Личное дело работника в медецине

Какие документы хранятся в личном деле работника

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Особенности кадрового учета медицинских работников

В случае нарушения настоящего пункта Заказчик уплачивает Исполнителю штраф в размере 250 000 (двести пятьдесят) тысяч рублей. 7.9. Заказчику запрещается проводить аудиозапись, фотосъемку и видеозапись процесса оказания услуг и размещать полученную информацию в сети «Интернет», прочих открытых источниках и средствах массовой информации (СМИ) без предварительного получения согласия Исполнителя.
Делопроизводство в медицинских учреждениях включает в себя все основные документы кадрового производства и управления персоналом, среди которых личные дела, номенклатура, нормативно-правовые акты и другие документы. При ведении кадрового учета необходимо знать порядок заполнения и внесения исправлений в папки документов, какие документы должен предоставить сотрудник при устройстве на работу, а также что должно входить в личное дело каждого работника медицинского учреждения.
Все это мы рассмотрим сегодня в нашей статье.

Порядок ведения личных дел в 2019 году

Обратите внимание! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Как правило, оформление личного дела начинается сразу после того, как издан приказ о приеме на работу. В качестве обложки дела используется обычная папка-скоросшиватель. Можно, конечно, при первоначальном оформлении ограничиться тем, что на лицевой стороне обложки указать разборчивым почерком сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, дате приказа о приеме на работу и номере личного дела. Но, когда рано или поздно будет производиться оформление личного дела в архив, обложку его потребуется оформить в соответствии с установленными правилами, по форме, утвержденной для дел постоянного хранения. Обложка личного дела сотрудника, образец оформления 2019 представлен ниже.

Кадровое делопроизводство в медицинских учреждениях

Кадровый учет – понятие, распространенное в делопроизводстве. Оно обозначает учет всех движений кадрового состава предприятия, в нашем случае – медицинского учреждения. Ведение кадрового делопроизводства должно быть доверено специалисту. Однако часто его «довешивают» как дополнительную функцию в бухгалтерию. В результате могут пострадать как работники, которым могут забыть выплатить заработную плату за, к примеру, не взятый вовремя отпуск, либо сама организация, так как медицинские учреждения всегда под пристальным вниманием проверяющих органов.
В трудовой книжке должна отражаться вся информация о рабочей истории работника — когда и где трудился, когда переходил на новую должность, причины увольнений и переходов, а также в ТК могут вноситься сведения о награждении за успехи в работе. При этом в трудовую книжку не вносятся сведения о взысканиях.

Обратите внимание =>  Док-Ты Для Оформления Пособия На Второго Ребенка В 2019 Году

Личное дело сотрудника

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.
Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Что должно быть в личном деле работника: образец

При оформлении дела для сдачи в архив заполняют лист-заверитель. Эти данные подшиваются в качестве последнего листа. Кроме того, при сдаче в архив указывается время хранения личного дела. Для рядовых сотрудников такой срок составляет 75 лет, а для руководства – бессрочно. Началом исчисления срока является дата его передачи в архив.
Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

  • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
  • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
  • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
  • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;
Обратите внимание =>  Кто может пользоваться льготами рф студентам

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Состав личного дела работника

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа содержится в Приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.

  • резюме, составленное для вакансии соискателем;
  • анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

  • Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
  • В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
  • Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
  • Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
  • Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Что должно храниться в личном деле сотрудника

  • Характеристики с предыдущих мест работы;
  • Анкета, заполненная при соискании должности;
  • Должностная инструкция;
  • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
  • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
  • Докладные записки, объяснительные.
Обратите внимание =>  Управляющая компания по адресу дома в москве

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2019. То есть, состав личного дела работника 2019 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Порядок формирования личного дела работника

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.
Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

ЛИЧНЫЕ ДЕЛА РАБОТНИКОВ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Поскольку вся информация о сотруднике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, получаемая кадровой службой, относится к персональным данным, стороны (работник и работодатель) обязаны соблюдать нормы, установленные Законом N 152-ФЗ и гл. 14 ТК РФ. В Законе N 152-ФЗ употребляются термины “оператор“ и “субъект“ персональных данных, что в случае трудовых отношений соответствует работодателю (его представителю) и работнику. Подробно вопросы защиты персональных данных в настоящей статье рассматривать не будем, укажем лишь следующее: все персональные данные работника работодатель должен получать у него самого. Если же какие-либо персональные данные можно получить лишь у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее, а также о целях, предполагаемых источниках и способах получения данных, о характере подлежащих получению данных и дать свое письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).
———————————
Согласно п. 1 ст. 3 данного Закона персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы.