Когда составляют график отпусков на следующий год
Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец
Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно. Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений. Предоставить такой «просроченный» отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья). То есть составление графика отпусков на 2019 год подразумевает внесение в него всей «задолженности» по дням отдыха перед работниками за 2016-й.
Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.
График отпусков
Вид отпуска Буквенный код Числовой код Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10 Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя ДО 16 Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства ОЗ 17 Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) ДБ 18 Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка Р 14 Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста ОЖ 15 Оплачиваемый учебный отпуск У 11 Неоплачиваемый учебный отпуск УД 13
Номер по порядку Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) Табельный номер Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Итого отработано за I половину месяца 1 2 3 4 5 1 Петрова Елена Федоровна бухгалтер 054 В Я Я Я Я Я В В ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ 5 8 8 8 8 8 40
График отпусков на 2019 год: составляем и утверждаем (бланк и образец)
Иногда во внутренних нормативных документах организации указывают максимальное количество работников, которые могут одновременно находиться в отпуске. Но необходимо учитывать, что существуют сотрудники, имеющие право выбирать удобное для себя время отдыха. О них расскажем в следующем разделе.
- Структурное подразделение (отдел, цех, участок и т.п.).
- Должность.
- ФИО и табельный номер.
- Общее количество дней отдыха.
- Плановая и фактическая дата начала отпуска.
- Приказ о переносе (при необходимости).
- Плановая дата с учетом переноса.
- Примечание.
- Подпись сотрудника.
График отпусков на 2019 год: особенности составления, форма
До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную органиазцию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.
Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводного единого графика отпусков.
Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки
Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно. Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:
В сводной таблице по отпускам должны быть указаны все сотрудники из списочного состава организации на момент его утверждения. Таким образом, принятый на работу до приказа об утверждении графика человек должен быть внесен в него, даже если в период определения очередности ежегодного отдыха он в штате отсутствовал.
В отпуск — по графику, или для чего нужен график отпусков
- несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
- работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
- женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).
В зависимости от численности работников, количества структурных подразделений и других факторов процесс подготовки и согласования графика отпусков всей организации может быть весьма длительным. Поэтому порядок его подготовки необходимо закрепить в одном из следующих документов:
Как утверждается график отпусков по ТК РФ
Изготавливать график отпусков допускается по самостоятельно разработанной руководителем компании форме или по унифицированному образцу (форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1). содержит графы для отражения надлежащей информации, а также предусматривает возможность увеличения бланка дополнительными столбцами и строками в случае необходимости.
В большинстве случаев вопрос о порядке проведения мероприятий по оформлению графика отпусков закрепляется во внутренних распорядительных документах компании, например в положении о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, в инструкции по делопроизводству и пр.
Составляем график отпусков
Сведения о времени распределения отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год отражаются в графике по месяцам в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.
Составление графика отпусков: требования и рекомендации
К нарушениям принадлежит выполнение записи в график других видов отпусков, например, по уходу за ребенком до 3 лет. Допускаются ошибки при делении отпуска на части. Следует помнить, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.
Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.
Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки
Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно. Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:
График составляется кадровой службой предприятия либо лицом, выполняющим функции кадрового делопроизводства, с учетом пожеланий сотрудников. Особенно важно соблюсти требование добровольности при определении сроков очередного отпуска для категорий работников, имеющих право на его использование в любое удобное для них время.
График отпусков по утвержденной форме Т-7 с образцом заполнения
В соответствии с Трудовым Законодательством РФ, каждый работник имеет право на отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней ежегодно, что закреплено в ст. 114-115 ТК РФ. График отпусков служит для пропорционального распределения отдыха всех работников с учетом их пожеланий, а также с учетом того факта, что отсутствие отдельно взятого сотрудника не должно сказываться на эффективности производства предприятия.
- отзыв работника из отпуска;
- перенос отпуска по просьбе работника;
- приём на работу нового работника;
- иные причины. Например, по графику у работницы Н. отпуск в ноябре, а в сентябре она уходит в декрет и решила отгулять свой отпуск в августе. Об этом становится известно лишь в марте.
Графики отпусков как составить
Многих интересует вопрос: необходимо ли отдельно делать образец приказа об утверждении графика отпусков? Ответ: нет, не обязательно, поскольку в шапке раздела «Утверждаю» руководитель оставляет подпись, которая и выполняет роль приказа. Следуя из этого, острой необходимости в дополнительном приказе не существует.
Выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям предприятия. Заблаговременное оповещение сотрудников о предстоящем времени отпуска снижает риск возникновения возможных недоразумений между сторонами.
