Нужно ли медицинское заключение в личном деле работника в архиве?
Какие документы хранятся в личном деле работника
Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.
Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.
Личное дело — правила ведения
Если учреждение или орган исполнительной власти изменили свое наименование в течение периода, охватываемого документами дела, или дело передается в другую организацию (в другое структурное подразделение), на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.
Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
- Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
- Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
- Ксерокопия СНИЛС;
- Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
- Ксерокопия ИНН;
- Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
- Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
- Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
- Автобиография;
- Экземпляр трудового договора;
- Ксерокопия трудовой книжки;
- Материалы об аттестации (если проводилась);
- Фотографии работника, которые периодически обновляются;
- Опись личного дела.
Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.
Какие документы медицинского осмотра подшиваются в личное дело
Отстраните сотрудника от работы приказом руководителя в произвольной форме. Работодатель обязан направлять на периодический медицинский осмотр своих работников, а те в свою очередь обязаны проходить обследование (абз. 12 ч. второй ст. 212, ст. 214 ТК РФ). Чтобы определить необходимость медосмотра, вы должны учесть сферу и характер труда, возраст работника, наличие вредных производственных факторов. При этом не имеет значения, принимают сотрудника на временную или постоянную работу (ст. 213, 328, 330.3 ТК РФ). Запрещено переводить сотрудников на работу, противопоказанную им по состоянию здоровья (ч. четвертая ст. 72.1 ТК РФ).
Сотрудники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на других определенных видах работ, проходят обязательные предварительные и периодические медосмотры (ст. 213 ТК РФ). Цель медосмотров – определить пригодность к выполнению поручаемой работы и предупредить профессиональные заболевания.
Перечень вредных, опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные медосмотры, наименования работ и профессий, представители которых также подлежат медосмотрам, а также порядок их проведения утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.
Частота проведения периодических медосмотров определяется типами вредных и опасных производственных факторов, воздействующих на сотрудника, или видами выполняемых работ. Осмотры проводятся не реже чем в сроки, указанные в Приложениях № 1 и № 2 к указанному приказу.
По разным факторам и работам периодичность составляет раз в год или раз в два года. Напомню, что работники в возрасте до 21 года в любом случае проходят периодические осмотры ежегодно. Кроме того, медицинская организация по итогам проведения осмотров может указать на необходимость внеочередных обследований.
Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования
- Не стоит размещать в личном деле документы для временного хранения – туда обычно подкалывают (приклеивают) те бумаги, которые будут находиться постоянно.
- Лучше не прибегать к хранению каких-либо оригиналов – гораздо приемлемее содержать в деле копии.
- Каждый из входящих в состав документов хранится в единственном экземпляре.
- Если к основным документам имеются приложения, располагать их также стоит в одной папке.
Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.
Правила и рекомендации ведения личных дел
Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).
Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.
Личные дела уволенных сотрудников
Для каждого работодателя важно, чтобы конфиденциальная информация о его сотрудниках хранилась систематизировано и на это есть несколько причин, достаточно веских. Причина номер один – так проще, при необходимости, найти сведения о работнике. Вторая причина – надёжная защита сведений от разглашения. И, наконец, третья причина – возможность быстро внести изменения и дополнения. С каждой из этих задач отлично справляется такое «изобретение», как личное дело сотрудника.
Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.
Формирование и хранение личных дел сотрудников организации
Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.
- все персональные данные работника;
- об образовании работника;
- о стаже работника;
- о родственниках;
- о месте жительства;
- о воинском учете;
- о работе и ее изменениях;
- информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
- информацию об отпусках работника;
- сведения об увольнении.
Что должно храниться в личном деле сотрудника
Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.
- Заявление сотрудника о приеме;
- Копия приказа о назначении;
- Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
- Личная карточка (форма Т-2) или листок;
- Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
- Трудовой договор;
- Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
- Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;
Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.
Хранение в личных делах сотрудников ксерокопий документов
4. Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали. Проверьте личные дела сотрудников. Если в них есть копии документов, которые вам уже не нужны, то уничтожьте их. Например, в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособия уже выплатили. Составьте акт об уничтожении справки и избавьтесь от нее (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).
Если несмотря на отсутствие законодательных предписаний организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности:
Порядок ведения личных дел в 2019 году
Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела, являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.
Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.
