности к переработкам. Не спешите отвечать на этот вопрос категорически. Лучше постарайтесь повернуть разговор таким образом, чтобы интервьюер Вам сам о них рассказал. Ответьте что-нибудь нейтральное, например, «в принципе, готова». А затем ненавязчиво спросите о том, как часто ожидаются переработки. И слушайте. Что Вы против переработок однозначно — не говорите. Этого никто не любит. Просто потом для себя решите, насколько такая работа Вам подходит.
— Не говорите о своих проблемах (о здоровье, материальных трудностях и т.д.).
— Не поднимайте политические и религиозные темы.
— Не отзывайтесь плохо о предыдущем работодателе и бывших коллегах. Если Вас попросят описать (или оценить) бывшего начальника (коллег), скажите примерно так: «мой начальник – замечательный профессионал, у которого можно многому научиться».
Какие задавать вопросы на собеседовании секретарю
Тесты для соискателя на должность секретаря разрабатываются таким образом, чтобы проверить его поведение в той или иной сложной ситуации, которая будет для него смоделирована. Не исключено также стрессовое интервью с целью вывести кандидата на должность из себя. Это проводится с целью выяснения его степени стрессоустойчивости.
- Самопрезентация . Отправляясь на встречу, не стоит думать, что вас попросят исповедоваться, поэтому многие факты можно не трогать, оставляя их глубоко в своей душе. И тем не менее даже в процессе рассказа о себе учитесь преподносить любую информацию выгодно для себя. К примеру, ваши затруднения в поиске работы обеспечили несколько месяцев пребывания дома. Именно этот факт можно озвучить не то, как «Был безработным», а назвать это «Временно не работаю». Даже свой солидный возраст можно преподнести выгодно. Расскажите: «да, мои дети уже давно выросли и я не чувствую затруднений, поэтому могу больше времени посвящать трудовой деятельности».
- Ответы . Любой заданный вопрос принимайте с удовольствием. И не важно, будете ли вы произносить свое имя, здороваться или рассказывать о исполняемых ранее функциях, настраивайте себя на волну позитива. Очень важно правильное выражение лица, интонация. Такие детали говорят об уверенности, правдивости, открытости.
- Первое впечатление . Вы только вошли в кабинет, а собеседник уже сформировал о вас свое мнение. И от того, насколько будет подтверждено впечатление, зависит дальнейшее общение. Поздоровайтесь с интервьюером, улыбнитесь, представьтесь, выждите недолгую паузу и можете обратиться по имени отчеству с повествованием на отвлеченную тему.
- Общение . В процессе разговора старайтесь употреблять только активные глаголы «я умею», «я владею», «я сделал» и т.д. Они добавляют долю уверенности вашим словам. А вот фразы типа «наверное», «скорее всего», «как бы», наоборот готовы содействовать образу несерьезного человека, постоянно сомневающегося в своих поступках. Отказывайтесь от них, убирайте подобные обороты. Сотрудник отдела кадров точно будет следить за вашим словарным запасом и выстроенными предложениями. Найдите свои слова-паразиты и не прибегайте к любому из сленгов. Поверьте, среди обычной речи такие моменты особо заметны и просто начинают « резать слух ». Кроме того, существуют фразы, способные самоуничтожать себя. Запоминаем «я – малоопытный специалист», «я еще слишком молод», «я не оратор», «я редко сталкивался с …», даже если это и так, стараемся переделывать их в свою пользу.
Всё о часто задаваемых вопросах на собеседованиях и ответы на них, повышающие вероятность трудоустройства
- подходят ли кандидату график, условия и иные нюансы деятельности или он заранее пытается перестроить их под себя.
- Стиль руководства (если соискатель претендует на управляющую должность) или уровень подчиняемости (если должность исполнительная).
- Работа кандидата в коллективе и индивидуально.
- Умение действовать в конфликтной ситуации.
- Серьезность отношения кандидата к трудовым обязанностям.
ВАЖНО! Рекрутеры не редко просят дать им ваши рекомендации с прошлого места работы. Не стоит бояться такой просьбы — как правило, по рекомендациям проверяют причины увольнения работника и выясняют иные моменты. Поэтому думайте что сказать на собеседовании о причинах увольнения с прошлой работы, что бы это не было откровенной ложью.
Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы
При рассказе о себе не говорите о материальных трудностях, проблемах со здоровьем. Нельзя поднимать религиозные и политические темы. Не давайте никому и ничему отрицательных оценок. От вас должны исходить только положительные эмоции и доброжелательность ко всему, что вас окружает.
Если какие-то моменты вам не понятны, не стесняйтесь спрашивать и уточнять. Желание выполнить работу правильно ценится руководителями. Но не переспрашивайте слишком часто, иначе собеседник сделает вывод, что вы недостаточно внимательны. Вы должны построить беседу, а не превратить собеседование в допрос, дожидаясь, пока вас спросят ещё о чём-нибудь.
Как успешно пройти собеседование на должность секретаря
Во время монолога постарайтесь произвести на проводящих собеседование лиц хорошее впечатление. Вы должны выглядеть, как образованная и всесторонне развитая личность, желающая работать на благо этой компании. Ваши глаза не должны быть опущены вниз, но и высокомерие тоже недопустимо. Хороший секретарь должен уметь чувствовать «золотую середину».
Любое собеседование начинается с рассказа соискателя о себе. Потенциальному работодателю нужно рассказать не только о своем образовании и предыдущем месте работы, но и о своих профессиональных качествах, навыках в делопроизводстве и умении правильно организовать работу.
Собеседование секретаря: как выбрать помощника руководителя, референта и офис-менеджера
Не забудьте расспросить кандидата на должность секретаря обо всех обязанностях, выполняемых на предыдущем месте работы, планах на будущее и оценке собственных возможностей, а также о мотивах, побудивших искать работу. Полученные ответы помогут сформировать психологический портрет потенциального работника более полным.
Если обращать внимание только на резюме, можно по ошибке принять на работу не самого подходящего человека. Нередко приходится слышать от менеджеров по персоналу сетования из разряда «наш секретарь знает три иностранных языка и получил два высших образования. Однако если он будет опаздывать и не поймет специфику работы предприятия, его придется уволить.
Примеры вопросов и ответов на собеседовании при приеме на работу
Обязательно задайте хотя бы пару вопросов. Это важно! Ведь если у соискателя нет вопросов к будущему работодателю, то, возможно, он просто не так уж и заинтересован в данной работе. Здесь можно спросить о должностных обязанностях, испытательном сроке, социальном пакете, карьерном росте и прочее.
- кандидат слишком много говорит. Не следует этого делать. Отвечать нужно кратко и по существу;
- ни в коем случае не следует хвалиться какими-либо связями с известными и влиятельными людьми;
- нельзя спрашивать на собеседовании о том, чем занимается компания. Вы должны быть в курсе ее дел;
- не стоит выдвигать перечень своих требований, выбирают здесь вас, а не вы их;
- нельзя критиковать бывшее начальство. Вы выставите себя жалобщиком и ябедой.
7 советов, которые помогут вам пройти собеседование и получить работу
Интервью при устройстве на работу однотипны и одновременно не похожи друг на друга. Многие слышали о стрессовых собеседованиях, где могут внезапно начать кричать на соискателя, чтобы выбить его из колеи. Также есть так называемые case-интервью: претендента помещают в некие обстоятельства (например, разговор с недовольным клиентом) и наблюдают за тем, как он решает проблему.
Простой вопрос: «Какую заработную плату вы хотели бы получать?». Но ответ помогает интервьюеру понять вашу мотивацию: деньги, социальные гарантии, график работы и прочее. Если вас спросят, были ли у вас конфликты с руководством и как вы их разрешили, то, скорее всего, HR-менеджер хочет узнать, склонны ли вы брать на себя ответственность или привыкли перекладывать её на других.
