Какие персональные данные можно отразить в трудовом договоре
Конфиденциальная информация в трудовых отношениях
К числу нормативных актов, входящих в правовую базу регламентации отношении по защите персональных данных работника, относятся также Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Налоговый кодекс РФ (ст. 24), Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных». Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г., и другие нормативные правовые акты, касающиеся отдельных категорий работников, например. Федеральный закон о государственной гражданской службе Российской Федерации от 27 июля 2004 г.
В советском трудовом законодательстве правовой регламентации подвергались отдельные аспекты защиты персональных данных работника. «Институт защиты персональных данных работника в ТК РФ был в значительной степени рецептирован из западного законодательства. Другой причиной, вызвавшей появление в ТК РФ гл. 14 «Защита персональных данных работника», стало изменение стратегического подхода к правам человека на уровне Конституции РФ, которая провозгласила права и свободы человека высшей ценностью, а признание, соблюдение и защиту прав человека и гражданина — обязанностью государства (ст. 2). «Этому способствовало и то, что с середины 90-х гг. XX в., как уже отмечалось, начала формироваться комплексная отрасль законодательства «информационное право», одним из основных направлений которой стала защита персональной тайны».
Персональные данные — без права передачи, или Особенности расторжения трудового договора за разглашение персональных данных
Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (их персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 3 до 5 МРОТ; на должностных лиц — от 5 до 10 МРОТ; на юридических лиц — от 50 до 100 МРОТ.
Статья 13.11 КоАП РФ
Какую формулировку внести в текст трудового договора об обработке персональных данных
Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г. Ситуация:Можно ли при заключении трудового договора получить у работника письменное согласие на предоставление его персональных данных третьим лицам во всех необходимых ситуациях до момента увольнения Нет, нельзя. Для передачи данных сотрудника третьим лицам организация обязана получить письменное согласие этого сотрудника.
Без письменного согласия сотрудника его персональные данные могут быть переданы третьим лицам тогда, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью сотрудника, и в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Такие правила установлены частью 1 статьи 88 Трудового кодекса РФ. В Трудовом кодексе РФ не содержится требований к содержанию письменного согласия на передачу данных.
- налоговые органы (ст. 24 НК РФ);
- ФФОМС, ФСС России (ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- военные комиссариаты (ст. 4 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ);
- иные органы, когда обязанность передачи им сведений, относящихся к персональным данным сотрудника, закреплена за работодателем законом либо необходима для достижения установленных законом целей (например, суды, прокуратуру и т. п.).
Трудовой договор: тонкости, о которых знают не все
Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 17.12.2010 г. № 1122н «Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств и стандарта безопасности труда «Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами» (Далее Приказ №1122н) как раз и есть один из тех нормативных правовых актов, устанавливающих «другие» обязательные условия трудового договора.
Когда в компании есть локальные нормативные акты по оплате труда либо локальные акты, определяющие системы премирования (они, кстати, должны быть — в силу требований ст. 135 ТК РФ), ссылку на них сделать необходимо, поскольку в этих документах помимо прочего прописывается порядок, условия и критерии премирования. Однако не рекомендуем указывать в тексте трудового договора конкретное наименование таких локальных нормативных актов (например, Положение по оплате труда ООО «Ромашка»). Вот с чем это связано: если прописать наименование локального акта, в дальнейшем при каждой необходимости внести в него изменения, придется менять условия трудового договора в порядке, предусмотренном действующим законодательством (ст. 72 и 74 ТК РФ). А это довольно проблематично. Поэтому лучше использовать общие формулировки, например: «Ежеквартальная премия выплачивается работнику в порядке и на условиях, определяемых действующими у работодателя локальными нормативными актами».
В трудовой договор с работником включено условие о согласии предоставить Ф
В соответствии с ч. 1 ст. 6, ст. 9 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным.
Как отмечается в Разъяснениях Роскомнадзора по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве по состоянию на 24.12.2012, согласие работника может быть оформлено как в виде отдельного документа, так и закреплено в тексте трудового договора и отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию согласия, согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ.
Подскажите, пожалуйста, какую формулировку необходимо включить в трудовой договор с работником о его согласии на обработку персональных данных
Следовательно, мы не рекомендуем включать в трудовой договор согласие работника на обработку персональных данных, т.к в любом случае при предоставлении каких-либо данных третьим лицам вам необходимо будет дополнительно делать конкретный запрос. Также, при включении данного согласия в трудовой договор в будущем, если работник решит отозвать свое согласие, то вам придется вносить изменение в трудовой договор.
В отдельных случаях обработка персональных данных возможна и без согласия сотрудника. Например, если обработка персональных данных необходима в целях исполнения заключенного с сотрудником договора либо для достижения целей, предусмотренных законом для осуществления и выполнения возложенных законодательством России на оператора функций, полномочий и обязанностей, – она может осуществляться без согласия сотрудника – субъекта персональных данных. Об этом сказано в статье 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.
Оформляем документы для защиты личных данных работников
- перечень обрабатываемых П Д п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ . То есть всех тех ПД работников, которые вам необходимы для оформления кадровой документации, составления отчетности в ИФНС, внебюджетные фонды и выполнения иных обязанностей, возложенных на вас законодательством, а также коллективным и трудовыми договорами. К примеру, это паспортные данные работников, сведения об их образовании, семейном положении, воинской обязанности, состоянии здоровья, доходах и т. д.;
- цели обработки П Д п. 2 ст. 3, ч. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ . Их можно переписать из Трудового кодекс а п. 1 ст. 86 ТК РФ ;
- перечень действий с П Д п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ . Они перечислены в определении понятия «обработка персональных данных». Например, это сбор ПД, их накопление, уточнение, хранение, удаление и т. п . п. 3 ст. 3 Закона № 152-ФЗ В принципе, работодатели могут предпринимать все из указанных в этом определении действий;
За нарушение порядка обработки ПД предусмотрена административная ответственност ь ст. 13.11 КоАП РФ . Привлекают к ней судьи на основании проверочных материалов органов Роскомнадзор а Решение Приморского краевого суда от 04.07.2011 № 7-12-228/11 . Но органы Роскомнадзора по результатам проверок предпочитают выносить предписание об устранении выявленных нарушени й п. 82 Административного регламента проведения проверок. утв. Приказом Роскомнадзора от 01.12.2009 № 630; Постановления ФАС МО от 08.09.2011 № А40-129858/10-147-805; ФАС ВСО от 12.05.2011 № А33-10809/2010, от 05.04.2011 № А19-25289/09, Четвертого ААС от 04.10.2010 № А58-3498/2010 . Если эти нарушения своевременно устранить, то опасаться штрафо в ст. 19.5 КоАП РФ не стоит. Кроме того, за несоблюдение порядка обработки ПД (как за нарушение трудового законодательств а ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ) пытаются штрафовать трудинспекции, но суды с ними не соглашаютс я Постановление Девятого ААС от 14.06.2006 № 09АП-4259/2006-АК .
Какие персональные данные можно отразить в трудовом договоре
Положение утверждается приказом коммерсанта. Затем все работники под роспись должны быть ознакомлены с этим документом. Можно сделать отдельный журнал (лист) со списком сотрудников, где каждый напротив свой фамилии поставит подпись и дату. Для работников, которые будут оформляться после утверждения положения, факт ознакомления можно зафиксировать в тексте трудового договора.
Порядок передачи персональных данных внутри (это актуально для организаций), сторонним лицам, государственным ведомствам. Здесь перечисляются требования, которые должен соблюдать работодатель при передаче данных. В частности, нельзя сообщать сведения без письменного согласия сотрудника. Исключение – случаи, предусмотренные законодательством (представление сведений о доходах в налоговую, отчет в фонды)
Вход для клиентов
- в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
- в трудовой книжке;
- в документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
- в справке о доходах с предыдущего места работы;
- в анкете, заполняемой при трудоустройстве;
- в личной карточке работника (форма Т-2);
- в свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
- в медицинских справках; и др.
- перечень сведений, относимых к категории персональных данных;
- какие документы, содержащие персональные данные работников, оператор будет представлять в различные госструктуры (внебюджетные фонды, налоговую, трудовую инспекции, органы статистики и т. д.);
- перечень должностных лиц, наделенных полномочиями по обработке, хранению и использованию персональных данных и, соответственно, несущих ответственность за нарушение требований законодательства;
- кто и в каком порядке имеет доступ к полученным персональным данным;
- меры, направленные на сохранение и неразглашение персональных данных, а также порядок их передачи (внутри организации и третьим лицам);
- порядок предоставления субъекту персональных данных информации, касающейся обработки его данных;
- процедуру уточнения персональных данных работников, их блокировку и уничтожение;
- условия и порядок хранения персональных данных сотрудников.
Обязан ли работодатель требовать от работников письменное согласие на обработку персональных данных, в том числе при заключении трудового договора
В иных случаях специальных требований к содержанию согласия на обработку персональных данных, если такое согласие дается в письменной форме, законом не установлено. Однако к такому согласию применяются общие требования ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ, в соответствии с которыми согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Это значит, что работодателю в любом случае необходимо указать, какой конкретно объем информации, в какой форме и для каких целей он планирует обрабатывать (абзац третий п. 5 разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012; далее — Разъяснения Роскомнадзора).
Таким образом, если работодатель получает от работника, хранит и передает лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, получение согласия работника на такие действия не требуется. Однако отсутствие согласия работника исключает возможность осуществления работниками кадровых служб многих стандартных действий, необходимость которых не вытекает из трудового договора. Так, например, без согласия работника работодатель не может получить и хранить копии предоставленных им при приеме на работу документов, содержащих в себе информацию, не требующуюся для исполнения трудового договора (например, информацию о месте рождения), в том числе паспорта (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 N 15АП-15175/13, решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013). Также работодатель без согласия работника не может обрабатывать его контактные данные (номер телефона, электронную почту и т.д.), поскольку отсутствие данной информации не влечет за собой невозможность исполнения трудового договора.
Персональные данные в трудовых отношениях
Внутренняя передача данных. Порядок и цели передачи ПДн в пределах компании необходимо установить в локальном нормативном акте, с которым нужно ознакомить под роспись каждого работника. Право доступа к ПДн работников может быть только у лиц, специально уполномоченных работодателем. Причем эти лица вправе получать лишь те данные, которые им необходимы для выполнения конкретных функций (ст. 88 ТК РФ). Например, инспектору по кадрам ПДн работника необходимы для оформления приема на работу и других кадровых операций, бухгалтеру – для начисления зарплаты или уплаты соответствующих налогов и сборов, юристу – для оформления доверенностей, секретарю – для приобретения билетов при направлении работника в командировку и т. д.
Исключением являются данные о профсоюзной деятельности работника (п. 5 ст. 86 ТК РФ), которые необходимы работодателю в силу требований статьи 82 Трудового кодекса для соблюдения установленного законодательством порядка увольнения работника, являющегося членом профсоюза, а также в ряде других случаев.
Персональные данные — без права передачи, или Особенности расторжения трудового договора за разглашение персональных данных
Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника. Нарушитель может быть привлечен к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ, а также к административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
Если проанализировать понятие «персональные данные работника», приведенное в ТК РФ, то можно утверждать, что оно рассматривается как информация, получение которой необходимо работодателю в отношении каждого конкретного работника в связи с трудовыми отношениями.
