Как в электронном виде вести кассовую книгу
Порядок ведения кассовой книги в электронном виде
Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.
Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.11 № 63-ФЗ. Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).
Кассовая книга в электронном виде — правила ведения
Одним из удобств ведения кассовой электронной книги является отсутствие необходимости заполнять ее лист и отчет кассира. Так как это схожие документы, то их можно прописать в одной форме, после чего распечатать в двух экземплярах. После чего лист будет пронумерован и оставлен на кассе, а отчет вместе с приложенными первичными документами отправлен в бухгалтерию.
В непосредственные обязанности лица, которое занимается ведение электронной книги, является периодическая проверка автоматизированных программ, на предмет их правильной работы.
Кроме того, руководителю необходимо четко понимать, что независимо от того электронная кассовая книга или нет ответственность со стороны закона на ее правильные данные возлагается либо на главного бухгалтера, либо же на него самого.
Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы
- КК заполняется только в те дни, в которые осуществлялись кассовые операции — по приему или выдаче наличных денежных средств (эквайринг, как мы уже знаем, не в счет).
- По завершении дня, в котором были зафиксированы приход или расход наличных денежных средств, работник, который ведет КК, заполняет ее, используя ПКО или РКО (которые, в свою очередь, могут заполняться на основании фискальных документов — приходных или расходных чеков, отчетов, альтернативных им документов — товарных чеков или БСО). После — отдает на заверение главному бухгалтеру.
- В каждом ордере фиксируется общая сумма выручки (расходов) за день — вне зависимости от количества отдельных транзакций.
Нужно иметь в виду, что по умолчанию правомочия по работе с Кассовой книгой и ордерами имеют только руководитель фирмы (либо сам ИП, если он ввел в оборот соответствующие кассовые документы) и главный бухгалтер организации (в некоторых случаях лица, которые подотчетны ему).
Кассовая книга (форма КО-4)
В конце рабочего дня после оформления кассовой книги, т.н. вкладной лист остаётся в книге, а отрывной лист, т.н. отчёт кассира, отрывается и передаётся в бухгалтерию для проверки и подписания вместе со всеми оформленными за день первичными документами: РКО, ПКО, ведомости и т.п.
1) Покупается уже готовая, распечатанная в типографии книга и ведётся вручную. Перед её заполнением нужно все листы прошить, пронумеровать, на последнем листе указать общее количество страниц, затем скрепить сургучной или мастичной печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.
Руководство по правильному заполнению кассовой книги
- Практически существуют незначительные различия между печатной ручной и электронной книгой, но все же определенные нюансы существуют. Оформленная в электронном виде книга распечатывается, чтобы иметь материальный вид.
- В конце года, как и «ручная» книга, скрепляется подписью и печатью. Обложка также распечатывается в конце года.
- Если же на предприятии ведется кассовый электронный реестр, допускается поквартальное оформление кассовой книги. В отличие от рукописаного варианта, в которой второй экземпляр отрезается по соответствующей вертикальной линии, электронные книги разрезаются по горизонтали, и второй вариант является также отчетом кассира.
- Кассир обязан вносить записи ежедневно, указывая при этом в начале рабочего дня остаток на счету, а в конце дня после учета проведенных операций за день итог за день, где закрепляет внесенную сумму в кассу, а также растраты. Каждая операция, проведенная за день, должна быть отражена в книге.
Кассир на предприятии – материально ответственный специалист в финансовой сфере, осуществляющий ведение кассы, выдачу и прием материальных ценностей, ценных бумаг. Кассир принимает и выдает подотчетные деньги, в случае получения наличными – зарплаты, материальной помощи, премий и т.д., заполняет доходные и расходные бумаги.
Правила ведения Кассовой книги на предприятии
В противном случае, на предпринимателя ложится обязательство по оформлению кассовых операций согласно Указанию №3210-У Центробанка России в полном объеме. Однако если все-таки предприниматель, несмотря на соблюдение всех вышеуказанных условий, решит вести кассовый учет, делать это ему придется в строгом соответствии с Указанием №3210-У. Т.е.:
- подписываются электронной подписью с учетом норм Федерального закона «Об электронной подписи» №63ФЗ;
- по своей юридической силе равны аналогам на бумажном носителе;
- должны составляться без ошибок, поскольку в них не допускается внесение изменений, как только такой документ подписан. Однако и в бумажных документах, несмотря на допущение исправлений, на практике не приветствуются ошибки.
Как правильно вести кассовую книгу в России в 2019 году
Ответственный кассир должен вносить записи об остатках наличных средств Причем остаток на конец дня и на начало следующего рабочего дня должны совпадать. Данные о выдаче работникам заработной платы и иных выплат и компенсаций записываются отдельно от основной массы ордеров С целью точного внесения информации В начале каждого рабочего дня кассир обязан загибать отрывную половину листа под часть, которая остается в журнале, и вкладывать листы копировальной бумаги между ними Если в журнале много записей и одной страницы недостаточно Тогда кассир должен указать «перенос» и продолжить вносить данные на следующем листе с указанием прежней даты В конце дня главбух или иной ответственный сотрудник проводит сверку кассового журнала С данными из приходных и расходных ордеров. Если все данные совпадают, тогда главбух расписывается и возвращает журнал кассиру. При этом отрывная часть журнала и ордера остаются у бухгалтера для составления отчетности Если в журнал была внесена некорректная информация Ее допускается исправить путем перечеркивания и внесения правильных данных. Запрещается подчищать или стирать неправильную информацию. Внесенные правки должны быть заверены кассиром и главбухом
Ведение электронного варианта осуществляется таким же образом, как и бумажного В конце дня информация в кассовой книге сверяется с кассовыми ордерами, страницы из программы 1С отправляются на печать и проставляются подписи ответственных сотрудников. Кассир отправляет на распечатку страницы журнала вместе с ордерами и передает главбуху на сверку и подписание Кассовый журнал, движение по которому распечатывается ежедневно Должна прошиваться минимум единожды в год в один журнал. Затем его совокупный оборот заверяется мокрой печатью организации и подписями ответственных лиц с указанием числа листов в журнале Заверять электронный кассовый журнал Допускается специальной электронной подписью. В такой ситуации ее нет необходимости распечатывать ежедневно из 1С, это можно сделать в конце отчетного года
Ведение кассовой книги в 2019 году
В конце каждого рабочего дня кассир производит сверку данных в кассовой книге и кассовых документах и в этой же книге указывает остаток денег, который заверяется подписью кассира. Соответственно, заполнение кассовой книги должно осуществляться без ошибок.
Важно помнить, что все расходные или приходные операции обязательно должны отражаться в кассовой книге. Все сведения в кассовую книгу вносятся на основании правильно оформленных кассовых документов. Все денежные средства, указанные в кассовой книге и превышающие лимит остатка наличных, должны быть сданы в банк.
Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году
В графу 9 заносится сумма нарастающим итогом при завершении рабочего дня. Он указывается на снятом Z-отчете. Кроме этого, ее можно проверить, сложив нарастающий итог на начало дня и выручку за день. Обычно, эту же сумму сразу вписывают в графу 6 последующего дня.
- В месте, которое специально отведено для названия организации — ООО «Конфетка».
- Структурное подразделение – Вольская 74.
- Код ОКПО – 12367895.
- В отчетном периоде («Кассовая книга на») – 2014.
- Касса за – 13 июля 2014.
- Лист – 34.
- Номер документа – 13.
- От кого получено или кому – ООО «Зефир», Виноградов Е. А.
- Остаток на начало смены – 10000.
- Приход – 9000.
- Расход – 5000.
- Итого за день по приходу – 19000. По расходу – 5000.
- Остаток на конец дня – 6000.
- Кассир – Васильева Е.П.
- Записи в количестве – два – приходных получил.
- Бухгалтер – Морошко А.И.
- В конце книги: Пронумеровано и прошнуровано 65 страниц.
- Руководитель. Должность – генеральный директор. Подпись и расшифровка – Иванов В. В.
- Главный бухгалтер. Подпись и расшифровка – Морошко А. И.
- Дата – 2014.
Кассовая книга: образец заполнения 2019
Назначение кассовой книги состоит в отражении поступления в кассу и выбытия из нее сумм наличных денег. Этот документ кассовой дисциплины имеет унифицированную форму № КО-4. Госкомстат утвердил ее 18 августа 1998 года постановлением № 88 (далее — Постановление № 88).
Оприходование наличной выручки в данном случае производят следующим образом. В течение дня операционные кассы отражают движение наличности в своих ККТ. Вечером все кассы передают наличность в главную. Сотрудники главной кассы указывают суммы в КО-4 на основании ПКО (форма № КО-1). Эти ПКО работники операционных касс составляют согласно своим, сформированным ККТ, отчетам о закрытии смены.
Порядок заполнения кассовой книги в бумажном и электронном виде
- книга учета полученных и предоставленных средств, из которой берутся данные о движении денежных средств на протяжении рабочего дня;
- расходный и приходный кассовые ордеры, которые предназначаются для того, чтобы оформить поступление наличности и дальнейшую передачу ее в кассу;
- платежная ведомость, в которой учитывается сумма выплаченной зарплаты;
- расчетно-платежные ведомости, с помощью которых ведется учет рабочих часов, выплат зарплаты и всевозможных взысканий.
Если описка не предусматривает внесение корректировок за определенный период, то в таком случае нужно будет аккуратно поставить прочерк на неверной информации, после чего рядом написать правильно. Самое главное – это наличие заверения этого документа со стороны самого кассира или главного бухгалтера.
Как вести правильно кассовую книгу
Документ состоит из 50 или 100 страниц. Что касается вопроса, когда нужно вести кассовую книгу, то в соответствии с законодательством установлено, что журнал составляется с начала года и по возрастающей. На титульном листе проставляется период действия документа. Если журнал закончился до окончания года, составляется новый. Записи не прерываются и продолжаются с сохранением хронологической последовательности. На титульном листе нового журнала указывается дата начала и окончания его составления. В этом случае последовательность документов будет легко определить. Как правило, предприятие приобретает уже готовую, напечатанную в типографии кассовую книгу, с расчерченными столбцами и графами. Можно составлять документ и в электронном виде (как вести правильно кассовую книгу в таком формате, будет рассказано ниже). Все страницы нумеруются сразу во всем журнале. Общее число листов проставляется в конце (на последней странице). Указанное количество удостоверяется подписями начальника и ответственного лица. Прошитую книгу опечатывают сургучной или мастичной печатью.
Вверху страницы должна быть указана дата внесения информации. Заполнение листа начинается с графы, где указывается остаток на начало смены. Здесь проставляется сумма, которая переносится с конца предыдущей страницы. Далее вписывается порядковый номер для кассового ордера. Его указывают в графе «Номер документа». В следующую строку вписывается тот, кому выдан или от кого получена эта бумага. Если это физлицо, то вносятся Ф. И. О., если юрлицо – наименование организации. В следующей графе указывают номер корреспондирующего счета или субсчета. Вписывают сведения, которые указывают на способ поступления либо расходования наличных средств. Например, р/с – сч. 51, зарплата – сч. 70, заказчики и покупатели – сч. 62. Здесь необходимо отметить, что данные строки не заполняются индивидуальными предпринимателями. Далее идут графы «Расход» и «Приход». В них проставляются суммы в рублях цифрами. Копейки указывают после запятой. К примеру, сумма средств, которые выданы, выглядит следующим образом: 129,05 р. Каждая операция фиксируется сразу же после совершения. Записи делаются только на основании первичных документов. В графе «Перенос» содержится информация о сумме операций по предыдущим строкам. В конце необходимо подсчитать общий результат. Он вносится в графу «Итог за день». Результат подсчитывается отдельно по выданным деньгам и полученным средствам. Далее записывается «Остаток». Необходимо сложить всю наличность, которая поступила и осталась с предыдущего дня. Из этой суммы отнимаются выданные средства. Записанная в книге цифра должна совпасть с фактическим состоянием наличности в кассе. Те строки, которые остались свободными, следует перечеркнуть. Это необходимо для того, чтобы никто не заполнил пустые графы. Делается это буквой Z. В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера. Кроме этого, указывается число составленных за день приходно-расходных ордеров. Если за день не было произведено ни одной операции с наличностью, страница оставляется пустой. При этом остаток, имеющийся на конец дня, переносится на следующий без корректировок.
